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UN CONTROLEUR PERMANENT (H/F)-19/04/2024

séminaire de formation en secrétariat et comptabilité

CONTROLEUR PERMANENT (H/F)

Intitulé du poste : Contrôleur permanent
Rattachement hiérarchique : Directeur Exécutif

Date limite : 19/04/2024

ASSILASSIME Solidarité est une institution de microfinance sociale qui s’est dotée d’une mission consistant à offrir un accès durable à des services de microfinance sociale adaptés pour les personnes en situation d’exclusion ou d’extrême pauvreté, ayant un accès limité au système de microfinance classique au Togo, pour leur permettre de mener des activités génératrices de revenus et d’améliorer leurs conditions de vie.

L’institution recherche pour le renforcement de son équipe, des Contrôleurs permanents.

La mission du Contrôleur permanent sera d’assurer les contrôles de 2ème ligne de défense (après l’ensemble des contrôles réalisés par les unités opérationnelles et leur hiérarchie à la 1ère ligne de défense) notamment le respect des dispositions légales, règlementaires, internes et les codes d’associations professionnelles, afin d’assurer le bon fonctionnement du contrôle interne, la fiabilité de l’information comptable et financière, la sécurité, l’amélioration des performances, l’atténuation des risques opérationnels, la protection et la sauvegarde du patrimoine ainsi que la maîtrise des risques significatifs de ASSILASSIME Solidarité.

Ses Responsabilités :

TACHES :

▪ Assure le contrôle des opérations de caisse (Contrôle des encaisses au moins une fois le mois pour chaque caisse, analyse et pointage des journées de caisse, des registres et incidents de caisse, vérification des autorisations, vérification des retraits par procuration, recherche des manquants de caisse et suivi de la régularité de leur imputation, vérification du respect des encaisses maximales à détenir à la caisse et au coffre-fort etc.)
▪ Assure le contrôle de la tenue de la comptabilité des comptes financiers et des comptes divers (vérification au jour le jour de l’équilibre de la balance de vérification, des ordres de prélèvement sur les comptes des bénéficiaires et des mises à disposition des fonds, analyse des comptes de liaison, contrôle hebdomadaire des opérations débits et crédits pour transfert, des notes de débit et de crédit, contrôle mensuel des états de rapprochement et du dénouement des suspens etc.) ;
 Assurer le contrôle des activités de caisse, de saisie, d’accueil, de renseignement d’ASSILASSIME Solidarité ;
 Assurer la protection et la sauvegarde du patrimoine d’ASSILASSIME Solidarité ;
 Assurer la maîtrise des risques significatifs et des risques de non-conformité ;
 Assurer l’efficacité du dispositif LBC/FT ;
 Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations de toutes les missions d’inspection et de contrôle ;
 S’assurer des risques liés au cycle de vie de tous crédits d’ASSILASSIME Solidarité ;
 Développer les outils d’atténuation des risques opérationnels.

OFFRE DE RECRUTEMENT AU POSTE DE CONTROLEUR PERMANENT

▪ Assure le contrôle ou la supervision des opérations d’épargne et de crédit notamment les comptes inactifs réactivés, le pointage hebdomadaire des crédits décaissés avec le PV du CC et les dossiers de crédit, le suivi de l’utilisation de l’objet du crédit, le suivi des crédits en souffrance et des crédits recouvrés, visite des débiteurs dont le crédit est en retard de 30 jours et plus etc. ;
▪ Assure le contrôle de la bonne gestion des groupes, du respect de la méthodologie, l’existence des bénéficiaires fictifs et des bénéficiaires inactifs dans les groupes ;
▪ Assure le contrôle des recouvrements des crédits radiés dans les agences ;
▪ Assure le contrôle des produits et services d’ASSILASSIME (tontine, les différents transfert et assurances…), la confirmation de soldes sur le terrain etc.

Protection et sauvegarde du patrimoine et vérification de l’opérationnalité du SIG :

