Un coordonnateur-25/01/2023

La résidence ORADYS est un immeuble situé à SANGUERA (Lomé/Togo) et comprend 22 appartements de différentes catégories (3 chambres et salon, 2 chambres et salon, 1 chambre et salon, studios) totalement équipés disponibles pour la location temporaire principalement, mais aussi pouvant être loués sur la base d’un contrat annuel renouvelable.

Il est recherché un(e) candidat(e) au poste de coordonnateur, assisté(e) par des adjoints pour assurer la gestion de la résidence avec l’aide d’une équipe d’exécution.

Missions principales

En lien avec les adjoints de direction et les collaborateurs, le Coordonnateur assume en particulier les tâches suivantes :

1. Gestion institutionnelle

• Définir, décliner et travailler à l’atteinte des orientations stratégiques de l’entreprise : la vision, la mission, les valeurs, l’image de marque, le règlement intérieur, le plan de croissance, les projets, la structuration de l’entreprise.
• Veiller en permanence au bon fonctionnement de l’entreprise. Œuvrer pour développer l’unité et l’esprit d’équipe au sein de l’entreprise et veiller à la cohésion des pratiques.
• Veiller à mettre en place une structure organisationnelle et opérationnelle propre, à réaliser la mission de l’entreprise et à constituer avec ses collaborateurs une équipe dynamique et efficace.
• Assurer la coordination de toutes les activités de l’entreprise.

2. Gestion liée au marketing et à la commercialisation

• Mener une veille concurrentielle en vue de détecter, analyser et déployer les nouvelles opportunités du secteur d’activité de l’entreprise,
• Définir et mettre en place la stratégie marketing.
• Définir et mettre en place la politique de services, prix et communication ainsi que la politique d’achat des prestations de l’entreprise.
• Déployer l’identité visuelle de l’entreprise dans le strict respect des directives de la Direction.
• Définir la politique partenariale de l’entreprise : négocier les conditions de partenariats et établir un réseau pérenne des partenaires. Négocier les prix et les échéances.
• Anticiper les évolutions du marché cible, proposer et déployer la stratégie qui s’adapte aux tendances du marché.
• Mener en permanence des actions de prospection : prospecter, choisir et valider les sous-traitants et les prestataires de l’entreprise.
• Gérer les réponses aux appels d’offres et participer à l’élaboration des directives stratégiques.
• Piloter et contrôler le développement et la croissance des prestations de l’entreprise : Mettre en place et déployer la stratégie de réseautage de l’entreprise.
• Etablir et déployer le plan de communication auprès des institutions, médias, clients…

3. Gestion administrative

• En collaboration avec la Direction, les adjoints et les collaborateurs, superviser :
• La planification, la coordination, le développement et l’amélioration des procédures et systèmes administratifs et la conception des moyens de rationaliser les processus.
• L’embauche et la formation du personnel ainsi que l’évaluation de leur performance.
• La circulation de l’information de manière fluide et adéquate au sein de l’entreprise afin de faciliter toutes opérations commerciales.
• L’élaboration et la mise à jour des cahiers des charges généraux de l’entreprise et le contrôle des cahiers des charges particuliers
• L’inventaire des fournitures de bureau et des appartements, et l’achat de nouveau matériel en tenant compte des contraintes budgétaires.
• L’élaboration du rapport annuel d’exercice de l’entreprise
• S’assurer que les opérations sont conformes aux politiques et aux règlements en vigueur.

4. Gestion financière

• Assurer la responsabilité de la comptabilité financière, budgétaire et analytique dans le cadre des orientations et des budgets définis la Direction pour l’ensemble des activités de l’entreprise.
• Elaborer et présenter à la Direction les budgets prévisionnels.
• Présenter et négocier les différents budgets avec les partenaires et les sponsors.
• Superviser, en lien avec la Direction, le processus d’allocation et de suivi des ressources matérielles et financières.
• Analyser les relevés statistiques liés aux activités de l’entreprise et ses états financiers afin d’assurer une gestion comptable efficace.
• Assurer la production, l’analyse et la diffusion de tous les états comptables et financiers qui rendent compte au réel de l’activité de l’entreprise.
• Veiller à ce que les comptes et tableaux de bord financiers soient tenus à jour afin qu’un état de la situation puisse être présenté en tout temps à la Direction. Signaler les écarts constatés.
• Assurer la bonne gestion des débiteurs et créanciers ainsi que des dossiers de subventionnement et du portefeuille d’assurances.
• Contrôler et valider le choix des fournisseurs et des sous-contractants en s’assurant qu’ils répondent aux exigences fixées et qu’ils offrent le meilleur rapport qualité/prix.
• Soumettre à la Direction toutes dépenses extraordinaires (hors budget) en relation avec une problématique, un projet, une demande émanant de l’interne ou des institutions.
• Superviser la préparation des documents financiers exigés par les institutions, les autorités et les partenaires.
• Faire des propositions d’investissement à la Direction selon les possibilités financières de l’entreprise.
• Prendre toutes les mesures permettant de préserver les intérêts de l’entreprise.

