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La Plateforme des opportunités au TOGO

FAO Togo recrute-24/10/2022

Assistant(e) aux achats

  • Type d’emploi: Travail temporaire
  • Lieu principal: Togo-Lome
  • Organizational Unit: FRTOG
  • Type de réquisition: PSA (Accord de services personnels)
  • Grade: N/A
  • Durée: Onze (11) mois sur une période d’un (1) an, du 1er novembre 2022 (au plus tôt) au 31 octobre 2023
  • Numéro de poste: N/A

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Cadre organisationnel

L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et de réduire la faim et la malnutrition, pour aider à développer l’agriculture, la pêche et la sylviculture, et d’utiliser leurs ressources environnementales et naturelles d’une manière durable.

Position hiérarchique

Sous la responsabilité générale du Représentant de la FAO et sous la supervision directe de l’Assistant au Représentant (Administration), l’Assistant(e) aux achats est chargé(e) de la mise en œuvre des processus d’acquisition des biens et services au sein de la Représentation de la FAO au Togo.

Domaine de spécialisation 

L’Assistant(e) aux achats élabore et maintient les processus relatifs aux consultations pour l’acquisition de biens et services, aux lettres d’accord et aux autres fonctions d’achat, en veillant au respect des normes et procédures de la FAO en matière d’achats.

Tâches et responsabilités

L’Assistant(e) aux achats est responsable de l’exécution des tâches spécifiques suivantes :

•    appuyer la Représentation et les projets dans la préparation de leur plans d’achats, élaborer le plan d’achats consolidé du Bureau et veiller à sa mise en œuvre effective (suivi des échéances des différentes étapes et actualisation) ;
•    gérer et maintenir la base de données des fournisseurs des achats locaux et mettre à jour la liste des fournisseurs ;
•    identifier les fournisseurs potentiels de biens et services sur le marché local à travers l’internet, les appels à manifestation d’intérêt et les études de marchés en appliquant les règles et règlements de la FAO en matière d’achats (MS 502) ;
•    suivre les approbations des demandes d’achat (PR) dans le GRMS ;
•    exécuter le processus d’achat local/international de biens et services auprès des fournisseurs conformément aux procédures d’achats de la FAO : préparer les appels d’offres, recevoir les devis, les offres ou les propositions, les évaluer et rédiger le rapport d’examen des soumissions ;
•    préparer toute la documentation à présenter au comité d’achats local conformément aux MS 502 et 507, et en assurer le secrétariat ;
•    communiquer les décisions d’attribution des marchés aux soumissionnaires retenus et non retenus à l’issue d’un appel d’offres ;
•    établir dans le GRMS les bons de commande (PO) de biens et de services (MS 502), des protocoles d’accord (MS 507) et des accords de soutien à l’investissement (MS 702) ;
•    participer à l’organisation de la formation du personnel du programme et des projets sur la passation des marchés, synthèse des enseignements tirés et fourniture d’exemples pertinents de la pratique de la passation des marchés ;
•    maintenir un système adéquat et approprié d’archivage des dossiers de marchés (les demandes d’achat, les appels d’offres, les commandes,…) qui assure un classement plus rapide et systématique, une récupération plus rapide des informations, une plus grande protection des informations et une stabilité et une continuité administratives accrues ;
•    effectuer l’assurance qualité préliminaire pour les protocoles d’accord, en s’assurant que dans le dossier l’accord tous les documents sont en ordre et correctement remplis et classés, avant que l’assurance qualité finale ne soit effectuée par l’Assistant au Représentant (Administration) ;
•    obtenir le rapport d’évaluation de la performance des fournisseurs auprès du demandeur après l’achèvement d’une opération d’achat pour le classer ;
•    assurer la liaison avec l’Administration pour la préparation et l’obtention en temps voulu des documents d’exonération des droits et taxes douanières ;
•    apporter son appui à l’équipe administrative et l’IT à l’inventaire physique périodique et annuel des biens ;
•    assister aux réunions de l’Equipe de gestion des opérations (OMT) et aux groupes de travail de l’OMT du Système des Nations Unies au Togo ;
•    s’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Lire aussi :  Des commerciaux-25/11/2022

LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES SELON LES CRITÈRES SUIVANTS :

Conditions minimales à remplir

•    Etre titulaire d’un diplôme universitaire de master ou équivalent, de préférence en approvisionnement (achats et logistique), en commerce, en gestion, en administration des affaires, en comptabilité ou dans un autre domaine pertinent.
•    Avoir au minimum trois (3) années d’expérience de travail dans la gestion des processus d’approvisionnement ou tout autre domaine connexe.
•    Avoir une connaissance courante (niveau C) du français et une bonne connaissance de l’anglais (niveau B) serait un atout.
•    Être ressortissant du Togo ou être résident dans le pays avec un permis de travail régulier.

Compétences de base exigées par la FAO

•    Attention portée aux résultats
•    Avoir l’esprit d’équipe
•    Sens de la communication
•    Établissement de relations constructives
•    Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles

Lire aussi :  UN(e) COMPTABLE (H/F)

•    Etre capable d’utiliser efficacement les logiciels courants de bureau, comme MS Office (Word, Outlook, Excel, Exchange) etc., les logiciels de gestion de bases de données et d’autres systèmes d’information pour introduire des données, faire des demandes, retrouver des rapports et analyses ad hoc, analyser et rédiger les résultats dans un format approprié.
•    Etre capable d’adopter une approche systématique, structurée et efficace des tâches de travail.
•    Etre capable d’analyse, d’exactitude et de cohérence.
•    Etre minutieux et attentif dans la gestion des dossiers.
•    Etre capable à travailler dans des délais serrés et sous pression.
•    Le/la titulaire devra être doté d’un esprit coopératif, de flexibilité et d’ouverture au travail dans un environnement international. Il devra faire preuve de tact et de courtoisie et être capable d’établir et de maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de nationalités et de cultures différentes. ______________________________________________________________________________________

Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.

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RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

  • La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).
  • Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à [email protected]  : .
  • Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.
  • Veuillez noter que la FAO ne prend en considération que les titres universitaires et diplômes délivrés par des établissements reconnus figurant dans la Base de donnée mondiale de l’enseignement supérieur, la liste mise à jour par l’Association internationale des universités (IAU)/UNESCO. Pour accéder à la liste, prière de cliquer ici  www.whed.net/ 
  • Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/

COMMENT POSTULER
Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.
Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.
Pour obtenir de l’aide, écrire à:  [email protected]       Date limite :24/oct./2022, 21:59:00

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