APPEL À CANDIDATURES
Constitution d’une Base de Données de Prestataires de Services
Pour l’organisation d’ateliers et de séances de sensibilisation sur toute l’étendue du territoire Togolais
I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION
YOUTH AWAKE est une organisation non gouvernementale dont la mission est la promotion de la paix, de la sécurité, de la cohésion sociale et du développement durable, en plaçant la jeunesse au cœur de l’action communautaire. Dans le cadre de ses activités opérationnelles, l’organisation organise régulièrement des ateliers de formation, des séances de sensibilisation, des réunions de concertation et diverses rencontres à l’échelle nationale et/ou régionale.
Afin d’optimiser la gestion administrative et financière de ces événements, et conformément aux règles de bonne gouvernance et de transparence, YOUTH AWAKE souhaite constituer une base de données de prestataires qualifiés et fiables dans différents domaines de services.
Ce présent appel à candidatures vise à inviter toute entreprise, structure ou prestataire individuel remplissant les conditions requises à soumettre un dossier de candidature en vue d’une éventuelle collaboration.
II. OBJECTIFS DE L’APPEL
Le présent appel à candidatures vise à :
- Identifier et référencer des prestataires compétents dans les domaines liés à l’organisation d’événements ;
- Disposer d’une liste de prestataires présélectionnés permettant une mise en concurrence rapide et transparente lors des besoins ;
- Établir des partenariats durables avec des structures offrant un rapport qualité-prix optimal ;
- Garantir la disponibilité des services nécessaires dans les délais impartis.
III. CATÉGORIES DE PRESTATAIRES RECHERCHÉS
Les candidatures sont attendues dans les catégories suivantes :
- Hébergement / Hôtellerie
- Hôtels, centres de conférence, résidences hôtelières
- Location de salles de réunion / conférence équipées
- Hébergement en pension complète / demi-pension
- Restauration / Traiteur
- Services traiteurs pour les pause-café, déjeuners et dîners
- Restaurants avec formule groupe / séminaire
- Services de livraison de repas sur site
- Transport et Mobilité
- Location de véhicules avec ou sans chauffeur
- Transport collectif / navettes pour participants
- Services de taxi / transferts aéroport
- Location de bus, minibus, fourgonnettes
- Équipements et Matériels Techniques
- Location de systèmes de sonorisation
- Fourniture de groupes électrogènes / alimentation de secours
- Fournitures et Matériels de Bureau
- Papeterie, kits participants, blocs-notes, stylos
- Impression, reliure, reprographie de supports
- Bannières, bâches, kakémonos
- Roll-ups et matériaux de communication visuelle
- Prestataires en Communication / Médias
- Services de photographie et vidéographie
- Couverture médiatique et reportage
- Traduction / interprétariat (langue locale et internationale)
- Autres Services Complémentaires
- Services de gardiennage, sécurité et hôtesse événementielle
- Services de nettoyage et maintenance
- Décoration et aménagement de salle
IV.CONDITIONS DE PARTICIPATION
Peut soumissionner à cet appel, toute personne physique ou morale :
- Légalement enregistrée et en règle vis-à-vis des autorités administratives et fiscales ;
- Justifiant d’une expérience avérée dans le domaine de la prestation concernée ;
- Disposant des capacités techniques et humaines pour assurer les services requis ;
- N’ayant aucun lien de parenté ou conflit d’intérêt avec le personnel de l’organisation ;
- Acceptant de se conformer aux règles éthiques et déontologiques de l’organisation.
V. DOSSIER DE CANDIDATURE À FOURNIR
Le dossier de candidature doit comprendre obligatoirement :
- Documents administratifs
- Copie de la pièce d’identité du responsable (pour les prestataires individuels) ;
- Copie du registre de commerce ou tout document d’enregistrement officiel ;
- Attestation de régularité fiscale en cours de validité ;
2.Capacités techniques et références
- Présentation de la structure (Deux pages maximum) ;
- Liste des références de prestations similaires réalisées au cours des 3 dernières années avec contacts des clients (trois minimum) ;
- Copies des contrats ou attestations de bonne exécution (au moins deux références).
