RECRUTEMENT D’UN RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
N° AVP 001/2024 EXTERNE – INTERNE
Mivo Energie est une ONG togolaise créée en 2014, initiée par Entrepreneurs du Monde, et qui vise à améliorer l’accès à l’énergie des personnes défavorisées par la mise en place d’un réseau de distribution d’équipements économes en énergie et/ou fournissant une énergie renouvelable (foyers améliorés, réchauds à gaz, lampes solaires, ou tout autre produit d’accès à l’énergie propre) ainsi que l’appui à certaines filières pour la production de ces équipements.
Dans le cadre du développement de ses activités, Mivo Energie recherche un ou une Responsable Administratif et Financier afin d’accompagner son service Comptabilité/RH/Finance.
Site internet : www.mivoenergie.com
INFORMATIONS SUR LE POSTE
Intitulé du poste : Responsable Administratif et Financier
Rattachement hiérarchique : Directeur Exécutif
Secteur d’activité : Entrepreneuriat social – Energie – Comptabilité-Finance
Ville : Lomé (possibles missions ponctuelles à l’intérieur du pays)
Missions principales
❖ Superviser la gestion comptable et financière de la structure (comptabilité, gestion des budgets et évolutions, gestions des demandes et suivis des subventions) ;
❖ Assurer la gestion administrative et juridique (contrats, conventions, AGO/AGE/CA) ;
♦ Assurer les travaux de fin d’exercice, gérer les argumentaires auprès du commissaire aux comptes ;
❖ Superviser toute l’équipe du service administratif, RH et financier.
Déclinaison des missions
❖ Gestion budgétaire, financière et comptable
o Préparer les budgets, analyser les écarts, préconiser des solutions ;
o Assurer le suivi budgétaire des actions/conventions et l’établissement de bilans intermédiaires/finaux ;
o Contrôler les flux de trésorerie, informer les responsables concernés sur les ressources financières disponibles et prévisionnelles ;
o Veiller au respect des procédures d’exécution des dépenses ;
o Préparer les données financières pour les Assemblées Générales et Conseils d’Administration : analyses et synthèses, argumentations des provisions et choix stratégiques ;
o Superviser l’équipe de saisie des données opérationnelles dans le respect des procédures ;
o Assurer la vérification de l’archivage physique et informatique des documents en lien avec l’activité ;
o Superviser la clôture mensuelle des comptes (établir la checklist de clôture) et la consolidation des données des différentes antennes ;
o Superviser les travaux de l’équipe comptable et de saisie ;
o Préparer les états financiers mensuels et trimestriels ainsi que les rapports financiers à transmettre à la Direction ;
o Préparer les états financiers annuels et leurs annexes et s’assurer de la fiabilité des comptes ;
o Finaliser les travaux d’inventaires et la checklist de clôture annuelle ;
o Gérer les audits externes.
❖ Organisation et gestion administrative
o Informer et conseiller la Direction en matière de contraintes/obligations, fiscales et comptables ;
o Créer des outils d’aide à la décision de nature stratégique et tableaux de bord états financiers ;
o Analyser les besoins organisationnels, préconiser des orientations stratégiques selon les obligations administratives, comptables financières et juridiques ;
o Participer aux réunions interservices et suivre les projets en cours ;
o Organiser les circuits d’information internes, préconiser les adaptations, veiller à la mise en œuvre des décisions prises par la Direction ;
o Former les équipes à l’utilisation optimale des outils de gestion ;
o Appuyer l’Assistante administrative et RH dans la gestion des dossiers RH ;
o Gérer les contrats divers et conventions pour garantir leur respect dans le cadre législatif et/ou réglementaire ; Von de la mairie annexe Agoé “ nyive 1
o Superviser la gestion administrative et la mise en paiement des paies mensuelles ;
o Assurer le suivi des adhésions / cotisations des membres de l’association et classer les documents ;
o S’assurer de la régularité des versements mensuels aux organismes sociaux et fiscaux ;
o Participer activement au reporting aux instances de gouvernance.
❖ Pilotage financier
o Assurer la gestion quotidienne et à moyen terme de la trésorerie ;
o Assurer le suivi budgétaire de l’institution ;
o Préparer et jouer un rôle actif dans le processus budgétaire (préparer le budget pluri-annuel et sa mise à jour régulière) ;
o Préparer les rapports financiers pour les partenaires techniques et financiers ;
o Faire le suivi de la consommation des subventions mensuellement et informer la Direction.
NB : Cette fiche de poste peut faire l’objet de modifications en fonction des besoins de la structure et de son évolution.
PROFIL RECHERCHE
• Qualifications
o BAC +4/5 – diplôme dans le domaine de la Comptabilité/Finance obligatoire
• Compétences
o Maîtriser obligatoirement Sage Comptabilité 100 (la maîtrise de Sage Gestion commerciale 100 et Sage Paie sera un plus)
o Maîtriser le plan comptable Syscohada et la production d’états financiers
o Maîtriser le SYCEBNL
o Savoir rédiger en français de manière fluide
o Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft Office), particulièrement Excel
• Qualités requises
o Être sérieux(se) et rigoureux(se)
o Être honnête
o Posséder un esprit d’analyse pointu
o Être vigilant(e)
o Être autonome et savoir prendre des initiatives
o Avoir un sens poussé du management d’équipe
o Avoir un sens développé de l’organisation et du contact
o Avoir des capacités d’écoute importantes
o Être capable de respecter des délais
o Être ponctuel(le)
o Avoir un intérêt marqué pour les problématiques environnementales et sociales
CONDITIONS
Statut : CDD d’un (01) an évoluant sur un CDI si concluant
Poste basé à Lomé avec possibles missions ponctuelles à l’intérieur du pays Date souhaitée de début : mai 2024
Date de clôture de l’annonce : 30 Avril 2024
Merci de transmettre votre candidature comprenant :
Votre CV (maximum 3 pages) qui, sous format PDF, s’appellera » CV suivi de votre nom puis prénom séparé d’un point «
Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Exécutif, portant la signature du/de la candidat, (strictement 1 page) qui de la même façon s’intitulera « LA4 suivi du nom. Prénom » et qui indiquera vos prétentions salariales
- La référence de l’annonce est « AVP01 N°001 /2024 » à l’adresse email : mivo.energie@entrepreneursdumonde.org avec en objet la référence ci-dessus.
- Seul les candidat (e)s retenu (e) s seront contacté (e)s.
- Les dossiers de candidature incomplet et/ou avec un objet différent ne seront pas examinés. Mivo Energie se réserve le droit de procéder à la vérification du casier judiciaire et de demander les copies certifiées conformes des diplômes/certificats pour les candidatures retenues.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
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