Annonce de poste vacant à Pathways Togo
Responsable financier(e) et administratif(ve)
Lieu : Atakpamé, Togo
Type de contrat: CDD
Disponibilité : immédiate ou selon accord
Description du poste
Le/La Responsable Administratif(ve) et Financier(ère) de Pathways Togo réalise les buts et les objectifs du Conseil d’Administration, basé aux États-Unis d’Amérique, sous la supervision directe du Directeur de Programme. Il assure la gestion des fonds mis à disposition pour l’exécution des différents projets de Pathways Togo. Il/Elle se charge de maintenir les données et registres, électroniques et physiques, de l’organisme afin d’assurer un suivi efficace des transactions. Il/Elle gère toutes les questions administratives et tout ce qui a trait à la gestion des ressources humaines de l’organisation.
Responsabilités
Voici les principales responsabilités du Responsable financier(e) et administratif(ve):
Qualifications et Profil
- BAC II + 3 Comptabilité, Gestion ou toute autre affilié est exigé.
- 2 ans minimum d’expérience dans le domaine de la comptabilité ou autre affilié
- Une expérience en analyse financière serait un atout
- Parfaite maîtrise du français exigé ; très bon niveau en anglais écrit et oral préférable
- Excellente maîtrise d’Excel (formules, tableaux, gestion de données)
- Bonne maîtrise des outils informatiques indispensables (MS Office/Windows/Internet), QuickBooks et autres logiciels de gestion
- Excellentes compétences en relations interpersonnelles
- Forte capacité d’organisation, expérience d’archivage
- Preuves du respect aux délais (les références seront exigées)
- Disponibilité pour voyager sur l’étendue du territoire togolais et travailler sous pression
- Avoir la nationalité togolaise
- Être en mesure de travailler dans un environnement multiculturel
- Être proactive, souple et prêt à travailler en équipe
- Capacité à communiquer clairement avec des équipes basées dans deux pays via divers outils de communication (email, WhatsApp, Microsoft Teams, Zoom, etc.)
- Habilité à rechercher et créer des partenariats stratégiques y compris des opportunités de financement
Gestion des finances et de la comptabilité
- Gérer les fonds de Pathways Togo au Togo
- Distribuer le montant de la bourse d’études au Directeur de Programme ou à l’Administrateur du Programme pour remettre aux bénéficiaires
- Maintenir une comptabilité des dépenses et des reçus
- Créer et envoyer le compte de résultat et le bilan au conseil d’administration pour examen (annuellement)
- Participer aux conférences annuelles et aider avec la logistique en ce qui concerne la partie finance
- Maintenir un système de comptabilisation des dépenses de banque et de caisse
- Faire un classement des reçus de toutes les dépenses mensuelles et faciliter l’archivage
- Faire les enregistrements des journaux de banque et de caisse
- Faire le suivi budgétaire et respecter scrupuleusement les lignes du budget dans l’exécution de celui-ci
- Soumettre les demandes de fonds trimestrielles au trésorier du Conseil d’Administration pour examen et approbation
- Préparer le budget annuel en collaboration avec les Administratrices Programme et soumettre au Conseil d’Administration pour étude et adoption
- Gérer le budget d’organisation dans Quickbooks
- Faire les travaux de clôture d’exercice à la fin de l’année fiscale
- Veiller au paiement des factures et des charges administratives (Eau, loyer, électricité, …)
- S’acquitter du paiement des cotisations sociales à la CNSS et des impôts à l’OTR
- Créer et soumettre les rapports requis à l’OTR conformément aux normes comptables SYCEBNL
- Payer le salaire du staff et préparer les bulletins de paie et les envoyer à la Directrice Exécutive pour sa signature
- Travailler en collaboration avec le trésorier pour améliorer la comptabilité et chercher le logiciel adéquat
- S’occuper des achats pour le bureau et les boursières : achat de matériel pour le bureau, achat de fournitures scolaires et de livres pour les boursières du collège et du lycée
- Lorsque le conseil veut soumettre un appel à subvention, il doit :
· Préparer le budget selon le projet
· Préparer la justification de budget
· Soumettre le premier brouillon
· Répondre aux questions du conseil pour améliorer le projet
· Finaliser le budget
· Participer à la rédaction du document de projet
Gestion Administrative et collaboration interpersonnelle
- Améliorer et gérer les dossiers, organisation et mise à jour du bureau électronique (Google Drive)
- Faire un suivi des immobilisations de l’Organisation
- Faire les contrats du personnel et faire viser par l’inspecteur du travail
- Participer à l’élaboration du rapport annuel en français et en anglais
- Participer aux sélections des nouvelles boursières et des gagnantes du prix Karren Waid
- S’assurer de la signature des documents de conflits d’intérêt, de dénonciation et du harcèlement par le personnel, les volontaires, les stagiaires et les archiver
- Aider les Administratrices Programme dans l’exécution de diverses activités : organisation des conférences, workshops, visites de site…
- Faire les rapports financier, d’activité et mensuel
- Participer à la mise en place de la nouvelle stratégie de suivi et d’évaluation
- Gérer la base de données et d’informations et toute autre tâche nécessaire au développement et à la bonne marche de l’Organisation
- Être responsable de la recherche de partenariats financiers et de sponsors pour Pathways Togo (par exemple, des entreprises pour faire don de fournitures et de nourriture pour la conférence annuelle, des entreprises pour faire don d’ordinateurs portables, des entreprises pour parrainer des ateliers)
- Autres responsabilités selon les besoins
Candidature
Les dossiers de candidature (CV détaillé + lettre de motivation + références professionnelles + diplômes) doivent être envoyés à : Jobs@pathwaystogo.com
À compétences égales, une attention particulière sera portée aux candidatures féminines.
Date limite :15 mars 2026
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
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