- Offre technique et financière
- Description détaillée des services proposés ;
- Grille tarifaire indicative par type de prestation ;
- Conditions générales de vente (modalités de paiement, délais, garanties).
VI. QUESTIONNAIRE D’INFORMATION PRESTATAIRE
En complément du dossier, les candidats sont invités à renseigner le questionnaire ci-après, structuré par catégorie de prestation.
Vous ne répondez qu’aux sections correspondant à votre domaine d’activité.
| 1. HÉBERGEMENT / HÔTELLERIE | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Nom et localisation de l’établissement (ville, quartier, adresse exacte) |
| 2 | Nombre de chambres disponibles (simple, double, suite) |
| 3 | Disponibilité de salles de réunion : nombre, capacité maximale par salle |
| 4 | Équipements des salles (climatisation, projecteur, écran, tableau, Wi-Fi) |
| 5 | Tarif par chambre/nuit (en CFA) |
| 6 | Tarif journée de séminaire (déjeuner + pauses inclus ou hors pauses) |
| 7 | Capacité de restauration sur place (nombre de couverts) |
| 8 | Disponibilité d’un parking sécurisé (nombre de places) |
| 9 | Services additionnels disponibles (blanchisserie, etc.) |
| 10 | Conditions de réservation et d’annulation |
| 11 | Personne de contact et coordonnées pour les réservations groupe |
| 2. RESTAURATION / TRAITEUR | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Nom et adresse du prestataire / restaurant |
| 2 | Type de cuisine proposée (locale, internationale, mixte) |
| 3 | Capacité d’accueil maximum pour un groupe |
| 4 | Offre de service : déjeuner, dîner, pause-café, cocktail, buffet ? |
| 5 | Menu type proposé pour un déjeuner de séminaire (entrée, plat, dessert, boisson) |
| 6 | Tarif par personne pour une pause-café simple / enrichie |
| 7 | Tarif par personne pour un déjeuner groupe (formule standard) |
| 8 | Possibilité de livraison sur site (si oui, rayon de livraison et frais éventuels) |
| 9 | Respect des normes d’hygiène alimentaire (certifications ou pratiques en place) |
| 10 | Délai de préavis minimum pour une commande |
| 11 | Prise en charge de régimes alimentaires spéciaux (végétarien, allergie, etc.) |
| 3. TRANSPORT ET MOBILITÉ | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Type de véhicules disponibles (sedan, 4×4, minibus, bus, fourgonnette…) |
| 2 | Nombre de véhicules disponibles par type |
| 3 | Capacité de chaque type de véhicule (nombre de passagers) |
| 4 | Tarif journalier avec chauffeur/ou non par type de véhicule |
| 5 | Tarif kilométrique (pour les missions hors ville) |
| 6 | Disponibilité 24h/24 et 7j/7 (ou horaires de service) |
| 7 | Ancienneté et état des véhicules (année de fabrication, climatisés ?) |
| 8 | Zone géographique d’intervention (régions couvertes) |
| 4. ÉQUIPEMENTS ET MATÉRIELS TECHNIQUES | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Types de matériels disponibles à la location (liste détaillée) |
| 2 | Marque et état des équipements (état général) |
| 3 | Tarif journalier par type de matériel |
| 4 | Service d’installation et de technicien sur site (inclus ou en supplément ?) |
| 5 | Tarif pour un forfait sonorisation complète pour salle de 50 à 100 personnes |
| 6 | Disponibilité de groupes électrogènes (puissance et tarif) |
| 7 | Conditions de maintenance et de remplacement en cas de panne |
| 5. FOURNITURES ET MATÉRIELS DE BUREAU | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Types de fournitures et articles disponibles (liste des produits courants) |
| 2 | Capacité de production de kits participants (contenu, délai de préparation) |
| 3 | Tarif d’un kit participant standard (bloc-notes, stylo, chemise, programme) |
