séminaire de formation en secrétariat et comptabilité

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UN/UNE RESPONSABLE ADMINISTRATIF.VE ET FINANCIER.E

Poste basé à Lomé-Togo

CONTEXTE

LAMESIN NYO est un dispositif de santé et de protection sociale (DSPS). Ce DSPS est accompagné par l’ONG française ATIA, spécialisée dans la conception et la réalisation de programmes concrets d’aide au développement.

L’objectif de LAMESIN NYO est d’améliorer l’accès aux soins de santé des micro-entrepreneurs bénéficiant des services de l’institution de micro-finance Assilassimé Solidarité (AS) et de leur famille. Il s’agit d’un public défavorisé, qui n’a pas accès au crédit bancaire classique. Le DSPS se décline en quatre axes d’activités prioritaires :

Micro-assurance santé : prise en charge partielle des dépenses de santé.
Accompagnement médico-social : permanences, visites à domicile afin d’orienter le plus rapidement possible les bénéficiaires vers les formations sanitaires du réseau.
Santé préventive : formations de groupe, visites à domicile afin d’améliorer les connaissances, attitudes et pratiques des bénéficiaires.
Gestion et renforcement du réseau de formations sanitaires conventionnées : accompagnement des bénéficiaires au sein des formations sanitaires, suivi-évaluation régulier des soins et prestataires de soins.

Sous la responsabilité de la Représentante Programme et la supervision du Conseiller Technique Finance et Admin, le/la RAF est responsable de la bonne application des procédures bailleurs ainsi que des exigences légales en vigueur au Togo. Il/elle coordonne les activités financières et administratives du Fonctionnement et du Fonds Mutuel en contrôlant tous les paiements, les livres comptables, le traitement des salaires, des aspects administratifs (dossiers personnels, démarches administratives du personnel…) et s’assure d’une remontée fiable des clôtures comptables et des reportings bailleurs.

PRINCIPALES TACHES

Pour le bon déroulement de la phase de mise en place des activités comptables, administratives et RH, le/la RAF sera appuyé dans tous ces aspects par le conseiller technique finance et Admin (spécialiste de la gestion financière du DSPS) présent à Lomé pour encadrer le/la RAF durant une période de temps, le temps pour lui/elle d’être autonome.

Le CTFA accompagnera le/la RAF en le/la supervisant dans l’exécution de ses tâches mais encore en la formant sur les bonnes pratiques de la gestion financière de la mutuelle.

Comptabilité générale

La RAF s’assure de la mise à jour de la Comptabilité en termes de traitement de données comptables (imputations comptables/analytiques, saisies, lettrages, rapprochement bancaire, inventaire de caisse, analyses de comptes, mise à jour du fichier d’import écritures).

Assure les vérifications, la validation et le traitement des saisies dans le logiciel Sage
Assure les analyses des comptes et de tous les journaux comptables
S’assure du lettrage des comptes et d’analyser les tiers non lettrés
Assure les travaux de clôtures comptables mensuelles et annuelles
Assure la préparation des audits internes et externes ainsi que l’application des recommandations
Assure les déclarations d’impôts et taxes ainsi que leurs saisies dans Sage
Assure la préparation des états financiers

Comptabilité Analytique

Assure la mise en place de la comptabilité analytique dans Sage (création des lignes budgétaires prévisionnelles)
Assure la mise à jour de l’analytique dans Sage et le bon contrôle des affectations analytiques et demander des corrections si nécessaires

Suivi de la trésorerie

Assure le suivi de la trésorerie (Banques et caisses)
Assure mensuellement la vérification et la validation des rapprochements bancaires
Contrôle et approuve tous les paiements avant validation de la Directrice
Contrôle et approuve les notes de débit dans les délais prévus

Budget et Reporting

Assure périodiquement le suivi budgétaire de toutes les subventions
Participation à la rédaction des parties financières des demandes de financement et des rapports bailleurs
Prépare les parties financières des rapports bailleurs (intermédiaires et finaux)

Administration et RH

S’assure de la bonne application des procédures administratives
S’assure du bon calcul des fiches de paie
Gère tous les dossiers de personnel dans tous leurs aspects
Assures la formation et le suivi des équipes sous sa responsabilité

Achats et Approvisionnement

Contrôle toutes les demandes d’achat avant validation de la directrice
Contrôle le suivi des approvisionnements FM et fonctionnement
S’assure de l’application stricte des procédures achats

Cette liste de tâches peut être mise à jour selon les besoins de l’activité

Expérience et compétences requises :

Être titulaire d’au moins une licence en comptabilité, Finance, économie ou gestion
Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelles dans le domaine des finances et comptables (dont au moins 2 en ONG serait un atout)
Avoir une expérience de 3 ans au moins à un poste similaire
Avoir au moins 2 ans d’expérience en management d’équipe
Maîtrise du logiciel de gestion comptable et financière Sage 100 serait un atout
Maitrise de la suite office (principalement Excel)
Connaissance des procédures comptables, financières et RH
Bonne connaissance en Comptabilité analytique
Bonne connaissance des procédures fiscales du Togo
Expérience dans la gestion des fonds bailleurs et une bonne connaissance de gestion intégrée fond mutualiste et fonds bailleurs ;
Maîtrise de procédures et outils de gestion bailleurs
Bonne maitrise des processus de recrutement, des calculs de salaire et de la législation du Travail au Togo
Expérience en santé communautaire très appréciée
Parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
Capacité d’organisation, de communication, de gestion du travail
Connaissance du secteur mutualiste au Togo serait un atout
Une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la gestion administrative et financières
Capacité à travailler en équipe

Habiletés et aptitudes

Être rigoureux dans le travail, le respect des procédures et des délais ;
Fortes capacités d’analyses/Esprit de synthèse/Sens de créativité, organisation, et ouverture d’esprit
Orienté vers les résultats avec une forte capacité d’anticipation
Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale
Bon sens de l’autonomie et de l’initiative, d’adaptation et de flexibilité
Grande capacité managériale,
Identification de problèmes et propositions de solutions pratiques
Compétence pour le travail en équipe
Capacité à prendre des décisions et d’en référer aux personnes concernées
Excellentes capacités d’organisation, méthodique
Grande autonomie dans le travail.

CONDITIONS

Contrat de droit local à durée indéterminée avec trois mois d’essais
Couverture assurance santé 80 % (avec 2 ayants droits)
Salaire 13^e mois versé en fin d’année
Date de démarrage: dès que possible

PROCEDURE DU RECRUTEMENT

Présélection sur dossier – (2) Test écrit – (3) Entretien individuel

NB : Les dossiers ne correspondant pas au profil et incomplets ne seront pas examinés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit.

Dossier de recrutement

Merci d’envoyer votre CV (maximum 2 pages) et votre lettre de motivation (maximum 1 page) comprenant une liste d’au moins 2 références correspondantes aux derniers superviseurs directs.

Le dossier devra être envoyé par email à karim.sourghia@atia-ong.org avec en copie leslie.moreau@atia-ong.org en indiquant la référence suivante en objet du mail « Recrutement Responsable Administratif.ve et Financier.e /LN ».

Les candidatures seront traitées au fur et à mesure de leurs réceptions.

Date limite d’envoi : 23 juillet 2023 à minuit.