Termes de références pour la mise en œuvre de l’Activité 3.3: Recruter un consultant pour appuyer l’APROFEHTO dans la révision d’un manuel de procédures administratives et comptables.
Projet Femme handicapée en Action pour l’inclusion au Togo (FHAIT)
Financement : CBM
Septembre 2026
Contexte
L’Association pour la Promotion de la Femme Handicapée au Togo (APROFEHTO) intervient sur le territoire national depuis 1997. Elle milite pour l’épanouissement intégral des femmes handicapées et des mères d’enfants handicapés.
Dans le cadre de son partenariat avec CBM, APROFEHTO a récemment bénéficié d’une évaluation organisationnelle visant à analyser ses capacités institutionnelles, ses systèmes de gouvernance et ses pratiques opérationnelles. Cette évaluation a permis de mettre en évidence des points forts, mais également des domaines nécessitant des améliorations afin de garantir une meilleure conformité aux standards internationaux, une gestion plus efficace et une durabilité accrue des interventions.
Les recommandations issues de cette évaluation portent notamment sur le renforcement des procédures administratives et comptables, la formalisation des politiques de gestion des ressources humaines, l’amélioration du dispositif de gestion des risques, ainsi que l’élaboration et la mise en œuvre d’une politique de sauvegarde.
Afin de répondre à ces recommandations et de se mettre à jour vis-à-vis des exigences de conformité et de gouvernance, l’APROFEHTO souhaite recruter un cabinet/consultant spécialisé. Ce dernier aura pour mission d’appuyer l’organisation dans la conception, la rédaction et la mise en place des documents clés de gestion, tout en accompagnant le processus de validation interne et en assurant la formation du personnel sur leur utilisation.
Objectif de la mission
Appuyer l’APROFEHTO dans la mise en œuvre des recommandations de l’évaluation organisationnelle, à travers la révision et la validation d’un manuel de procédures administratives et comptables.
Objectifs spécifiques
Réviser pour APROFEHTO, un manuel de procédures financières et comptables sur la base du référentiel SYCEBNL.
De façon plus spécifique, le manuel de procédures financières et comptables de APROFEHTO devra :
- Décrire l’organisation d’APROFEHTO à travers l’organigramme existant, fixer les tâches et niveau de responsabilité des différents agents et entités impliqués dans le fonctionnement desdites procédures ;
- Fournir des instruments adaptés et formalisés pour la rédaction, la transmission, le contrôle et le traitement des documents comptables ;
- Décrire les procédures et les opérations relatives au fonctionnement du système de gestion mis en place pour APROFEHTO ;
- Permettre l’élaboration de situations fiables et sincères sur le point d’exécution du budget, des engagements financiers, des risques, des consommations et des coûts,
- Assurer le contrôle périodique de l’ensemble des opérations,
- Servir de référence pour le contrôle périodique de l’ensemble des opérations comptables et financières.
Etendue de la mission
La mission sera réalisée en deux phases, à savoir :
- Phase1 : l’évaluation du système de gestion comptable, financière et de contrôle existant en prenant en compte
- La révision du manuel des procédures comptables et financières,
- La description générale d’APROFEHTO y compris l’organigramme et la description des tâches comptables et financières,
- Les aspects institutionnels : précision du cadre institutionnel global d’APROFEHTO en rapport avec les exigences comptables et financières avec toutes les structures devant jouer un rôle dans le cadre de ses activités. Détail des attributions de chaque acteur avec niveau de rattachement levant toute équivoque sur le rôle de chacun. Pour APROFEHTO rédiger la fiche de description des postes de chaque agent dans le domaine,
- Description des procédures : cette partie doit être la plus détaillée possible et permettre d’identifier les tâches des différents acteurs afin d’assurer une coordination efficace. Les principales procédures à mettre en place sont les suivantes :
- Procédures comptables et financières ;
- Procédures de gestion budgétaire,
- Procédures de gestion de la trésorerie,
- Procédures de gestion des immobilisations,
- Procédures de gestion des consommables,
- Procédures d’acquisition et de gestion des biens,
- Procédures d’audit interne et externe…
Phase2 : Appui à la mise en œuvre du système élaboré
Le consultant jouera le rôle de conseil auprès d’APROFEHTO pour l’appropriation des outils élaborés. Il formera les acteurs impliqués dans la gestion comptable et financière d’APROFEHTO pour s’assurer de l’effectivité de l’application des procédures indiquées.
