séminaire de formation en secrétariat et comptabilité

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TITRE : Operations Manager/ Gestionnaire des Operations

PROGRAMME/BUREAU : FHI360- EAWA Togo

SUPERVISEUR : Directrice Administrative et Financière Régionale

FHI360 est une organisation de développement humain à but non lucratif dédiée à améliorer les vies de manière durable par l’avancement de solutions intégrées, conduites localement. Le personnel comprend des experts en santé, éducation, nutrition, environnement, développement économique, société civile ; en genre, jeunesse, recherche et technologie, créant ainsi un mix unique de capacités pour relever les défis du développement.

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet « Ending Aids in West Africa : #EAWA », FHI 360 recherche actuellement pour le bureau du Togo, des candidats qualifiés pour le poste de Operations Manager/ Gestionnaire des Opérations.

Description globale :

Le Gestionnaire des Opérations est responsable de la gestion du département administratif et financier de #EAWA au Togo ; outils de gestions financière et comptable, protocoles d’entente non financiers et divers outils contractuels pour la gestion administrative et financière du projet.

RESPONSABILITES :

Gestion globale des aspects opérationnels du projet EAWA au Togo.

Ce rôle sera largement axé sur la gestion d’équipes diverses, la proactivité et la planification, ainsi que sur l’application et la compréhension des réglementations et des exigences du pays, des donateurs et de l’entreprise. Le Gestionnaire des Opérations est responsable de la qualité, du volume et du délai d’exécution des activités des différents services tels que : Finances, Logistique, Subventions, Achats, Ressources Humaines.

Management d’équipes diverses

Pouvoir procéder à l’analyse, la revue, l’adaptation des processus/ outils en place afin de maximiser/optimiser l’utilisation des ressources mise à la disposition de projet (biens, finances, ressources humaines, etc) ;
Assurer 1 support optimal afin que les opérations/ activités du projet soient mises en œuvre avec diligence et en conformité aux procédures et règlements ;
Pour chacune des équipes/départements supervisés (Finances, Logistique, Subventions, Achats, Ressources Humaines) assurer les points suivants :
- Assurer la disponibilisation et la gestion efficiente des ressources nécessaires (humaines, temps, outils) ;

Assurer l’examen, la revue et la validation initiale pour tous les documents et livrables avant qu’ils ne soient finalisés, envoyés pour signature ou examen/approbations supplémentaires ;

Superviser la gestion et la conformité des documents contractuels ;
Veiller au respect des procédures ;
Fixer des objectifs en fonction du contexte de l’individu et du projet ;
Faire un suivi régulier de l’atteinte des objectifs, y compris des évaluations standard et intermédiaires.

Assurer le pilotage des départements/services supervisés, et le leadership de l’équipe ;
Avoir une maîtrise globale des besoins généraux du projet ainsi que des priorités et des contextes des différents départements

– ajustement et adaptation, liaison avec le DAF régional pour le soutien nécessaire ;

Rechercher continuellement des opportunités pour former et coacher les membres de l’équipe
Etre pluridisciplinaire compte tenu des différents services à superviser (RH, Finances, Subventions, Achats, Logistique).

Règlements

Démontrer une compréhension des réglementations et des lois régissant le pays ;
Démontrer une compréhension et être capable d’interpréter et d’appliquer les réglementations et politiques USG/PEPFAR et FHI360 ;
En cas d’incohérence ou d’incompatibilité apparente avec le contexte et les réglementations, compléter l’analyse et proposer des solutions pour adresser les gaps, afin de garantir la bonne mise en œuvre du projet ;
Etre familier avec l’utilisation de manuels d’opérations comme référentiels afin de pouvoir veiller à leur stricte application.

Communication

La proactivité est requise dans la communication, les actions, et la gestion ;
En tant que manager, la personne sélectionnée devra effectuer :
- Des analyses de problèmes ;
- Etre responsable des résultats et des défis au sein des services supervises, en cherchant en permanence des moyens d’améliorer la capacité de son équipe à fournir les livrables avec l’exigence de qualité et dans les délais requis ;
- Assurer une information claire et opportune jusqu’à la haute direction, ainsi que la diffusion vers les membres concernés de l’équipe.
Gérer de manière indépendante les livrables et autres éléments dans les délais requis ;
Effectuer d’autres tâches connexes qui lui seront assignées.

Exigences :

Justifier d’un diplôme supérieur dans le domaine de gestion, administration, finances, ou autres disciplines assimilées ;

Justifier d’une expérience minimum de sept (07) ans en gestion de divers services/départements au bureau (de préférence supplémentaire d’au moins 01 an dans chacun des domaines spécifiques suivants : finance, achats, subventions, logistique, RH) ;

Expérience de travail avec des bailleurs internationaux, en priorité avec le gouvernement américain, USAID, PEPFAR, dans des rôles impliquant la réglementation ;
Expérience dans l’élaboration et le suivi de budgets (préférence gestion de plusieurs sources de financement) ;

Trois (03) ans de supervision requis, 05 + de préférence ;
Expérience dans la mise en place ou de la modification de procédures ou de politiques pour s’aligner sur les besoins du projet et de l’organisation ;
Proactivité démontrée dans l’activité ainsi que la gestion du personnel ;
Maîtriser le package Microsoft (Word, Excel, Outlook – un logiciel supplémentaire est un plus) ;
Préférence : utilisation de SharePoint – configuration de documents et de dossiers partagés ;

Répondre aux demandes de renseignements de façon indépendante et donner suite aux demandes de manière efocace ;

Avec une supervision minimale, gérer efocacement un volume élevé de flux de travail ;
Capacité d’être flexible et chercher les solutions créatives pour avancer le projet ;

Proactivité, expérience dans la planification et gestion des tâches d’une équipe diverse ;

Capacité de voyager au besoin

Dossier de candidature :

Il n’y a aucun coût pour postuler, et FHI360 ne demandera ni n’acceptera jamais d’argent relatif à une demande d’emploi.

FHI 360 offre une rémunération compétitive. FHI 360 est un employeur qui souscrit à l’égalité des chances. FHI 360 est un employeur d’égalité d’emploi et d’action positive par lequel nous ne nous engageons pas dans des pratiques discriminatoires à l’égard de toute personne employée ou à la recherche d’un emploi fondé sur la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale ou ethnique, l’âge, l’état matrimonial, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’information génétique ou tout autre statut ou caractéristique protégé par la loi applicable. Tous les candidats qualifiés, y compris ceux qui vivent avec le VIH, sont fortement encouragés à postuler ce poste.

Les candidats intéressés sont priés de transmettre leur dossier de candidature composé exclusivement d’un CV de quatre (04) pages au plus et d’une lettre de motivation de deux (02) pages au plus, plus une copie de votre diplôme, à l’adresse suivante : Togo.Recruitment@fhi360.org

Pour assurer considération- le sujet de courriel sera en format

« Gestionnaire des Operations _NOM Prenom ».

N.B. : Ce recrutement est une position locale ouverte à tous les candidats intéressés de nationalité togolaise ou de toute autre nationalité ayant obtenu une autorisation de travail au Togo.

La date limite de dépôt des candidatures est le dimanche 26 mai 2024 17 h temps local. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.