TERMES DE REFERENCE POUR LA SELECTION DU CABINET D’EXPERTISE COMPTABLE POUR L’AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE
Action Communautaire pour la Santé (ACS)
EXERCICE 2025
INTRODUCTION :
Action Communautaire pour la Santé (ACS) est une organisation togolaise à but non lucratif de promotion de la santé communautaire située dans la région sanitaire du Grand Lomé. Elle est Créée en juillet 1998 par les personnes vivant avec le VIH (PVVIH) et des professionnels de santé engagés pour répondre à cette période à l’insuffisance de la prise en charge des personnes infectées et affectées par le VIH/Sida. Sa mission est d’améliorer la qualité de vie de la population en général, des personnes défavorisées en particulier notamment des PVVIH par des actions à assise communautaire et participative. Les cibles de ACS sont les personnes défavorisées, les PVVIH, les populations clés (HSH, PS, détenus), les jeunes et adolescents et la population générale à travers l’offre de soins diversifiés. Au 30 Novembre 2025 la file active de ACS est de 3006 personnes vivantes avec le VIH (PVVIH) sous traitement ARV dont 133 enfants ,90 adolescents, 205 HSH et 64 PS.
CONTEXTE
ACS en tant qu’acteur clé intervenant en faveur des personnes défavorisées et vulnérables prône dans ses valeurs la bonne gouvernance et la transparence dans la gestion des ressources mises à sa disposition par les pouvoirs publics et les partenaires multilatéraux.
Dans le cadre de la gestion des ressources mises à sa disposition, ACS a entamé depuis près de Six ans, un processus de renforcement de son système de gestion (gestion comptable, financière, administrative etc.) afin de donner un gage de transparence.
Elle est soutenue dans cette démarche par un appui technique et financier du bailleur Sidaction en co-financement avec l’Agence Française de Développement. Sa comptabilité est gérée sous un logiciel, qui garantit une meilleure gestion. Elle pratique une comptabilité d’engagement.
A la clôture de l’exercice social qui s’étend du 1er janvier au 31 décembre 2025, les comptes de l’association sont arrêtés par la Direction Exécutive puis audités par un Expert-Comptable/commissaire aux comptes.
OBJECTIF GENERAL ET CONTENU DE LA MISSION
L’objectif de la mission est de permettre aux Commissaires aux Comptes d’émettre une opinion professionnelle et indépendante sur la régularité, la conformité, l’exactitude, la sincérité des comptes annuels, et sur l’image fidèle que ceux-ci donnent de son patrimoine et de la situation financière de l’associations.
Le Commissaire aux Comptes émettra par ailleurs une opinion sur le niveau de structuration financière, sur les procédures du contrôle interne et les méthodes utilisées par l’association. Il devra formuler des recommandations de façon claire sur le niveau du contrôle interne pour permettre à l’association d’évaluer les progrès restant à accomplir.
A cet égard, la mission de contrôle des comptes de l’association devra s’exercer dans le cadre des dispositions statutaires et réglementaires, selon les normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des experts Comptables, IFAC (International Federation of Accountants).
Le Commissaire aux Comptes pourra mettre en œuvre les diligences, tests, contrôles et sondages qu’il jugera nécessaire à la formulation de son opinion. Celle-ci doit se faire par référence aux normes d’audit internationales ISA (International Standards on Auditing) édictées par la Fédération Internationale des Experts Comptables, IFAC (International Federation of Accountants), eu égard au nouveau référentiel comptable des entités à but non lucratif (SYCEBNL) en vigueur.
L’objectif final de la certification est de garantir la bonne gestion des ressources, d’améliorer sa crédibilité et d’assurer la confiance auprès des partenaires techniques et financiers.
Au final, le commissaire aux comptes devra se prononcer sur les états financiers (Bilan, Compte de Résultat, Tableau Emplois Ressources,) produits par l’association.
PERIODE COUVERTE PAR LA MISSION
L’audit couvrira uniquement l’exercice comptable 2025 (1er Janvier au 31 décembre 2025).
RESULTATS ATTENDUS
A l’issue de ses travaux, le Commissaire aux Comptes devra rédiger les rapports suivants :
- Un rapport d’audit des comptes, (dont modèle devra être joint à la soumission)
- Un rapport sur le contrôle interne, (dont modèle devra être joint à la soumission);
Le rapport sur le contrôle interne indiquera les principales faiblesses, anomalies et irrégularités relevées. Pour chaque faiblesse relevée, il sera indiqué :
- La description de la faiblesse (nature, causes, etc.…) ;
- Les conséquences et l’impact de la faiblesse sur les comptes annuels ;
- Les principaux risques auxquels est exposée l’association ;
- Les recommandations permettant de corriger les faiblesses constatées.