▪ S’assure au jour le jour de la bonne sauvegarde des bases de données ;
▪ S’assure de la mise à jour de l’antivirus ;
▪ Analyse le registre d’intervention sur le serveur ;
▪ Assiste aux travaux d’inventaire et de clôture de fin d’année ;
▪ S’assure du respect des textes législatifs, règlementaires et veille à l’application permanente et régulière des différents manuels de politiques et de procédures en vigueur dans l’institution ;
▪ Fait éventuellement des propositions concrètes dans le sens d’une amélioration de la rentabilité et de la performance globale de l’agence ou de l’institution globale ;
▪ S’assure de la qualité de l’information financière et non financière produite ;
▪ Identifie les incompatibilités et les éventuelles zones de vulnérabilité dans l’application des politiques et procédures ;
▪ Veille au respect des procédures de gestion des clés d’accès au coffre-fort (principe d’empêchement) ;
▪ S’assure de la sécurité des clés d’accès ;
▪ S’assure du respect des procédures de convoyage des fonds ;
▪ Veille à la sécurité de l’environnement du coffre-fort ;
▪ Veille de façon générale au respect du système de sécurité de l’institution (Caméra, système d’alarme, extincteurs…) et de leur recyclage périodique ;
▪ Contrôle la planification et l’exécution des budgets notamment le budget adopté et les rapports budgétaires ;
▪ S’assure du respect des procédures d’acquisition des biens, services et travaux ;
▪ S’assure de l’exécution des procédures administratives, financières, comptables, informatiques, de crédit etc ;
▪ S’assure de l’existence des contrats d’assurances souscrites pour la sécurité des biens et des personnes ;
▪ S’assure de la production et de la transmission dans le temps règlementaire des différents rapports aux autorités de contrôle, aux autres partenaires et à la Direction Générale ;
▪ Assure le contrôle des habilitations dans le SIG ;
▪ Vérifie l’opérationnalité des logiciels et respect des procédures d’entretien ;
▪ Vérifie l’opérationnalité des matériels informatiques et le respect des procédures d’entretien.

La maitrise des risques significatifs et les risques de non-conformité :

▪ Contrôle le respect du dispositif de gestion des risques notamment le risque de crédit (incertitude des bénéficiaires à honorer ses obligations à l’échéance), le risque de
concentration (concentration de crédits dans un seul secteur, dans une même zone géographique), le risque de liquidité (impossibilité de l’institution à faire face à ses
engagements dans un délai déterminé), le risque opérationnel (fraude et perte résultant de défaillances liées à des processus ou à des personnes, perte occasionnée par le système d’information) ;
▪ Contrôle les délégations de pouvoirs, la capacité de remboursement des bénéficiaires et les conflits d’intérêts ;
▪ Contrôle l’octroi, le renouvellement et la restructuration des crédits, la mise à jour et le suivi trimestriel des crédits en souffrance ainsi que la nouvelle capacité de remboursement) ;
▪ Veille au respect des normes en vigueur (dispositions légales, règlementaires et les codes d’associations professionnelles) afin d’éviter les sanctions ;
▪ Vérifie au mois le mois le respect ou la bonne tendance des ratios prudentiels et des indicateurs financiers notamment la couverture des emplois à moyen et long termes par des ressources stables, la limitation des prêts aux dirigeants et au personnel ainsi qu’aux personnes liées, la limitation des risques pris sur une seule signature, la norme de liquidité, la norme de capitalisation, les PAR à 30 jours et à 90 jours, le taux de perte sur créances, la rentabilité des fonds propres, le rendement sur actif, l’autosuffisance opérationnelle et le coefficient d’exploitation ;
▪ Veille au respect des prescriptions afférentes aux limitations des montants et aux justificatifs des transferts de même que de l’identité des donneurs d’ordre ainsi que de celle des bénéficiaires des transferts rapides d’argent.
▪ Contrôle le respect du dispositif LBC/FT notamment l’identification de la clientèle (vérification de l’existence de : nom, prénoms, adresse précise du principal domicile, n° de
téléphone, n° et date de délivrance du Passeport/CNI/Permis de conduire, de carte d’électeur du bénéficiaire ou d’un de ses parents ou d’un de ses collègues, signature du Responsable LBC/FT, etc.), la conservation des documents, l’analyse et la déclaration mensuelle ou périodique de la déclaration des transactions en espèces (DTE) etc.
▪ S’assure que les bénéficiaires surtout les nouveaux adhérents ne figurent pas sur la liste des sanctions internationales avant l’entrée en relation avec eux ;
▪ S’assure de l’existence du registre des Personnes Politiquement Exposées (PPE) et de celui des transactions inhabituelles ou suspectes ;
▪ S’assure que les transactions inhabituelles ont été examinées surtout celles figurant sur les comptes des PPE, et ont fait éventuellement l’objet de déclaration de soupçons à la CENTIF en collaboration avec le Responsable LBC/FT de l’institution ;
▪ S’assure que des réponses idoines ont été données aux requêtes régulières ou ponctuelles des autorités de contrôle, de la CENTIF ou de ses institutions partenaires notamment l’OTR, la CNSS etc…

Le suivi de la mise en œuvre des recommandations :

▪ Assure (en tant que Responsable de la cellule de Contrôle Permanent) le secrétariat du Comité de suivi (CS) et veille à la mise en œuvre des recommandations issues des missions notamment d’inspection et de contrôle ainsi que des différentes résolutions des assemblées générales et du Conseil d’Administration ;
▪ Assure le suivi et l’envoi dans le délai règlementaire du chronogramme et des rapports trimestriels de suivi de la mise en œuvre des recommandations des différentes missions d’inspection et de contrôle ;