5. Gestion des ressources humaines

• Identifier les profils et recruter en négociant les contrats de travail des collaborateurs.
• Superviser la définition des dotations et des fonctions, l’engagement, l’accueil, l’intégration, l’encadrement, l’évaluation, la remédiation, la fin des rapports de travail et la formation permanente des collaborateurs.
• Veiller à l’émergence et au maintien d’un climat de travail serein et positif ; Être attentif au niveau de motivation et d’engagement de ses collaborateurs. Savoir récompenser, mais aussi sanctionner le travail de ses collaborateurs.

6. Gestion des transmissions et des informations

• Assurer une bonne transmission de l’information au personnel, et contribuer à la bonne circulation de l’information entre les collaborateurs ainsi qu‘entre les collaborateurs et la direction.
• Collaborer à la réalisation du rapport d’activité et au développement des actions et des outils de promotion et d’information.
• Être attentif aux échanges et à la bonne circulation de l’information entre les différents services, ainsi qu‘entre les collaborateurs et la Direction.
• Assurer une bonne gestion et un contrôle efficace de l’accès aux outils informatiques.
• Tenir à jour les dossiers administratifs des clients comme du personnel de l’entreprise, et ce dans le strict respect de la règlementation en vigueur.
• Signaler tout événement ou situation critique impliquant les stagiaires, les collaborateurs ou les partenaires extérieurs pouvant avoir un impact sur l’image de l’entreprise ou le développement de ses prestations.

7. Gestion des infrastructures et de la sécurité

• Bâtiment et équipements : Soumettre à la Direction tous travaux de rénovation à entreprendre, les nouveaux besoins en équipements. Et gérer la réalisation des nouveaux projets d’infrastructures.
• Sécurité et santé : Assurer aux clients, au personnel une prise en charge respectueuse du droit en vigueur, de leur dignité et de leur sécurité physique et psychologique tout en garantissant des conditions de travail qui soient favorables aux collaborateurs. S’assurer qu’un processus de sécurité et de gestion des risques soit développé, appliqué et actualisé au sein de l’entreprise.
• Gestion et suivi des assurances : Être garant de la bonne gestion du portefeuille d’assurances, de l’annonce des sinistres et de leurs règlements.

8. Gestion quotidienne de la clientèle, des locataires

• Gérer les réservations et les demandes de location
• Organiser les visites des appartements
• Prendre les dispositions pour l’entretien et la propreté des parties communes et faire remonter toute information ou proposition pour améliorer les objectifs assignés
• Etablir les états des lieux entrants et sortants
• Veiller au paiement des loyers et des charges
• Prendre en compte les besoins des locataires en vue de leur satisfaction

Diplômes et expériences

• Être titulaire d’un Master en gestion ou Droit, ou d’un diplôme équivalent.
• Avoir une expérience de 5 années dans la gestion immobilière ou hôtelière
• Une expérience équivalente dans le domaine de tourisme et loisir est un atout
• Une connaissance approfondie de l’anglais est souhaitée

Qualités requises

• Professionnalisme
• Travailler en équipe
• Avoir le souci de la satisfaction du client
• Aptitude à planifier et organiser
• Maitrise des outils informatiques et de l’utilisation des réseaux sociaux
• Aptitude à décider, à travailler et diriger une équipe de manière autonome

Début: Immédiat

Secteur: Hôtellerie

Localisation du poste: Lomé (TOGO)

Type d’emploi: Temps plein

Type de contrat : Contrat à durée déterminée

Fonction: Coordonnateur

Salaire: Lors de l’entretien

Pour ce poste, vous devez disposer d’un permis de conduire et d’un moyen de déplacement personnel.

POUR POSTULER

• Merci d’envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse suivante : contact.togo@excelysante.com

• Délai de dépôt de candidature : Mercredi, 25 Janvier 2023

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