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La GIZ au Togo recrute-05/02/2022

N° AVP 001/2022

mettre en place et piloter efficacement sa branche commerciale

Titre du poste: Assistant.tes, Expert.es juniors, Expert.es administratif.ves
Qualification min. : Au moins Licence en comptabilité, finances, achats/contrats, RH,
Organisation : GIZ au Togo,
Lieu : Villes du Togo
Salaire : Selon la grille salariale des bandes 2 ; 3 et 4 de la GIZ au Togo
Type de contrat CDD
Début du contrat Au besoin durant 2022
Date de clôture de l’annonce 31.01.2022

Arrière-plan :

La GIZ, Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. Dans des conditions parfois difficiles, la GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations dans les pays de coopération.

Dans le cadre de la constitution d’une base de candidatures pour ses activités, la coopération allemande cherche des Assistant.tes, Expert.es juniors, Expert.es administratif.ves pour les besoins des projets/programmes de la GIZ au Togo.

Responsabilités & tâches :

Assistant.es de bureau (assistant.es achats/assistante RH)

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

– tâches de bureau d’ordre général ;
– appui à l’expert administratif dans le respect de ses instructions ;
– aide au classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.

B. Attributions

Le/la titulaire du poste

– veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;
– achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite de montants définis ;
– signale les dommages à l’expert administratif, organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau.
– photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
– organise les supports d’information et les assemble ;
– identifie les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;
– remplit les formulaires et tableaux suivant les indications précises de la direction des services administratifs ;
– aide à la préparation de … ;
– saisit les demandes de services/appels d’offres.
– effectue des tâches de coursier telles que régler des factures, remettre ou aller chercher des documents.
– assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

 Assistant.tes comptables/finances

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

– assurer le bon déroulement des prestations au sein de la division et leur conformité avec les procédures de la GIZ en matière d’administration financière et de comptabilité.

B. Attributions

Le/la titulaire du poste

– aide à la gestion des dettes et des créances, y compris des subventions
locales et des contrats avec les consultants nationaux ;
– prépare les ordres de virement ou autres documents de banque et les vérifie avant exécution ;
– effectue les transactions en monnaie étrangère et paiements mensuels et les optimise ;
– assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements bancaires, les autorisations de prélèvement automatique, etc. ;
– vérifie les enregistrements inhabituels dans le livre de caisse.
– traite les locations d’appartement/de maison des experts de la GIZ.
– photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
– rend compte immédiatement au/à la responsable de la comptabilité de tous les problèmes apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;
– se charge du classement dans le cadre de l’administration financière et traite les informations de manière confidentielle ;
– assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

Expert.e en RH junior/ Expert.e en RH

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste prête assistance pour

– le traitement de toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ;
– l’identification des questions et problématiques à prendre en compte et pour l’élaboration de propositions de solutions axées sur la pratique ;
– l’optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications afférentes ;
– la gestion des connaissances par une diffusion et documentation des savoirs et acquis.

B. Attributions

Le/la titulaire du poste

– aide à l’établissement de profils et élaboration des descriptifs de postes correspondants ;
– aide à la recherche de personnel (évalue les ressources humaines de la GIZ disponibles dans le pays ou la région ;

-rédige les offres d’emploi et veille à ce qu’elles soient publiées dans les médias imprimés ou électroniques appropriés) ;
– aide à la présélection des candidatures reçues sur la base des exigences ou des critères de recrutement et demande des références ;
– appuie l’organisation de la procédure de sélection (par ex. entretiens d’embauche) ;
– aide à informer les candidat(e)s dont les dossiers ont été rejetés, documente le processus de sélection, archive les documents et saisit les données dans les systèmes de GRH existants.
– en concertation avec l’expert en RH, élabore le type de contrat approprié sur la base du droit du travail national et selon des critères de fond et de forme (contrat à durée déterminée, à durée indéterminée, distinction avec un contrat de consultant, statut de stagiaire, etc.) ;
– s’associe à toutes les autres tâches d’organisation et formalités administratives, par exemple actualisation mensuelle des données dans le système SAP HR pour le personnel national ;
– en concertation avec l’expert en RH, met à jour les informations relatives aux conditions d’emploi du personnel national (système de rémunération, groupes de rémunération, descriptifs de poste types, droit du travail, etc.).
– prête appui pour la mise en application de la politique du personnel national ;
– participe à la gestion du personnel national ;
– prête appui pour l’élaboration et l’actualisation de divers matériels d’information (pour les nouveaux collaborateurs/collaboratrices ou manuel de l’emploi) ;
– soutient le développement de méthodes et instruments de gestion des RH ;
– prête appui pour l’organisation de la procédure d’évaluation (information sur le calendrier des entretiens d’évaluation, classement des questionnaires, vérification des documents sur les besoins de qualification et le développement des compétences, etc.) ;

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– apporte un appui pour les actions de formation (par ex. élaboration de supports pédagogiques ou planification des locaux pour le séminaire d’intégration de nouveaux collaborateurs/collaboratrices).
– assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

Expert en achats junior/ Expert en achats

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste prête assistance pour

– le traitement de toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ;
– l’identification des questions et problématiques à prendre en compte et pour l’élaboration de propositions de solutions axées sur la pratique ;
– l’optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications afférentes ;
– la gestion des connaissances par une diffusion et documentation des savoirs et acquis.

