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Corus International recrute un Associé de Bureau Principal

séminaire de formation en secrétariat et comptabilité

Corus International est la société mère d’une famille d’organisations de classe mondiale et un leader mondial du développement international, avec 150 ans d’expérience combinée au sein de nos sociétés. Nous sommes une organisation inclusive qui croit que la diversité et les différences ne font que nous rendre plus forts. Nous sommes perturbateurs car en remettant en question les conventions, nous innovons et maximisons le bien que nous pouvons faire dans le monde. Nous promouvons l’interconnectivité parce que les problèmes complexes nécessitent des solutions globales et intégrées. Et nous sommes agiles, car le monde évolue rapidement et nous évoluons au rythme du changement. Nos plus de 800 employés dans le monde sont des experts dans leur domaine et se consacrent à aider les personnes les plus vulnérables du monde à briser le cycle de la pauvreté et à mener une vie saine.

A Corus, nous valorisons le domaine d’expertise spécialisé de chaque employé et favorisons la croissance professionnelle. Nous promouvons un environnement de travail engageant et solidaire, dans lequel les employés se sentent habilités et motivés à innover, à apprendre et à collaborer. Et comme nos entreprises fonctionnent souvent en partenariat, nos employés ont la possibilité de travailler au sein de notre famille d’entreprises.

Corus s’engage en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion sur son lieu de travail mondial, et nous croyons que la justice sociale et le respect de la dignité humaine de chaque personne sont fondamentaux dans tout ce que nous faisons en tant qu’organisation.

De plus amples détails sur l’organisation peuvent être trouvés à l’adresse suivante :https://corusinternational.org

Lutheran World Relief (LWR), membre de Corus International lance un appel à candidatures pour le recrutement d’un (01) Associé(e) de Bureau Principal(e) (Senior Office Associate) pour son projet PROFIT, basé à Kara, au Togo.

Résumé De Poste

L’Associé(e) de Bureau Principal(e) sera chargé(e) d’assurer le fonctionnement efficace du bureau du bureau de projet basé(e) à Kara au Togo, en complétant la confidentialité de tous les aspects du bureau, en maintenant les procédures, en gérant les flux d’informations, en surveillant les délais et les engagements.

Il/Elle est un intermédiaire clé entre le COP, les autres membres du personnel et les partenaires.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les partenaires du projet, les organisations internationales et les autorités nationales pour assurer un flux d’informations efficace et un suivi adéquat.

Supervision

L’Associé(e) de Bureau Principal(e) est sous la supervision du COP.

Résultats Clés Du Poste

  • Gestion administrative et secrétariat.
  • Gestion de missions, d’activités et organisation d’événements.
  • Classement et archivage.

Les principaux résultats obtenus par l’action de l’assistant(e) de bureau ont un impact direct sur l’efficacité du projet. Un suivi rigoureux, une présentation précise et en temps réel des informations renforcent la capacité du projet et promeuvent l’image de Corus en tant que contributeur efficace au développement.

Rôles Et Responsabilités Du Poste

  • Gestion administrative et secrétariat
  • Enregistrer le courrier entrant et sortant ;
  • Élaborer des documents (TdR, ordre du jour des réunions, ordre de mission, etc.) à la demande du COP;
  • Assister le COP dans la gestion des activités administratives et gérer son agenda;
  • Coordonner et suivre les réunions avec les responsables du projet et les partenaires ;
  • Effectuer le suivi des points de décision des réunions ;
  • Rédiger les courriers et faire le suivi des rencontres avec les partenaires ;
  • Filtrer les communications téléphoniques avec tact et discrétion ;
  • Préparer les déplacements, la documentation, le paiement des avances de mission du COP

(Préparer les autorisations de voyage, Visas) ;

  • En charge du protocole du COP pour les rencontres avec les VIP et l’organisation des réceptions officielles ;
  • Participer à l’organisation et à la préparation des réunions de travail ainsi qu’à la rédaction des procès-verbaux des réunions, assurer le suivi des recommandations ;
  • Préparer, recevoir et analyser la correspondance du COP et assurer son suivi, son classement et son partage si nécessaire ;
  • Élaborer des synthèses à partir de diverses sources documentaires et prendre l’initiative de rechercher toute information utile ;
  • Tenir à jour le « plan de mission et de congé » du COP ;
  • Apporter un support à la cartographie des processus administratifs et à la mise en place de

procédures opérationnelles internes ;

  • Assurer le classement de tous les documents du projet ;
  • Effectuer toute autre mission demandée par le COP.
  • Gestion de missions, d’activités et organisation d’événements
  • Préparer les déplacements du COP (réservations/confirmations de billet d’avion, chambre d’hôtel, demande de visa, etc.) ;
  • Gérer les dossiers de voyage du COP, notamment les copies des cartes d’embarquement, les demandes et autorisations de voyage, assurer la transmission des demandes de

remboursement et assurer leur traitement rapide ;

  • Mettre à jour le tableau du coût des missions réalisées ;
  • Organiser les événements liés à la mise en oeuvre du projet ;
  • Soutenir la préparation des réunions et conférences auxquelles le COP participe ou organise, en prenant les contacts nécessaires, en assurant l’envoi des invitations et toute la préparation logistique ;
  • Aider, si nécessaire, à l’organisation logistique d’autres événements du projet.
  • Classement et archivage
  • Gérer les dossiers, sauvegarder les informations et les documents de référence pour un accès facile en accord avec le COP.