| 4 | Tarif d’impression par page (N&B et couleur, formats A4 / A3) |
| 5 | Tarif de reliure spirale / thermocollée par document |
| 6 | Fabrication de bannières / bâches : délai, tarif au m² |
| 7 | Conception graphique incluse ou facturée séparément ? |
| 8 | Livraison sur site possible (conditions et frais) |
| 9 | Délai de production pour une commande urgente (< 72h) |
| 6. COMMUNICATION, MÉDIAS ET INTERPRÉTARIAT | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Services proposés : photographie, vidéographie, reportage, live streaming ? |
| 2 | Tarif d’une prestation photo pour une journée d’atelier (avec livraison HD) |
| 3 | Tarif d’une prestation vidéo (tournage + montage basique) |
| 4 | Langues de traduction / interprétariat disponibles |
| 5 | Tarif d’interprétariat consécutif (par demi-journée / journée) |
| 6 | Équipement d’interprétariat simultané disponible (cabines, casques…) ? |
| 7 | Services de sous-titrage ou transcription disponibles ? |
| 8 | Portfolio ou exemples de travaux antérieurs |
| 9 | Expérience avec des ONG ou organisations internationales |
| 7. SERVICES COMPLÉMENTAIRES (Sécurité, Nettoyage, Décoration, etc.) | |
| N° | Information / Question requise |
| 1 | Type de service proposé (gardiennage, nettoyage, décoration, autres) |
| 2 | Nombre d’agents / personnel disponible pour un événement |
| 3 | Tarif pour une journée d’atelier |
| 4 | Tarif pour une demi-journée de service |
| 5 | Matériel et équipements fournis par le prestataire |
| 6 | Expériences dans des contextes similaires (ONG, conférences, séminaires) |
| 7 | Certifications ou agréments professionnels détenus |
| 8 | Couverture en assurance responsabilité civile |
VII. MODALITÉS DE SOUMISSION
Les dossiers de candidature doivent être soumis en version électronique en format PDF à l’adresse email : youthawake18@gmail.com.
VIII. PROCESSUS DE SÉLECTION
L’évaluation des dossiers se fera en trois étapes :
Étape 1 : Vérification de la recevabilité
Vérification de la complétude du dossier administratif. Les dossiers incomplets seront rejetés sans appel.
Étape 2 : Évaluation technique
Appréciation des capacités techniques, des références présentées et de la qualité des informations fournies.
Étape 3 : Intégration à la base de données
Les prestataires retenus seront officiellement notifiés et intégrés dans la base de données de YOUTH AWAKE. L’intégration à la base ne garantit pas une commande automatique. Elle constitue une présélection pour toute future mise en concurrence.
IX. ENGAGEMENTS DES PARTIES
- Engagements de YOUTH AWAKE
- Traiter tous les dossiers de manière équitable et transparente ;
- Informer les candidats du résultat de leur candidature ;
- Assurer la confidentialité des informations commerciales transmises ;
- Respecter les délais de paiement convenus lors de toute commande.
- Engagements du prestataire
- Fournir des informations exactes et vérifiables dans le dossier de candidature ;
- Informer YOUTH AWAKE de tout changement affectant ses capacités ou tarifs ;
- Respecter les standards de qualité et de ponctualité lors des prestations ;
- Se conformer aux valeurs et au code éthique de YOUTH AWAKE.
X. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
YOUTH AWAKE se réserve le droit de :
- Demander des informations ou documents complémentaires à tout candidat ;
- Effectuer des visites de contrôle des locaux ou équipements des prestataires ;
- Retirer de la base de données tout prestataire dont les performances s’avèrent insatisfaisantes ;
- Modifier ou annuler le présent appel à candidatures sans obligation d’en justifier les raisons.
