L’Union africaine (UA), institution panafricaine unique au monde, a pour mission de promouvoir l’intégration rapide et le développement durable de l’Afrique en promouvant l’unité, la solidarité, la cohésion et la coopération entre les peuples et les États africains, ainsi qu’en développant un nouveau partenariat mondial. Son siège est situé à Addis-Abeba, capitale de l’Éthiopie, recrute.
POSTE 1 : Responsable des registres (AU-IBAR)
Fonctions principales
Sous la supervision directe du Chargé principal des ressources humaines et de l’administration et sous la supervision générale du Directeur de l’UA-BIRA, il/elle s’acquittera des tâches suivantes :
Fonctions et responsabilités principales
1. Assurer la maintenance du système d’enregistrement au bureau de la mission.
• Mettre en place et maintenir le système de classement du bureau conformément au système de classement de l’UA.
• Établir et maintenir un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ainsi que maintenir la circulation du bureau et les dossiers de lecture.
• Préparer la correspondance et les rapports liés aux activités d’enregistrement.
• Participer à la création et à la maintenance d’un système d’enregistrement/d’archives électronique.
2. Assurer une gestion efficace du courrier au bureau de la mission.
• Recevoir, enregistrer et coder les avis, lettres et autres correspondances entrants et les transmettre au département/unité/agent approprié.
• Enregistrer et expédier les communications sortantes et assurer le suivi de la distribution.
• Soutenir le recouvrement des coûts de l’inventaire des services communs.
3. Gérer le magasin avec une documentation appropriée
• Tenir à jour et agir sur les demandes du personnel
• Formulaires de demande reçus et classés
• Registres des stocks à la réception et aux demandes tenus en ordre
• Règles et réglementations en matière d’approvisionnement respectées
4. S’assurer que les demandes d’achat et les factures enregistrées sont complètes pour tous les achats, tant en stock que pour les services, effectués au bureau
• Recevoir des dossiers complets – mémo et certificat de fonds pour émettre des demandes d’achat.
• Établir des bons de réception de marchandises à la réception des marchandises dans l’organisation
• Garer le document à la réception de la facture et du bon de livraison et l’envoyer aux finances pour paiement
5. Classer tous les documents entrants dans le registre et mettre à jour l’index de classement
• index de classement mis à jour, en particulier pour les nouveaux projets et la correspondance, et partagé entre le personnel administratif
6. Gestion de l’approvisionnement et des mouvements d’actifs au sein du bureau
• Approvisionnement d’actifs sur demande de l’unité
• Liste des actifs préparée pour chaque bureau
• Suivi des mouvements d’actifs au sein du bureau
• Exercice de vérification des actifs effectué chaque année pour l’ensemble du bureau
• Tenir un registre des actifs
7. Répondre aux questions des auditeurs.
Responsabilités spécifiques
- Gestion du registre et du système de distribution du courrier
- Maintien des stocks dans les magasins pour assurer la continuité des opérations au bureau avec une documentation appropriée
- Gestion de tous les actifs de l’IBAR en veillant à ce que les périodes d’inventaire soient effectuées et documentées ainsi qu’à la surveillance des mouvements d’actifs.
- Tenir à jour le registre des actifs afin qu’il soit toujours à jour
- S’assurer que les actifs obsolètes sont enregistrés et que les demandes de cession sont formulées
Exigences académiques et expérience pertinente
- Diplôme en gestion de la chaîne logistique avec trois (3) ans d’expérience ou licence en gestion de la chaîne logistique avec deux (2) ans d’expérience professionnelle en gestion de la chaîne logistique ou dans un domaine connexe. Un diplôme supérieur à la licence dans les domaines d’études susmentionnés serait un atout. Des qualifications en gestion des documents ou en gestion de l’information commerciale seront considérées comme un atout.
• Maîtrise de l’une des langues de travail de l’UA ; la maîtrise d’une autre langue de l’UA est un atout.
Compétences requises
- Solides compétences administratives et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Attention méticuleuse aux détails
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
• Compétences organisationnelles très développées et capacité à respecter les délais
• Posséder la capacité de bien travailler sous pression
• Motivé, créatif et un joueur d’équipe fiable
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel
• Posséder la capacité d’utiliser des outils informatiques pour améliorer toutes les tâches assignées.
