L’ONG YOUTH AWAKE lance un appel d’offres pour la fourniture de 600 foyers améliorés

TERMES DE RÉFÉRENCE

Appel d’offre pour la fourniture de six cents (600) foyers améliorés.

Projet ReCliSa-Togo : Résilience Climatique et Santé, région des Savanes

AVIS D’APPEL D’OFFRES N° 001/FS/YA/ReCliSa/026

Informations importantes

• Les offres doivent être conformes aux exigences du dossier d’appel d’offres ;
• La participation est ouverte aux structures légalement établies au Togo ;
• Les soumissionnaires sont invités à consulter le dossier complet pour les spécifications techniques, critères d’évaluation et conditions contractuelles
• Aucune transmission électronique n’est autorisée (si tu confirmes ça).
• L’ouverture des plis se fera en séance interne (non publique).

1. Contexte et justification

Dans le cadre du projet ReCliSa-Togo : Résilience Climatique et Santé, mis en œuvre dans la région des Savanes, notamment dans les communes de Tône 2, Tône 3 et Tandjouaré 2, les populations rurales font face à une forte vulnérabilité liée aux effets combinés du changement climatique, de la pauvreté énergétique et de la dégradation des ressources naturelles.

Dans ces zones, l’accès à des sources d’énergie propres et modernes demeure très limité. En conséquence, plus de 80 % des ménages utilisent encore des foyers traditionnels à trois pierres, reposant principalement sur le bois de chauffe et le charbon. Cette situation engendre plusieurs problématiques majeures.

D’une part, l’utilisation de ces foyers expose quotidiennement les ménages, en particulier les femmes et les enfants, à des fumées toxiques contenant des particules fines et du monoxyde de carbone. Cette pollution de l’air domestique constitue un facteur important de maladies respiratoires, d’irritations oculaires et de complications sanitaires, aggravées par les fortes chaleurs enregistrées dans la région.

D’autre part, ces pratiques entraînent une consommation excessive de bois-énergie, contribuant à la déforestation et à la dégradation accélérée des écosystèmes locaux. Elles accentuent également la pénibilité du travail domestique, notamment pour les femmes et les jeunes filles, responsables de la collecte du bois sur de longues distances.

Face à ces enjeux sanitaires, environnementaux et sociaux, le projet ReCliSa-Togo prévoit la mise à disposition de 600 foyers améliorés au profit de ménages vulnérables, dans l’objectif de promouvoir des solutions de cuisson plus propres, plus efficaces et adaptées au contexte local. Cette intervention vise à réduire significativement l’exposition à la fumée domestique, à diminuer la consommation de bois et à contribuer à l’amélioration durable des conditions de vie des populations bénéficiaires.

À cet effet, afin d’assurer la mise en œuvre efficace de cette composante du projet et de garantir la qualité, la durabilité et la conformité des équipements à fournir, l’ONG YOUTH AWAKE lance un appel d’offres en vue de recruter un prestataire qualifié. Ce prestataire sera chargé de la production, de la fourniture et de la livraison de six cents (600) foyers améliorés, conformément aux spécifications techniques définies dans le présent dossier, ainsi que de l’accompagnement technique nécessaire à leur bonne utilisation par les bénéficiaires.

3. Quantité, lieu et délai de livraison

La livraison devra être effectuée en une seule tranche, sauf autorisation écrite préalable du maître d’ouvrage pour un échelonnement.

Le fournisseur est entièrement responsable du transport des équipements jusqu’au lieu de livraison, du déchargement, de la manutention, ainsi que du rangement dans le magasin du projet.

Le fournisseur devra informer officiellement YOUTH AWAKE par écrit au moins cinq (05) jours ouvrables avant la date prévue de livraison, afin de permettre l’organisation des opérations de réception.

Tout retard de livraison devra être dûment justifié et pourra donner lieu à l’application de pénalités conformément aux dispositions contractuelles.

