Le Programme Alimentaire Mondial est la plus grande organisation humanitaire au monde qui sauve des vies dans les situations d’urgence et utilise l’aide alimentaire pour construire une voie vers la paix, la stabilité et la prospérité, pour les personnes qui se remettent d’un conflit, de catastrophes et de l’impact du changement climatique. Nous recrutons.
Poste : Associé au soutien aux entreprises GS6
LE RÔLE
Superviser et assurer la coordination d’un ensemble complet de services de soutien et d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour s’assurer que les services soient fournis dans la confidentialité, la ponctualité et l’efficacité.
RESPONSABILITÉS (non exhaustives) :
- Superviser la gestion des fichiers et des bases de données pour s’assurer que les informations sont structurées et conformes aux règlements et politiques applicables, et que le personnel peut y accéder facilement.
- Réviser le courrier et d’autres documents, en communiquant des observations et en apportant des modifications le cas échéant, pour contribuer à la production de ces éléments dans le respect des normes de délai et de qualité en vigueur.
- Aider les responsables à planifier, suivre et rapprocher les budgets pour s’assurer que les ressources financières prévues sont utilisées efficacement.
- Évaluer les procédures et les pratiques et recommander des améliorations, afin de contribuer à l’exécution efficace des services d’aide à la gestion.
- Proposer une gamme complète de services complexes d’aide à la gestion au personnel pour contribuer à l’efficacité des modalités de fonctionnement.
- Fournir des conseils et un soutien et/ou dispensateur de cours de formation aux membres du personnel d’appui peu expérimentés pour les aider à assurer des services d’aide à la gestion.
- Assureur des tâches d’aide à la gestion des activités du ou de la Représentante et de son adjoint.
- Établir et/ou compilateur des rapports détaillés, des courriers, des notes d’information ou d’autres documents opérationnels et effectuer des recherches dans le domaine de la logistique, du programme et d’accès humanitaire.
- Solliciter activement des retours d’informations et les utiliser pour améliorer les procédures opératoires et autres processus.
- Répondre à des demandes complexes d’aide à la gestion pour renseigner les bénéficiaires des services avec rapidité et précision.
- Coordonner les tâches effectuées par les collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conforme aux normes requises.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
Scolarité : Diplôme de fin d’études secondaires requis, complété par un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel concerné
Expérience professionnelle : Justifier d’au moins six ans d’expérience professionnelle progressive dans le domaine concerné, incluant une expérience confirmée en gestion administrative.
Connaissances et compétences :
- Connaissance spécialisée de l’application des procédures opératoires communes, des méthodes pratiques d’aide à la gestion ainsi que des procédures et des systèmes utilisés dans le domaine d’activité considéré, acquise à l’issue d’une formation technique et dans le cadre de l’expérience professionnelle.
- Bonnes compétences en matière de communication lui permettant
- de fournir des services spécialisés d’aide à la gestion à un large éventail de personnes.
- Aptitude à analyser et à interpréter des données financières et à effectuer le suivi des budgets.
- Aptitude à déceler rapidement les points à améliorer et à faire des recommandations visant à rendre plus efficaces la conception et la fourniture de services spécialisés.
- Aptitude à nouer des relations avec diverses personnes appartenant à différents services.
Connaissances linguistiques : Maîtrise de la langue (parlée et écrite) niveau C du français. La connaissance intermédiaire (niveau B) de l’anglais est exigée pour ce poste.
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