B. Attributions

Le/la titulaire du poste

– conformément aux règles de la GIZ et le cas échéant en concertation avec le siège, apporte son appui aux achats d’équipements sur place, à la mise en concurrence et à l’exécution des commandes ;
– assure la maintenance des données relatives aux approvisionnements et aux appels d’offres dans Prosoft ;
– aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;
– aide au transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination ;
– participe au traitement des avaries ;
– documente et classe les commandes closes en bonne et due forme dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
– soutient l’expert dans la gestion de tous les processus de déclaration de douane (importation de marchandises en franchise douanière ; entrée des informations dans la base de données de déclaration de douane ; établissement des statistiques) ;
– aide au contrôle des livraisons par bateau ;
– aide au suivi de la mainlevée des marchandises ;
– aide à l’organisation et à la coordination du transport des marchandises jusqu’à leur destination finale.
– participe à l’ensemble du processus de déclaration et d’immatriculation des véhicules (première immatriculation tant des véhicules privés que des véhicules de service – et sa documentation, formalités fiscales et d’assurance pour les véhicules du projet) ; nouvelles immatriculations et nouvelles assurances ;
– prête assistance pour la transmission des documents d’immatriculation et d’assurance aux collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents ;
– aide au traitement des demandes d’indemnisation au titre d’accidents auprès des compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège.
– aide à informer les collaborateurs/collaboratrices de la GIZ dans le pays des formalités douanières concernant les marchandises et biens privés et des formalités en matière d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ainsi que sur la gamme de prestations proposée par le Bureau de la GIZ dans le cadre de départs en mission.
– participe aux procédures d’appels d’offres et de passation de contrats de services, à l’achat de matériels et équipements, aux services de conseil pour les responsables du contrat et de la coopération ainsi qu’à la conclusion et la gestion de contrats de financement ;
– organise la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau.
– assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

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Expert en comptabilité/finances junior/ Expert en comptabilité/finances

A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

– assurer le bon fonctionnement de l’administration financière conformément aux procédures standard de la GIZ ;
– assurer une coordination efficace avec les salariés de l’équipe de gestion financière ou du département des affaires commerciales (dép. 5) du siège de la GIZ ;
– entrées et sorties d’argent de la banque ;
– gestion financière prévisionnelle, supervision et comptabilité des projets de la GIZ.

B. Attributions

Le/la titulaire du poste

– surveille les recettes, les dépenses et le rapprochement bancaire mensuel ;
– dirige la gestion des accréditifs ;
– surveille les comptes d’existences (dettes/créances) et rend compte régulièrement au responsable du contrat et de la coopération et au directeur de la comptabilité (H/F).
– vérifie que les justificatifs/reçus remis par les projets sont complets et que l’imputation aux unités de gestion/catégories de charges est correcte, et procède aux corrections nécessaires ;
– fournit des conseils concernant les affaires financières liées aux projets ;
– procède au contrôle interne selon le manuel de la GIZ relatif au contrôle interne.
– prépare les budgets prévisionnels mensuels et annuels et contrôle les écarts ;
– exécute les travaux de comptabilité avec le programme de comptabilité WINPACCS et prépare les clôtures de période/justificatifs de rapprochement mensuels ;
– présente au responsable du contrat et de la coopération les clôtures mensuelles de la comptabilité de projet, les livres de caisse et les récapitulatifs de soldes de comptes (via/issus de WINPACCS) et les envoie au siège de la GIZ ;
– procède régulièrement au suivi des coûts à l’aide du logiciel de la GIZ DMS selon les besoins du projet ;
– tous les trimestres/tous les ans, prépare l’analyse des dépenses au regard du budget global des projets (contrôle du budget) ;
– prépare les contributions financières ;
– aide à la remise aux projets des fonds qui leur sont alloués.
– rend compte immédiatement de tous les problèmes liés à l’administration financière et au respect des règles ;
– est responsable du classement conformément aux règles de la GIZ ;
– assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

Qualifications, compétences et expérience requises :

Qualifications

– Assistant.es : Au moins la licence dans le domaine approprié ou diplôme équivalent
– Expert.es Junior/Expert.es : Maîtrise ou Master dans le domaine approprié ou
diplôme équivalent

Expérience professionnelle

-Assistant.es/Expert.es juniors : Au moins 6 mois d’expériences dans le domaine
concerné
– Expert.es : Au moins 3 ans d’expériences dans le domaine concerné

Autres connaissances, compétences supplémentaires

– Connaissance de la GIZ
– Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
– Traitement confidentiel des données et informations
– Très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays ; connaissances en allemand souhaitées
– Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions.

C. Durée du contrat et lieu d’affectation

– Durée du contrat : CDD
– Lieu d’affectation : A définir au besoin

Ligne directrice sur la soumission :

Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec comme objet du mail : AVP N° 001/2022+Choix du poste) au plus tard le 05 février 2022 par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]. Le dossier de candidature sous ce format obligatoire doit comporter une lettre de motivation et un CV en français ou en anglais avec 3 références à contacter, l’ensemble dans un seul document (en Fichier WORD ou PDF).

Le dossier de candidature doit être nommé par le nom du/de la candidat/e.

Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont fortement encouragées.

Seuls les candidat.tes sélectionnées seront contacté.es.

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2 Comments

  • Aïcha
    Aïcha

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  • assamla malou
    assamla malou

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