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Le Cabinet LUCREATIF, spécialisé dans le recrutement et la gestion des ressources humaines, recrute aux postes suivants pour le compte d’une nouvelle agence nationale spécialisée dans l’accompagnement des entreprises :

UN ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F [REF XAA]

NB :

Poste basé à Lomé avec des déplacements à l’intérieur ou hors du pays.

ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES :

Sous la supervision du Directeur Général, il/elle assure la tenue du secrétariat, la réception, l’envoi et le classement du courrier ordinaire et confidentiel du DG.

Il/Elle aura à exécuter toutes les tâches suivantes de façon non exhaustive :

Traitement de textes :

Assurer le traitement des textes (lettres, rapports, documents administratifs…) rédigés par le COD et les Cadres, au moyen d’un logiciel approprié et les soumet au COD pour visa et à l’Expert en GAR pour signature ;
Superviser l’utilisation du photocopieur.

Gestion du courrier :

Réceptionner le courrier destiné à l’Agence (ou « courrier arrivée ») et l’enregistrer dans le registre prévu à cet effet ;
Préparer la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission et distribuer le courrier reçu dans les parapheurs ;
Collecter le courrier destiné aux tiers (ou « courrier départ »), l’enregistrer dans le registre prévu à cet effet ;
Enregistrer le « courrier départ » dans le registre de transmission puis le remettre au commis pour distribution ;
Assurer l’enregistrement et la ventilation du courrier et des documents en provenance ou à destination des autres services ;
Contrôler et s’assurer de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;
S’assurer de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par le commis (ou le service privé de courrier) ;
Utiliser un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l’archiver.

Classement des documents :

Procéder au classement des documents selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide.

Gestion des rendez-vous et visites :

Prendre ou donner les rendez-vous aux visiteurs ;
Accueillir les visiteurs et les introduire auprès du Directeur général ;
Préparer l’agenda du Directeur général ;
Rappeler en temps opportun au DG les réunions et obligations prévues ;
Coordonner l’ensemble des contacts extérieurs du Directeur général.

Missions, voyages :

Préparer les missions des équipes de la structure ;
Préparer les ordres de mission.

Réception :

Accueillir les personnes étrangères à la structure ;
Accueillir les visiteurs : après renseignements pris sur l’objet de leur visite ;
Informer le destinataire de l’arrivée de son visiteur (lorsqu’il est attendu).

Gestion des fournitures consommables

Gérer les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien ;
Tenir à jour un registre de gestion des fournitures ;
En cas d’informatisation du processus, enregistrer dans le logiciel, les mouvements entrées sorties de fournitures de bureau ;
Remplir les fiches de demande de fournitures et s’occuper de l’approvisionnement en cas de besoin ;

Gestion de la caisse menues dépenses

Gérer les mouvements entrées sorties de la caisse de menues dépenses ;
Tenir à jour le brouillard de caisse ;
Préparer et mettre à la disposition du comptable au quotidien le point des dépenses exécutées en espèces ;
Participer à l’inventaire et à la rédaction du PV d’inventaire ;
Participer à la rédaction du rapport financier

PROFIL :

Être de nationalité togolaise ;
Être titulaire au moins d’une licence/assistant administratif ou de tout diplôme similaire ;
Avoir une expérience d’au moins 3 ans au moins dans une administration, une institution privée ou dans les projets de développement ;
Justifier d’une bonne maîtrise du pack office (World, Excel, PowerPoint) ;
Avoir une parfaite maîtrise des applications de messagerie électronique (Internet) ;
Savoir prioriser les activités de l’Agence et travailler dans la confidentialité ;
Être pondéré et accueillant ;
Être apte à travailler à un rythme soutenu et sous pression ;
Être discret et disponible ;
Pouvoir travailler en dehors des heures de service en cas de besoin ;
La maîtrise de l’anglais est un atout.

DOSSIER DE CANDIDATURE :

Merci d’adresser au plus tard le 12 avril 2023, votre dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un curriculum vitae, la copie des diplômes, attestations de travail et références, à l’adresse ci-après :

Cabinet LUCREATIF

481, rue des cocotiers – Hanoukopé

Tél : +228 22 20 30 89

Cel : +228 92 49 59 44

E-mail : jobs@lucreatif.com (préciser en objet de l’e-mail : « Candidature au poste de ‘’titre du poste’ avec la mention obligatoire de la référence y afférente ».

NB : privilégier l’envoi des candidatures par e-mail.