UN ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F-23/12/2022

Le Cabinet LUCREATIF, spécialisé dans le recrutement et la gestion des ressources humaines, recrute au poste suivant pour une nouvelle Agence nationale spécialisée dans l’accompagnement des entreprises :

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F [REF AA]

NB : Poste basé à Lomé avec des déplacements à l’intérieur ou hors du pays.

ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES :

Sous la supervision du Directeur Général, il/elle assure la tenue du secrétariat, la réception, l’envoi et le classement du courrier ordinaire et confidentiel du DG.

 Il/Elle aura à exécuter toutes les tâches suivantes de façon non exhaustive :

Traitement de textes :

• Assurer le traitement des textes (lettres, rapports, documents administratifs…) rédigés par le COD et les Cadres, au moyen d’un logiciel approprié et les soumet au COD pour visa et à l’Expert en GAR pour signature ;
• Superviser l’utilisation du photocopieur.

Gestion du courrier :

• Réceptionner le courrier destiné à l’Agence (ou « courrier arrivée ») et l’enregistrer dans le registre prévu à cet effet ;
• Préparer la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission et distribuer le courrier reçu dans les parapheurs ;
• Collecter le courrier destiné aux tiers (ou « courrier départ »), l’enregistrer dans le registre prévu à cet effet ;
• Enregistrer le « courrier départ » dans le registre de transmission puis le remettre au commis pour distribution ;
• Assurer l’enregistrement et la ventilation du courrier et des documents en provenance ou à destination des autres services ;
• Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;
• S’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par le commis (ou le service privé de courrier) ;
• Utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l’archiver.

 Classement des documents :

• Procéder au classement des documents selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide.

 Gestion des rendez-vous et visites :

• Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs ;
• Accueillir les visiteurs et les introduire auprès du Directeur général ;
• Préparer l’agenda du Directeur général ;
• Rappeler en temps opportun au DG les réunions et obligations prévues ;
• Coordonner l’ensemble des contacts extérieurs du Directeur général.

 Missions, voyages :

• Préparer les missions des équipes de la structure ;
• Préparer les ordres de mission.

 Réception :

• Accueillir les personnes étrangères à la structure ;
• Accueillir les visiteurs : après renseignements pris sur l’objet de leur visite ;
• Informer le destinataire de l’arrivée de son visiteur (lorsqu’il est attendu).

 Gestion des fournitures consommables

• Gérer les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien ;
• Tenir à jour un registre de gestion des fournitures ;
• En cas d’informatisation du processus, enregistrer dans le logiciel, les mouvements entrées sorties de fournitures de bureau ;
• Remplir les fiches de demande de fournitures et s’occuper de l’approvisionnement en cas de besoin ;

 Gestion de la caisse menues dépenses

• Gérer les mouvements entrées sorties de la caisse de menues dépenses ;
• Tenir à jour le brouillard de caisse ;
• Préparer et mettre à la disposition du comptable au quotidien le point des dépenses exécutées en espèces ;
• Participer à l’inventaire et à la rédaction du PV d’inventaire ;
• Participer à la rédaction du rapport financier

PROFIL : 

• Être de nationalité togolaise ;
• Être titulaire au moins d’une licence/assistant administratif ou de tout diplôme similaire ;
• Avoir une expérience d’au moins 3 ans au moins dans une administration, une institution privée ou dans les projets de développement ;
• Justifier d’une bonne maîtrise du pack office (World, Excel, PowerPoint) ;
• Avoir une parfaite maîtrise des applications de messagerie électronique (Internet) ;
• Savoir prioriser les activités de l’Agence et travailler dans la confidentialité ;
• Être pondéré et accueillant ;
• Être apte à travailler à un rythme soutenu et sous pression ;
• Être discret et disponible ;
• Pouvoir travailler en dehors des heures de service en cas de besoin ;
• La maîtrise de l’anglais est un atout.

DOSSIER DE CANDIDATURE :

Merci d’adresser au plus tard le 23 décembre 2022, votre dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un curriculum vitae, la copie des diplômes, attestations de travail et références, à l’adresse ci-après :

Cabinet LUCREATIF

481, rue des cocotiers – Hanoukopé

Tél : +228 22 20 30 89

Cel : +228 92 49 59 44

E-mail : jobs@lucreatif.com (préciser en objet de l’e-mail : « Candidature au poste de ‘’titre du poste’ avec la mention obligatoire de la référence y afférente ».

NB : en raison du respect des mesures barrières, privilégier l’envoi des candidatures par email.