CONTENU DES OFFRES
L’offre technique devra inclure tous les renseignements nécessaires à sa bonne évaluation, notamment :
- La présentation du cabinet (forme sociale, implantation, domaines d’activités, organisation, références professionnelles, appartenance à un ordre d’experts comptable, etc.) ;
- Une description de l’expérience du cabinet en général et particulièrement dans le domaine des Organisations Non Gouvernementales.
- La compréhension de la mission ;
- La méthodologie de travail proposée ;
- Le planning et les délais d’exécution des travaux ;
- L’organisation de l’équipe d’intervention et les curriculums vitae des intervenants ;
L’offre Financière comportera :
- Une lettre de soumission
- Une proposition financière détaillée sous forme de devis quantitatif, estimatif ou de bordereau de prix.
Les pièces à fournir :
- La copie de la carte operateur économique en cours de validité
- Une copie du quitus fiscal
- Une copie de l’attestation de non faillite
- Une copie de l’agrément
Certains soumissionnaires pourraient être conviés à la négociation de leurs offres financières selon les modalités qui seront communiquées ultérieurement.
Les conditions du marché conclu ne sont pas révisables en cours de mandat.
L’association se réserve le droit de faire vérifier toutes les informations et d’écarter éventuellement tout soumissionnaire ayant fourni des informations erronées ou incomplètes.
Critères de Sélection
Le critère qui sera utilisé pour la sélection du cabinet est celui du mieux disant (rapport qualité / prix)
- COUT DE PREPARATION DE L’OFFRE DE SERVICE
Le coût de préparation de l’offre de service et autres coûts liés à la négociation du contrat ne sont pas remboursables.
La présente consultation, quelle qu’en soit l’issue, n’entraîne aucun engagement de l’association et ne saurait donner à quelconque dédommagement en faveur du soumissionnaire.
PRESENTATION ET DEPOT DE L’OFFRE DE SERVICE
L’offre technique et l’offre financière seront présentées sous un pli fermé qui portera la mention ci-après :
« CONSULTATION POUR LA DESIGNATION D’UN CABINET D’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER -OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE POUR LE COMPTE DE ACS. A N’OUVRIR QU’EN SEANCE »
DELAI ET LIEU DE SOUMISSION
Les offres doivent être déposées à Action Communautaire pour la santé (ACS) au plus tard le 07 Janvier 2026 à 16h00.
Adresse : Bè Ahligo, 70 Rue Assassa, BP 6173 Lomé Togo, Tel +228 92 07 95 55
RENSEIGNEMENTS
Pour toute information complémentaire, les représentants des soumissionnaires pourront s’adresser au secrétariat d’Action Communautaire pour la Santé (ACS), dont les coordonnées sont indiquées ci-après :
Téléphone : 228 92 07 95 55
E-mail : : actioncontrelesidatogo2@yahoo.fr/ actioncomsante@gmail.com
DEPOUILLEMENT DES OFFRES
Les offres seront ouvertes par un Comité de Sélection composé de quatre membres :
-La Directrice Exécutive de ACS
-La RAF de ACS
-Le comptable de ACS
-Un représentant du Conseil d’administration de ACS.
Préalablement à l’examen des offres, le Président du Comité de Sélection fera connaître, le cas échéant, les observations qui ont pu être soulevées par les soumissionnaires.
Les décisions du Comité de Sélection seront transmises au Président du Conseil d’administration pour validation. Elles sont sans appel ni justification.
Les résultats de la consultation seront individuellement notifiés aux candidats, chacun en ce qui le concerne. Par ailleurs, un entretien se fera avec la RAF pour plus de précision sur les attentes et la charge de travail de la mission.
Date de démarrage de la mission
La mission sera réalisée dans la deuxième semaine du mois de Janvier 2026
Soumission des rapports
Le rapport provisoire sera soumis une semaine à la fin de la mission et sera présenté en version dure (03 copies) et numérique.
Le rapport définitif sera disponible trois jours après la réception des commentaires et observations en version dur (03 copies) et numérique.
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