La livraison est effectuée en une seule fois, sauf autorisation écrite du maître d’ouvrage d’un échelonnement. Le déchargement, la manutention et le rangement dans le magasin sont à la charge du fournisseur. Le fournisseur informe YOUTH AWAKE par écrit au moins cinq (05) jours ouvrables avant la date de livraison prévue.

4. Spécifications techniques minimales

Les foyers proposés doivent impérativement respecter les caractéristiques ci-dessous.
Toute offre ne satisfaisant pas à une exigence qualifiée d’obligatoire sera rejetée.

Compte tenu des besoins du projet, deux types de foyers sont attendus :

• Foyers améliorés à charbon de bois (type ASUTO)
• Foyers améliorés à bois (type VITA)

Les exigences suivantes s’appliquent selon le type de foyer.

4.1. Spécifications générales (applicables à tous les foyers)

4.2. Spécifications spécifiques – Foyer à charbon (type ASUTO)

4.3. Spécifications spécifiques – Foyer à bois (type VITA)

4.4. Exigences complémentaires

Dans le cadre de la présente consultation, le soumissionnaire est tenu de fournir, à l’appui de son offre, un échantillon fonctionnel du foyer proposé, dont la conformité constitue une condition obligatoire et éliminatoire. Le fournisseur devra également mettre à disposition une fiche technique détaillée des équipements proposés, précisant notamment les caractéristiques, les matériaux utilisés, les dimensions et les performances, ainsi que les résultats d’essais ou certifications disponibles, attestant de l’efficacité énergétique et de la réduction des émissions.

Par ailleurs, le prestataire retenu devra assurer une formation pratique à l’utilisation et à l’entretien des foyers améliorés au profit des équipes du projet et/ou des relais communautaires, afin de garantir une appropriation optimale par les bénéficiaires. Il devra également mettre en place un service après-vente effectif, incluant la prise en charge des éventuelles défaillances, réparations ou remplacements durant la période de garantie.

4.5. Valorisation de la production locale

Dans une logique de promotion du développement économique local et de durabilité, une attention particulière sera accordée aux offres proposant une fabrication locale au Togo, qu’elle soit artisanale ou semi-industrielle, et valorisant l’utilisation de matériaux disponibles sur le marché national ainsi que la mobilisation de la main-d’œuvre locale. Toutefois, cette valorisation dans l’évaluation technique ne dispense en aucun cas du respect strict de l’ensemble des exigences techniques minimales définies dans le présent dossier.

4.6. Marquage, identification et traçabilité

Dans un souci de traçabilité, de suivi et de redevabilité du projet, chaque foyer amélioré fourni devra obligatoirement comporter un système d’identification unique.

À ce titre, le fournisseur sera tenu d’apposer sur chaque unité un numéro d’identification unique ou code spécifique, fourni par YOUTH AWAKE. Ce code devra être gravé, estampillé ou peint de manière permanente et lisible directement sur le foyer, de sorte à garantir sa durabilité dans le temps et sa résistance à l’usage.

En complément, chaque foyer devra porter une étiquette ou un marquage visuel comportant le nom du projet ReCliSa-Togo, le logo de YOUTH AWAKE, le logo du bailleur (Fondation SANOFI).

Ce marquage devra être visible, résistant à la chaleur et à l’usure et fixé de manière durable (plaque métallique, autocollant renforcé ou peinture industrielle).

Le fournisseur devra proposer, dans son offre technique, les modalités de marquage envisagées (type, emplacement, matériaux), qui seront validées par le maître d’ouvrage avant la production.

NB : Un registre de correspondance entre les codes d’identification et les bénéficiaires pourra être exigé.

5. Prestations connexes attendues

Dans le cadre du présent marché, le prestataire devra assurer un ensemble de prestations connexes indispensables à la qualité et à la durabilité de l’intervention. À ce titre, il est tenu de fournir, dès la soumission de son offre, un échantillon fonctionnel du foyer proposé, dont la conformité aux spécifications techniques constitue un critère éliminatoire. Cet échantillon sera restitué aux soumissionnaires non retenus dans un délai de trente (30) jours suivant la notification des résultats.

