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Une secrétaire informatique-30/11/2021

Une société de services et d’ingénierie informatique de la place recherche à recruter pour emploi une secrétaire informatique capable d’effectuer des tâches de secrétariat dans un service informatique :

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1. Attributions et affectation

Sous l’autorité du Directeur Général, la Secrétaire informatique sera engagée en qualité d’appui administratif, à la rédaction des appels d’offres et assistante qui sera formée sur plusieurs logiciels de la société. Le lieu d’affectation est Lomé.

2. Qualifications

– Avoir au moins un diplôme de secrétariat ou tout autre diplôme équivalent (niveau : Bac+2)
– Avoir au moins 3 ans d’expérience générale.
– Avoir au moins 1 ans d’expérience en secrétariat de direction et en archivage de dossiers.
– Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Internet,).
– Etre méthodique, accueillante et ordonnée.
– Capacité de travailler en équipe.
– Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français (très bien).
– Etre immédiatement disponible.
– Avoir le sens de la rigueur et de l’organisation, des relations.
– Etre motivé (e)pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
– Etre capable de travailler sous pression.
– Faire preuve d’une grande discrétion.
– Avoir une Connaissance des processus d’un appel d’offre et de passation de marché (un atout ).

Lire aussi :  Concours de recrutement général de fonctionnaires (2 725 postes)-07/01/2022

3. Principales Responsabilités

La Secrétaire aura les principales responsabilités suivantes :

– Recevoir et trier le courrier ordinaire transmis par la réception.
– Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ).
– Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail).
– Gestion du mail officiel du cabinet (Réceptionner et envoyer les courriels).
– Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées.
– Superviser l’archiviste dans l’archivage physique et numérique des dossiers d’appel d’offre et passation marchés.
– Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant.
– Transmettre les propositions de réponse.
– Rédiger les correspondances du cabinet et en assurer le suivi.
– Veiller à l’actualisation des coordonnées des partenaires individuels et institutionnels (adresses électronique et postale, téléphone).
– Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise en forme).
– Assister le directeur général dans la gestion journalière des activités administratives.
– Apporter l’appui administratif à l’organisation des formations, ateliers et séminaires.
– Gérer quotidiennement l’agenda du directeur général.
– Prendre les RDV pour des personnes internes et externes.
– Mettre les informations à la disposition du Directeur.
– Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques).
– Superviser la production et la multiplication de documents de travail.
– Préparer les réunions, (l’ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.).
– Participer aux réunions de la direction.
– Assurer la prise de notes lors des différentes réunions et rédiger les comptes-rendus.
– Diffuser les comptes-rendus de réunion (intranet).
– Assister le Directeur dans la répartition de la charge de travail aux spécialistes en passation des Marchés.
– Procéder avec l’archiviste à la classification des documents et dossiers
– Traduire les documents administratifs
– Exécuter au besoin d’autres tâches relevant de sa compétence et solliciter par le Coordonnateur.

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4. Procédure de recrutement

Le recrutement se fera par comparaison de CV. Les candidats présélectionnés sur la base de leur dossier seront convoqués en entrevue. A l’issue de l’entrevue, les candidats subiront une épreuve informatique (Word et Excel) et un test de rédaction de correspondance.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés à l’adresse : [email protected]

Délai : 30 novembre 2021 à 17h00

rain soul togo

1 Comment

  • Gantsion Vanessa Beline
    Gantsion Vanessa Beline

    Je m’appelle Beline Gantsion, j’ai 25 ans avec un bac G2 suivie des formations professionnelles et expériences, je suis à la recherche d’un emploi ou stage rémunéré.

    Répondre

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