Expérience Et Education

  • BTS ou Licence en Administration, Gestion de projets, Secrétariat, Droit ou toute autre discipline sociale connexe.
  • Au moins 3 années d’expérience professionnelle pertinente dans les ONGs et/ou d’organisations internationales.

Qualifications

  • Engagement envers les valeurs de Corus et être capable de modéliser ces valeurs dans les relations avec les collègues et partenaires : accompagnement, gratitude, vocation, intendance et innovation.

Compréhension et engagement en faveur du développement et de l’agriculture au Togo.

  • Bonnes compétences analytiques et de communication, capacité à absorber et traiter des informations destinées à un large public ; être capable de travailler avec divers groupes de personnes dans un environnement multiculturel axé sur le travail d’équipe.
  • Autonome et capacité à identifier les défis et à prendre des initiatives, à prioriser, à organiser et à effectuer plusieurs tâches sous pression et avec un minimum de supervision.
  • Capacité à résoudre des problèmes de manière créative et logique ; synthétiser; comprendre facilement les problèmes et les moyens de les résoudre ; et traduire les idées en actions avec une forte orientation vers les résultats.
  • D’excellentes compétences en communication écrite et verbale en Français sont essentielles. La connaissance de l’Anglais est hautement souhaitable.
  • Excellentes compétences dans les navigateurs Windows, MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Internet, etc.
  • Des connaissances en gestion de logiciels de gestion des ressources humaines seraient indispensables.
  • Bon relationnel, capacité à faire partie d’une équipe et à travailler avec des personnes d’horizons divers.
  • Capacité et volonté de voyager fréquemment à l’intérieur du pays.
  • Une personne intègre, responsable, soucieuse continuellement du résultat, indépendante, proactive, discrète, qui sait prendre des initiatives.
  • Compétences organisationnelles, gestion du temps, souci du détail.
  • Bonnes compétences en rédaction et synthèse, en communication, en gestion des relations humaines.
  • Capacité à travailler en équipe, et être capable de faire preuve d’initiative en l’absence de la COP.
  • Maîtrise de certains logiciels tels que la Suite Microsoft Office, et autres.
  • Capable de travailler sous pression, avec une supervision limitée et un sens aigu des priorités, et être capable de gérer plusieurs dossiers en même temps (multitâche) dans un environnement complexe et dynamique avec plusieurs homologues et partenaires aux styles de travail et personnalités différents.
  • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et international et à démontrer un comportement et des attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
  • Disponible pour un horaire flexible (tôt/tard et weekend selon les besoins) et capable de se déplacer sur le terrain.
  • Mettre un point d’honneur à terminer les tâches dans les délais, notamment lorsqu’elles ont un impact sur l’organisation de missions ou d’événements.
  • Savoir faire preuve de ténacité face à une difficulté.
  • Anticiper et être proactif sur les sollicitations et demandes concernant le support de l’unité.
  • Concentrer sur l’obtention de résultats pour les équipes.
  • Démontrer une approche du travail alliant énergie et attitude positive et constructive.

N.B. Le poste est un poste local ouvert nationaux togolais.

Autres Tâches

Cette description de poste n’est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète des activités, tâches ou responsabilités du poste. Les devoirs, responsabilités et activités peuvent changer à tout moment avec ou sans préavis. Tous les postes doivent effectuer toute tâche supplémentaire assignée par le superviseur. Les positions globales liées par des contrats ne seront pas modifiées sans préavis et approbation.

Conditions de travail, déplacements et environnement

  • Les tâches du poste nécessitent une présence régulière d’au moins 5 jours/semaine. L’employé doit être disponible pour travailler en dehors des heures normales de bureau ou la fin de semaine, selon les besoins.

Corus a une politique de travail hybride, permettant d’effectuer 50 % du travail à distance.

  • Ce poste doit être capable de voyager selon les besoins à des fins commerciales nationales et internationales standard. En exerçant les fonctions de ce poste dans différents endroits, l’employé peut être exposé à des environnements précaires avec des risques de sécurité élevés et/ou des conditions de vie très rudimentaires et des conditions météorologiques extérieures, ainsi qu’à des maladies infectieuses.

Diversité, équité, inclusion et tolérance zéro face aux abus

En tant que membre de la famille Corus, chaque employé doit:

  • Aider à développer et à maintenir un environnement qui accueille et développe une main d’oeuvre diversifiée.
  • Favoriser un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
  • Soutenir les processus d’évaluation et de promotion des employés en fonction des compétences et des performances.
  • Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Corus, les parties prenantes en général et en particulier pour les communautés que nous servons.
  • Suivre le Code de conduite de Corus pour contribuer à prévenir tout type d’abus, y compris le harcèlement sur le lieu de travail, les abus et l’exploitation sexuels et la traite des personnes.
  • Adhérer aux valeurs fondamentales de l’organisation d’inclusion, de rupture, d’interconnexion et d’agilité.

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