Le prestataire retenu devra également organiser, au moment de la première livraison, une session de formation d’une demi-journée à l’intention des animateurs du projet et des relais communautaires. Cette formation portera sur l’utilisation correcte des foyers, leur entretien ainsi que les opérations de réparation courante, afin de garantir une appropriation effective par les bénéficiaires et une utilisation optimale des équipements.

En complément, le fournisseur devra remettre l’ensemble des fiches techniques ainsi que la documentation relative aux tests de performance des foyers, rédigées en français et accessibles aux équipes du projet.

Enfin, le prestataire devra assurer un appui technique pendant toute la période de garantie, incluant le diagnostic et la réparation ou le remplacement des unités défectueuses. Toute défaillance signalée devra être prise en charge dans un délai maximum de quinze (15) jours ouvrables à compter de la notification par le maître d’ouvrage.

6. Conditions de participation

Le présent appel d’offres est ouvert aux entreprises, coopératives, groupements d’intérêt économique et artisans régulièrement établis au Togo et disposant des capacités techniques, financières et organisationnelles requises pour l’exécution du marché.

À ce titre, tout soumissionnaire devra obligatoirement satisfaire aux conditions suivantes

• Être légalement constitué et immatriculé au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) ou disposer d’un document officiel équivalent attestant de son existence juridique ;
• Disposer d’un Numéro d’Identification Fiscale (NIF) valide et fournir une attestation de régularité fiscale en cours de validité ;
• Être en règle vis-à-vis de ses obligations sociales, notamment auprès des organismes compétents (CNSS le cas échéant) ;
• Justifier d’une capacité technique et logistique avérée, notamment en termes de production, de ressources humaines et d’équipements, permettant d’assurer la fabrication et la livraison de six cents (600) foyers améliorés dans les délais contractuels ;
• Présenter au moins une (01) référence pertinente au cours des trois (03) dernières années, relative à la fourniture de foyers améliorés ou d’équipements similaires, accompagnée d’attestations de bonne exécution ou de preuves équivalentes ;
• Disposer d’un service après-vente fonctionnel ou d’un dispositif clair permettant d’assurer le suivi, la maintenance et la réparation des équipements fournis ;
• N’être frappé d’aucune interdiction de soumissionner, et ne se trouver dans aucune situation de conflit d’intérêts avec YOUTH AWAKE, ses partenaires ou les membres de la commission de passation des marchés ;
• S’engager à respecter les principes d’éthique, d’intégrité et de sauvegarde, notamment en matière de prévention de la corruption, d’exploitation et d’abus.

Les groupements momentanés d’entreprises sont autorisés, à condition de désigner un mandataire solidaire clairement identifié et de fournir un accord de groupement signé par l’ensemble des membres, précisant les responsabilités respectives de chacun.

7. Composition de l’offre

L’offre du soumissionnaire devra être présentée de manière claire et complète, en deux (02) enveloppes distinctes placées dans un pli extérieur fermé, ou en deux fichiers distincts en cas de transmission électronique. Toute offre incomplète ou non conforme aux exigences du présent dossier pourra être rejetée.

7.1. Enveloppe A : Dossier administratif et offre technique

Cette enveloppe devra contenir l’ensemble des pièces administratives et techniques permettant d’apprécier la conformité, la capacité et la qualité de l’offre du soumissionnaire, notamment :

