AVIS D’APPEL À CANDIDATURE
Pour le recrutement d’une secrétaire au site modulaire
- Le contexte
L’Ecole Supérieure d’Informatique et de Gestion (ESIG GLOBAL SUCCESS), est un établissement d’enseignement supérieur privé basé au Togo. Elle propose des formations diplômantes aux niveaux BTS, Licence et Master, dans diverses filières telles que : Génie Mécanique, Génie Électrique, Génie Informatique, Réseaux et Télécommunications, Techniques de Commercialisation, Gestion des Entreprises et Administration, Journalisme, Communication, Logistique et Transport, Secrétariat, entre autres.
L’établissement dispose également d’un centre dédié aux formations modulaires et aux langues, qui propose des parcours de formation adaptés aux besoins des apprenants et des professionnels.
Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative et afin d’assurer le bon fonctionnement de son site modulaire, l’ESIG GLOBAL SUCCESS lance le présent appel à candidatures en vue du recrutement d’une secrétaire chargée d’assurer les activités administratives et de secrétariat dudit site.
- Missions
La secrétaire recrutée aura pour missions de :
- assurer l’accueil physique et téléphonique des apprenants, des formateurs, des visiteurs et des partenaires du site modulaire ;
- renseigner, orienter et informer les apprenants et toute personne sollicitant les services du centre ;
- assurer la réception, le traitement, le classement et l’archivage des courriers et documents administratifs ;
- assurer la gestion des dossiers des apprenants, notamment leur constitution, leur mise à jour et leur suivi administratif ;
- participer à la gestion des inscriptions, des réinscriptions et du suivi administratif des formations modulaires et des cours de langues ;
- assurer la saisie, la mise en forme, la reproduction et la transmission des documents administratifs et pédagogiques ;
- tenir à jour les registres, tableaux de suivi et bases de données relatifs aux activités du site ;
- assurer le suivi des présences des apprenants et des formateurs, en lien avec les responsables concernés ;
- participer à la planification et à l’organisation matérielle des activités de formation, des réunions et des évaluations ;
- assurer le suivi des informations relatives aux formations, aux emplois du temps et aux modifications éventuelles communiquées aux apprenants et aux formateurs ;
- veiller à la bonne tenue des espaces de secrétariat et à la disponibilité des fournitures et du matériel nécessaires au fonctionnement du site ;
- assurer la remontée régulière des informations et des difficultés rencontrées dans le cadre de ses activités à la hiérarchie ;
- veiller au respect des procédures administratives internes, des exigences de qualité et des règles de confidentialité applicables aux dossiers traités ;
- exécuter toute autre tâche administrative relevant de ses compétences, confiée par la hiérarchie dans le cadre du fonctionnement du site modulaire.
- Profil des candidats
Les candidates au poste de secrétaire du site modulaire de l’ESIG GLOBAL SUCCESS doivent remplir les conditions suivantes :
Formation et expérience professionnelle
- Être titulaire au minimum d’un diplôme de niveau BAC+2 en secrétariat, assistanat de direction, gestion administrative ou dans tout autre domaine équivalent ;
- Justifier d’au moins d’une (01) année d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
- Une expérience dans un établissement de formation, un centre de formation professionnelle ou un établissement d’enseignement supérieur constituerait un atout.
Compétences techniques
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de rédaction administrative, de classement et d’archivage ;
- Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et les outils de messagerie électronique ;
- Être capable de gérer les dossiers administratifs, les bases de données et les documents relatifs aux activités de formation ;
- Avoir de bonnes capacités d’expression orale et écrite en français et en anglais ;
- Être capable d’assurer l’accueil, l’information et l’orientation des apprenants, des formateurs et des visiteurs.
Qualités personnelles
- Faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et de confidentialité ;
- Avoir un bon sens de l’accueil, de l’écoute et du service ;
- Être dynamique, ponctuelle, disponible et capable de prendre des initiatives ;
- Avoir le sens des responsabilités et une bonne capacité à travailler en équipe ;
- Faire preuve d’autonomie, de réactivité et d’une bonne capacité à gérer les priorités ;
- Être disposée à respecter les procédures administratives et les exigences de qualité de l’ESIG GLOBAL SUCCESS.
- Durée du contrat
Elle est de 3 ans assortie d’un Contrat à Durée Indéterminés (CDI) en cas de satisfaction.
- Lieu de travail
Le lieu de travail est à Lomé.
- Modalité de recrutement
Sur décision du Comité de Recrutement après examen des candidatures et un test écrit, la candidate sélectionnée sera intégrée le 1er décembre 2026. Une période d’essai de 2 mois sera observée.
- Dossier de candidature
Le dossier de candidature à envoyer en un fichier PDF unique pour le recrutement comprendra:
- une lettre de motivation adressée au Directeur Général de l’ESIG GLOBAL SUCCESS
- un curriculum vitae détaillé
- diplômes, certificats, attestations ou tout autre document justifiant la formation et l’expérience ;
- une pièce d’identité en cours de validité.
- Dépôt des dossiers de candidature
Le dossier de candidature est à envoyer en un fichier PDF unique à l’adresse email suivante : recrutement@esig.tg
Le courriel doit avoir pour objet : Candidature_SECRE_Votre Nom et Prénom.
Le fichier joint doit avoir comme nom : Candidature_SECRE_Votre nom et Prénom.
Toute candidature ne respectant pas les exigences plus haut ne sera pas traitée.
Seules les candidatures retenues seront contactées pour la suite du processus.
- Date limite des dépôts
Dimanche 15 novembre 2026 à minuit.
Toute candidature arrivée hors de ce délai ne sera pas traitée.
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