Résultats attendus
- Un manuel de procédures financières et comptables est révisé et opérationnel ;
- Un plan consensuel de formation du personnel est retenu ;
- Le manuel de procédures financières et comptables révisé est vulgarisé.
Mandat ou tâches à réaliser
APROFEHTO désire recruter un cabinet /un consultant externe capitalisant une expérience significative et un savoir-faire valable en matière d’élaboration des documents référentiels dans le domaine de la gestion financière et comptable. Les tâches à exécuter vont consister à :
- Elaborer une note conceptuelle,
- Faire l’état des lieux et un diagnostic clair sur la problématique de gestion financière et comptable d’APROFEHTO,
- Proposer les solutions adaptées à travers les livrables ci-dessous.
Livrables attendus
Les livrables attendus sont :
- Un rapport détaillé de l’état des lieux ;
- Un document de gestion financière et comptable d’APROFEHTO comprenant différents modules de gestion de manière à ce que les intervenants puissent à tout moment s’y référer dans l’exécution de leurs missions et rendre compte. Notamment, un manuel de procédures financières et comptables révisé et opérationnel
Méthodologie
Avant le démarrage de la mission, une réunion de cadrage sera organisée par le commanditaire pour une harmonisation des points de vue et une clarification des attentes. Pour la réussite de sa mission, le consultant devra prendre les dispositions pour bien appréhender les objectifs fixés. Un chronogramme clair sera validé ensemble avec le commanditaire.
A la fin du processus, le consultant rédigera un rapport complet qui résume les analyses, les recommandations et les plans d’actions. Il présentera la synthèse au commanditaire et animera un atelier de validation des documents auquel participera le commanditaire.
Période et durée
La durée du marché est de 40 jours ouvrable à compter de la notification du marché. La confirmation du chronogramme faisant foi.
Qualifications et profil du consultant
Le consultant recherché doit avoir le profil suivant :
- Diplôme universitaire en gestion, finances, droit, sciences sociales ou domaine pertinent.
- Expérience confirmée (minimum 7 ans) dans l’élaboration de manuels de procédures et politiques institutionnelles.
- Bonne connaissance des standards de gouvernance, conformité et sauvegarde.
- Expérience dans le secteur associatif ou ONG souhaitée.
- Excellentes capacités rédactionnelles et de facilitation.
Modalités de soumission
Les candidats intéressés devront soumettre leur dossier en un seul fichier en version PDF à la Directrice Exécutive d’APROFEHTO par E-mail : aprofehto@yahoo.fr en mettant en copie aprofehtofhait@gmail.com, sika.hovi@cbm.org, Jonathan.Anayo@cbm.org avant 11 septembre 2026 à 15 h 00 :
- Une lettre de motivation.
- Un CV détaillé.
- Le ou les diplôme(s).
- Les attestations de bonne fin de conduite.
- Une proposition technique (compréhension de la mission, méthodologie, calendrier).
- Une proposition financière.
NB : Les candidatures féminines ou des personnes handicapées sont vivement encouragées. Aucune somme d’argent n’est demandée par APROFEHTO pour l’étude des dossiers.
Un(e) candidat(e) ne peut soumissionner qu’à une seule offre
DE LA SAUVEGARDE DES ENFANTS ET DES JEUNES
Le consultant s’engage à respecter la politique de sauvegarde des enfants/jeunes et des personnes à risque en vigueur à CBM avant, pendant et après l’activité et de ne commettre aucun acte de violence contre un enfant/jeune ou toute personne handicapée. A cet effet, avant le début de l’activité il signera un acte d’engagement qui atteste son adhésion à la politique de sauvegarde des enfants/jeunes et des personnes handicapées de CBM.
DE L’EGALITE DES GENRES ET L’INCLUSION
Le consultant s’engage aux côtés d’APROFEHTO et de CBM à lutter contre les discriminations et les violations des droits humains fondées sur le genre, у compris la violence basée sur le genre et d’autres formes d’exclusion. Au cours de cette mission, un environnement sera créé où tous participants sans distinction de sexe, de religion, de handicap participeront pleinement aux échanges sur la base de l’égalité.
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