• Les copies des documents légaux : RCCM, Numéro d’Identification Fiscale (NIF) et, le cas échéant, la carte d’opérateur économique ;
• Une attestation de régularité fiscale en cours de validité ainsi qu’une attestation de situation sociale (CNSS), le cas échéant ;
• Une fiche technique détaillée des foyers proposés (ASUTO et/ou VITA), incluant photographies, dimensions, matériaux, poids et mode de fonctionnement ;
• Une description détaillée de la capacité de production, des moyens humains et matériels disponibles, ainsi que du processus de fabrication ;
• Un calendrier détaillé de production et de livraison, précisant les délais et étapes clés ;
• Une description des modalités de garantie ainsi que de l’organisation du service après-vente ;
• La liste des références similaires, accompagnée d’attestations de bonne exécution ou de bons de commande ;
• Une note explicative sur le dispositif de marquage et d’identification des foyers (numéro unique fourni par YOUTH AWAKE, logos, type de marquage, emplacement, durabilité) ;
• Une déclaration sur l’honneur attestant de l’absence de conflit d’intérêts et de l’engagement à respecter le code d’éthique et la politique de sauvegarde de YOUTH AWAKE, conformément au modèle fourni en annexe.

7.2. Enveloppe B : Offre financière

Cette enveloppe devra contenir les éléments financiers détaillés de l’offre, notamment :

• Le bordereau des prix unitaires (BPU) et le devis quantitatif et estimatif (DQE), établis conformément au modèle fourni en annexe ;
• Les prix unitaires et le montant total de l’offre, exprimés en francs CFA, hors taxes et toutes taxes comprises, incluant l’ensemble des prestations (production, conditionnement, marquage, notice, livraison à Dapaong, déchargement, formation et garantie) ;
• L’indication du régime fiscal du soumissionnaire (assujetti ou non à la TVA) ;
• Le délai de validité de l’offre, ainsi que les modalités de paiement proposées.

Les prix proposés devront être fermes, définitifs et non révisables pendant toute la durée du marché.

NB : Toute offre financière dont le montant excède le budget prévisionnel alloué à cette composante pourra être rejetée.

8. Critères et méthode d’évaluation

L’évaluation des offres se déroulera en trois (03) phases successives :

1. Vérification de la conformité administrative
2. Évaluation technique des offres conformes
3. Évaluation financière des seules offres techniquement qualifiées

Toute offre ne satisfaisant pas aux exigences administratives ou techniques minimales sera rejetée sans être analysée à l’étape suivante.

8.1. Évaluation technique

L’évaluation technique est notée sur un total de 60 points, répartis comme suit :

Pour être admise à l’évaluation financière, une offre devra obtenir une note technique minimale de 42/60, soit 70 % du score technique.

8.2. Évaluation financière

Seules les offres ayant atteint le seuil technique requis seront évaluées financièrement.

La note financière, sur un total de 40 points, sera calculée selon la formule suivante :

Note financière = 40 × (Montant de l’offre conforme la moins-disante / Montant de l’offre évaluée)

Cette méthode favorise les offres économiquement les plus avantageuses tout en maintenant un niveau de qualité technique élevé.

8.3. Note globale et attribution

La note globale est calculée comme suit :

Note globale = Note technique (sur 60) + Note financière (sur 40)

Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu la note globale la plus élevée.

8.4. Critères de départage

En cas d’égalité entre deux ou plusieurs offres, la priorité sera donnée :

1. À l’offre présentant le meilleur ancrage local de production (emploi local, matériaux locaux)
2. À l’offre proposant le délai de livraison le plus court

9. Modalités de soumission et d’ouverture des offres

Les offres devront être déposées sous pli fermé portant clairement la mention :

« Appel d’offres N° 001/FS/YA/ ReCliSa/026 – Fourniture de 600 foyers améliorés – À n’ouvrir qu’en séance d’ouverture des plis »

Elles seront déposées au siège de YOUTH AWAKE, sis à Djidjolé, avenue des Évalas, Lomé (Togo), au plus tard le 09 octobre 2026 à 17h00.

Toute offre reçue après la date et l’heure limites sera rejetée d’office sans être ouverte, conformément aux règles de transparence et d’équité de la procédure.