Des risques liés au cycle de vie de tous crédits :

Administration de crédit

▪ S’assurer d’une bonne préparation des dossiers de crédit
✓ S’assurer de l’exhaustivité et de l’authenticité des pièces constituant les dossiers de crédit de l’agence qui doivent parvenir au siège ;
✓ Donner par écrit son avis motivé sur les dossiers de crédit de certains montants (A fixer par la direction) ;
✓ Participer au comité de crédit de certains montants ;

Le contrôle du respect du dispositif LBC/FT :

✓ S’assurer des montants décaissés dans le logiciel est conformes à ceux du PV du comité de crédit ;
✓ S’assurer que les comités de crédit de niveau 1 et 2 sont tenus et les PV rédigés ;

Contrôle

▪ S’assurer de l’existence physique des bénéficiaires
✓ Faire de visite terrain régulier ;
✓ S’assurer du contrôle effectif de la réalité des bénéficiaires de leurs activités, avant les déblocages de crédit de certains montants ;
✓ S’assurer de la réalité des bénéficiaires sous crédit après décaissement du crédit (80% du nombre de crédit) ;
▪ Analyser les suivis des crédits débloqués et les recommandations
✓ Analyser les rapports portant sur la supervision de la visite post- déblocage des Responsables d’Agence ;
✓ Faire le suivi auprès du chef d’agence sur les actions menées en cas d’irrégularité d’utilisation
du crédit par le bénéficiaire ;

Réaliser toutes autres tâches confiées par la Direction Exécutive.

PROFIL RECHERCHE

Niveau académique : BAC+3 en gestion, Audit contrôle ou comptabilité
Expérience Professionnelle : 3 ans minimum au service Audit Interne ou au service
Exploitation dans une Institution financière ;
Connaissance informatique : Word, Excel, PERFECT

COMPÉTENCES REQUISES :

– Avoir des connaissances en finances, comptabilité, audit et analyse des risques ;
– Capacité de planification, d’anticipation, d’organisation et de suivi des activités ;
– Capacité de rédaction de documents de travail ;
– Capacité de communication et de persuasion ;
– Capacité d’analyse ;
– Capacité d’initiative ;
– Maîtrise des outils informatiques ;
– Être capable de superviser et de restituer ;
– Être disponible et avoir la conscience professionnelle ;
✓ Analyser les rapports de suivis des recommandations liés au risque crédit au niveau de l’agence ;

▪ Analyser les indicateurs

✓ Suivre le portefeuille de crédit et produire un rapport mensuel sur le seuil d’alerte du risque crédit par chargé de crédit et par agence ;
✓ Analyser tous les indicateurs de performance liés au crédit ;
✓ Analyser l’animateur qui présente plus de risque au sein de l’agence ;
✓ Analyser le produit qui présente le risque le plus élevé au sein de l’agence.

Assistance

✓ Assister le Responsable d’Agence dans certaines de ses attributions
– Avoir la capacité à travailler de façon indépendante et de façon professionnelle ;
– Connaître les métiers, les produits et services du secteur des SFD ;
– Connaître parfaitement la réglementation sur les SFD ;
– Capacité à analyser les risques liés à une opération financière ;
– Capacité à analyser les états et rapports financiers ;
– Capacité à effectuer le contrôle des opérations financières ;
– Maîtrise des logiciels spécifiques.

QUALITÉS RECHERCHÉES :

– Être réactif ;
– Savoir s’adapter ;
– Être rigoureux et précis ;
– Savoir travailler en équipe ;
– Capacité relationnelle et de communication ;
– Savoir analyser et synthétiser ;
– Faire preuve de curiosité ;
– Savoir planifier puis organiser sa charge de travail ;
– Être intègre ;
– Être discret ;
– Faire preuve de pédagogie et de diplomatie.

Merci de nous transmettre votre candidature sous format numérique PDF et comprenant :

– Votre CV à nommer comme indiqué « CV suivi de votre nom.prénoms » ;
– Une lettre de motivation à nommer « LM suivi de votre nom.prénoms » et qui indiquera vos prétentions salariales ;
– La copie du diplôme requis.

Adresse mail de réception des

CANDIDATURES : recrutement@assilassime.org

Mettre en objet du mail : « Candidature au poste de Contrôleur Permanent »

Date limite d’envoi des dossiers de candidature : 19 Avril 2024 à 17H00 (délai de rigueur)

N.B : Tout envoi fait après ce délai ne sera pas pris en considération

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus.

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