GIZ au Togo recrute-23/09/2022

Avis de Vacance de Poste

N° AVP 033/2022
Titre du poste : Office Manager (m/f/d)

Qualification min. : BAC+3/4 en Secrétariat de Direction ou dans un domaine de science de gestion

Organisation : GIZ au Togo

Lieu : Lomé

Classification professionnelle: Bande 2A

Type de contrat: CDD

Début du contrat: 01.12.2022

Date de clôture de l’annonce: 23.09.2022

Arrière-plan :

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH est un prestataire de services de la coopération internationale pour le développement durable et l’action éducative internationale intervenant au niveau mondial. Avec ses partenaires, elle met au point des solutions efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent durablement leurs conditions de vie. À son titre d’entreprise fédérale d’utilité publique, la GIZ soutient le gouvernement fédéral allemand et un grand nombre d’autres commettants et clients dans les domaines les plus variés qui vont de la promotion de l’économie et de l’emploi à celle de la paix et de la sécurité en passant par les thèmes liés à l’énergie et à l’environnement.

Dans le cadre de ses activités, la GIZ au Togo recherche pour le compte du Bureau un.e (01) Office Manager.

Responsabilités &tâches :
A. Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable de/d’:

– assurer une assistance de qualité à la direction ;
– fournir des prestations administratives et organisationnelles pour la direction ;
– exécuter de manière autonome des tâches administratives et organisationnelles du Bureau.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1. Organisation du secrétariat

Le.la titulaire du poste :

– organise et coordonne le planning du.de la Directeur.rice résident.e ;
– accueille et introduit les visiteurs ;
– répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
– assure la gestion des courriers entrants et sortants de la direction ; et en organise le traitement selon les priorités et les délais définis;
– tient et assure le suivi des correspondances officielles ;
– veille à la transmission et à la redistribution des parapheurs du.de la directeur.rice résident.e ;
– assure les réponses nécessaires aux correspondances de la direction ;
– établit et organise les supports d’information pour les réunions ;
– rédige les comptes-rendus ou procès-verbaux à l’issue des réunions ;
– traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
– assure les échanges d’information entre la GIZ, les partenaires et d’autres institutions ;
– photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
– assure le respect des consignes dans le domaine de digitalisation et soutient la direction activement dans l’implémentation du
bureau digital de la GIZ.

2. Gestion logistique

Le.la titulaire du poste :

– appuie l’organisation des réunions de la direction ;
– assure la liste et le suivi des réunions/évènements à venir de la direction ;
– appuie l’organisation des missions, visites et voyages de la direction et des visiteurs du siège au bureau ;
– s’assure que les ordinateurs et logiciels de la direction sont opérationnels ;
– est responsable de l’organisation administrative et logistique des activités du bureau (réunions, ateliers, etc…)
– coordonne la gestion de l’événementiel interne du Bureau (réunion, conférence, pause-café, réservation des salles de réunion).

3. Tâches administratives

Le.la titulaire du poste :

– assure une bonne communication et transmission de l’information au sein du bureau et entre le bureau et les projets/programmes ;
– surveille la disponibilité des accessoires et des stocks, et procède aux approvisionnements conformément aux directives de la
direction ;
– assure le classement physique et électronique des documents et des informations sur les plateformes numériques de la GIZ
(comme le DMS, MS Teams);
– traduit et prépare des documents (lettres, communication email) en français et en anglais;
– assume la responsabilité de distribution et de réception des documents ou paquets à destination ou en provenance des bureaux de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. ;
– est chargé.e de la diffusion des notes de service.

4. Autres attributions

Le.la titulaire du poste :

– tient à jour les listes de contact des collaborateurs.trices de la GIZ au Togo ainsi que des partenaires (PTF, ministères, ONG
etc.) avec les noms, adresses et numéros de téléphone ;
– facilite l’arrivée /le départ des nouveaux collègues expatriés et de leurs familles en lien avec les services concernés au Bureau ;
– effectue d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son.sa supérieur.e hiérarchique.

Qualifications, compétences et expérience requises :

Qualifications

-Diplôme universitaire BAC+3/4 en Secrétariat de Direction ou dans un domaine de science de gestion ;
-Justifier d’un bon niveau linguistique en français et en anglais par un certificat de maîtrise de langue (Niveau minimum C1 pour le français et niveau minimum B2 pour l’anglais).

Expérience professionnelle

-Avoir une expérience de 5 ans minimum en tant qu’Assistant.e de direction ou Assistant.e administratif.ve ou toute autre fonction
similaire en lien avec le poste ;
-Une expérience dans une organisation internationale serait un atout.

Autres connaissances, compétences supplémentaires

-Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi
que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ;
-Présentation convaincante comme prestataire de services et comme gestionnaire ;
-Faire preuve de réactivité, de discrétion et de confidentialité ;
-Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (à l’écrit comme à l’oral), avec une bonne capacité de rédaction de notes, rapports et
synthèses ;
-Avoir le sens de l’organisation, de la communication et de l’écoute ;
-Être en mesure de travailler avec efficacité dans l’urgence et dans un milieu multiculturel ;
-Démontrer une aptitude manifeste pour le travail en équipe ;
-Avoir la capacité à s’adapter rapidement aux situations nouvelles et aux interlocuteurs externes ;
-Sens du traitement approprié des données (confidentialité, protection des données).

B. Durée du contrat et lieu d’affectation

Durée du contrat : CDD

 Lieu d’affectation : Lomé

Ligne directrice sur la soumission :

Nous vous invitons à faire parvenir votre candidature (avec comme objet du mail : AVP N°33/2022 au plus tard le 23 septembre 2022 par courrier électronique à l’adresse suivante : rh-giztogo@giz.de. Le dossier de candidature sous ce format obligatoire doit comporter une lettre de motivation et un CV en français ou en anglais avec 3 références à contacter, l’ensemble dans un seul document (en Fichier WORD ou PDF).

Le dossier de candidature doit être nommé par le nom du.de la candidat.e.

Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont fortement encouragées.

Seul.e.s les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s.