Les offres pourront également être transmises par voie électronique, selon les modalités précisées dans l’avis d’appel d’offres, à condition de respecter les exigences de confidentialité et d’intégrité des dossiers (fichiers distincts pour les offres technique et financière).

Ouverture des plis

L’ouverture des offres se fera en séance interne, à huis clos, par la commission de passation des marchés de YOUTH AWAKE, à la date et à l’heure fixées après la clôture de la réception des offres.

Cette séance d’ouverture ne sera pas publique et se déroulera exclusivement en présence des membres habilités de la commission, dans le respect des principes de confidentialité, d’impartialité et de transparence.

Un procès-verbal d’ouverture des plis sera établi et signé par l’ensemble des membres de la commission. Ce procès-verbal consignera notamment :

• La liste des soumissionnaires ayant déposé une offre,
• La vérification de la conformité des dossiers reçus,
• Ainsi que toute observation utile relative au processus d’ouverture.

Les résultats de l’évaluation seront communiqués ultérieurement aux soumissionnaires conformément aux dispositions du présent dossier.

10. Attribution, contractualisation et paiement

À l’issue du processus d’évaluation, le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu la meilleure note globale, conformément aux critères définis dans la section relative à l’évaluation des offres.

L’attributaire sera notifié par écrit et invité à signer un contrat de fourniture, précisant notamment les quantités, les prix unitaires et globaux, les délais d’exécution, les modalités de livraison, les pénalités de retard, les conditions de garantie ainsi que les obligations respectives des parties.

Les soumissionnaires non retenus seront également informés par écrit. Ils pourront, sur demande écrite adressée au maître d’ouvrage, obtenir des informations relatives aux motifs du rejet de leur offre dans un délai maximum de dix (10) jours ouvrables.

10.1. Modalités de paiement

Les paiements seront effectués par virement bancaire, conformément aux modalités suivantes :

Les paiements interviendront dans un délai maximum de quinze (15) jours ouvrables à compter de la réception d’une facture conforme.

Aucun paiement en espèces ne sera effectué. Tous les règlements seront réalisés par voie bancaire, au profit du compte désigné par le fournisseur.

10.2. Réception et pénalités

La réception des fournitures interviendra en deux étapes : un contrôle quantitatif exhaustif et un contrôle qualitatif par sondage, portant sur un échantillon représentatif d’au moins cinq pour cent (5 %) des unités livrées. Les foyers seront comparés à l’échantillon validé et aux spécifications techniques définies dans le présent dossier. Toute unité jugée non conforme devra être remplacée ou réparée à la charge exclusive du fournisseur, dans un délai maximum de dix (10) jours ouvrables suivant la notification. En cas de retard dans la livraison imputable au fournisseur, une pénalité de retard sera appliquée à hauteur d’un pour mille (1‰) du montant total du marché par jour calendaire de retard, plafonnée à dix pour cent (10 %) du montant du marché. Cette pénalité sera automatiquement déduite des sommes dues. Au-delà de ce plafond, ou en cas de manquement grave aux obligations contractuelles, YOUTH AWAKE se réserve le droit de résilier le contrat aux torts exclusifs du fournisseur, sans préjudice de toute autre action ou recours.

11. Éthique, sauvegarde et intégrité

Le soumissionnaire, et en cas d’attribution le fournisseur ainsi que l’ensemble de son personnel, s’engagent à respecter strictement les principes d’éthique, de déontologie et de sauvegarde de YOUTH AWAKE.

À ce titre, ils s’interdisent notamment toute forme :

• D’exploitation et d’abus sexuels,
• De harcèlement,
• De discrimination,
• De travail des enfants ou de pratiques contraires aux droits humains dans la chaîne de production.

Toute violation de ces principes, ainsi que toute tentative de corruption, offrent d’avantages indus, entente frauduleuse entre soumissionnaires ou déclaration mensongère, entraînera le rejet immédiat de l’offre ou la résiliation du contrat, sans préjudice des poursuites administratives ou judiciaires pouvant être engagées.

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