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Un(e) assistant(e) administration – RH – Finance – Logistique-20/06/2022

Supervisé(e) : par le Représentant pays

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Durée : CDD de 1 an avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance

Nombre de postes à pourvoir : 1

Type de contrat : contrat local de droit togolais

Début prévu : à partir du 01-juillet -2022

CONTEXTE

L’organisation canadienne SUCO, présente au Togo depuis 2021, met actuellement en œuvre sa programmation dans le pays selon trois axes d’intervention, notamment les systèmes alimentaires viables, la résilience aux changements climatiques, les droits et la participation des femmes.

SUCO mène le Programme de coopération volontaire (PCV) financé par Affaires mondiales Canada (AMC) pour la période de 2020-2027 qui vise le renforcement des capacités d’agir de ses partenaires. Dans ce cadre, SUCO compte renforcer son partenariat avec différentes organisations locales au Togo. Cette ambition est renforcée par la présence effective d’une représentation pays basée à Lomé.

Dans le cadre de l’articulation de sa représentation pays au Togo, SUCO compte renforcer son équipe sur place à travers le recrutement d’un(e) assistant(e) administration – RH – Finance – Logistique.

I. Mission et tâches de l’assistant-e administration-RH – Finance -logistique

Sous la supervision de la personne représentante de SUCO au Togo, et en étroite collaboration avec cette dernière ainsi qu’avec le service finances et administration du siège social de SUCO à Montréal, la personne en charge de l’administration et des finances est responsable de la gestion administrative et financière du bureau pays, des programmes et projets de SUCO au Togo. Elle est également responsable d’élaborer et de contrôler les budgets, de produire les rapports financiers et de s’assurer du bon fonctionnement général du bureau d’exécution du projet sous la supervision de la personne représentante pays. Cette personne contribuera à l’élaboration et la mise en place des méthodes et procédures devant permettre un contrôle interne efficace et rigoureux, tout en veillant à l’application des procédures comptables, administratives et logistiques, en accord avec les exigences contractuelles des bailleurs (Affaires mondiales Canada et autres en fonction de l’évolution du portefeuille d’interventions) et de SUCO.

L’assistant-e administration – finance aura pour principales missions :

Gestion financière et comptable :

-Assurer la gestion de la comptabilité des programmes en cours, selon des procédures et normes comptables et financières de SUCO;
-Être le garant du respect des délais et des échéances définies dans les cahiers de gestion et procédures;
– Élaborer et soumettre à validation à la représentante pays de SUCO le budget projet, et assurer le suivi des dépenses après son adoption.
– Entrer les données financières dans le programme informatique comptable SAGE 300 et préparer les rapports comptables mensuels pour leur révision et approbation par la personne représentante, selon le besoin ; Assurer leur transfert au siège social de SUCO à Montréal;
– Préparer et vérifier les chèques et les transferts bancaires pour toutes les dépenses des projets et programmes ;
– Assurer le suivi des comptes bancaires et réviser toutes les opérations bancaires ;
– Préparer les demandes de décaissement ainsi que les sorties de fonds ;
-Procéder aux achats et acquisitions en tenant compte et en respect des procédures d’acquisition du cahier de gestion de SUCO;
– Vérifier et contrôler la soumission des rapports de dépenses de l’ensemble du personnel de terrain, des partenaires, des stagiaires et des volontaires ;
– Préparer les audits annuels et travailler avec les vérificateurs externes afin de faciliter les audits requis pour le projet ;
-Veiller à la bonne conformité des pièces justificatives telle exigée dans le cahier de gestion et procédures de SUCO et puis au respect des paiements des échéances aux fournisseurs ;
– Vérifier et valider les procédures d’achat avant d’émettre un chèque et en assurer le suivi ;
– Renforcer les capacités des comptables des partenaires de SUCO sur les normes comptables de SUCO et de nos partenaires financiers ;
– Établir les déclarations et autres obligations fiscales et sociales et procéder aux paiements afférents en respect des échéances requises ;
-Préparer les rapports financiers périodiques (mensuels et annuels) et les documents nécessaires pour les bailleurs de fonds et rapports annuels pour les Ministères partenaires de SUCO.

Lire aussi :  La Société ICÔNE GROUPE SARL recrute-11/07/2022 (03 postes)

Ressources matérielles et logistiques :

Assurer la gestion administrative et logistique du projet ;
Plus précisément, gérer tous les biens et équipements du projet et tenir à jour, un inventaire complet de l’ensemble de ces biens et équipements (véhicules, matériel informatique, photocopieuses, téléphones, ameublement, etc.) ;

Coordonner l’achat, la maintenance, l’entretien et la réparation des équipements, véhicules et infrastructures du bureau ;

Collaborer avec le siège social de SUCO à Montréal au suivi de l’inventaire des biens et équipements;

Maintenir un registre de l’utilisation des véhicules de SUCO et vérifier si les assurances des véhicules sont payées régulièrement ; contrôler la consommation moyenne des véhicules en carburant.

Ressources humaines :

Appuyer la représentation pays dans l’élaboration de la description de poste des employées nationaux ;
Assurer un appui au représentant pays dans la gestion opérationnelle, administrative (démarches de visa, installation, etc.) et logistique dans le pays, des coopérant.es volontaires
;
Élaborer les différentes grilles salariales des employées nationaux et effectuer leur inscription à la CNSS ;

Participer au recrutement du personnel (régulier et temporaire) du bureau pays lorsque nécessaire ;

Appuyer SUCO dans l’application des normes locales d’embauche selon les normes en vigueur au Togo ;

Gérer les ressources humaines sous sa responsabilité et assurer le respect des politiques et des procédures pour l’ensemble du personnel, en accord avec le Code du travail togolais ;

Assurer la gestion des dossiers du personnel, dont les demandes de congé et maladie, et veiller à ce que les assurances soient payées mensuellement ainsi que tout autre prélèvement légal ;

Planifier et organiser efficacement le travail du personnel administratif et soutenir l’équipe administrative en l’aidant à s’acquitter de ses fonctions de façon efficace et rentable.

Lire aussi :  Le CIPEA recrute-16/07/2022

Autres tâches :

Au besoin, effectuer des déplacements sur le terrain ;
 Effectuer toutes autres tâches connexes préalablement discutées en accord avec la représentation du pays.

II. Profil de l’assistante administration  Finance

Diplôme en comptabilité, gestion financière;
Minimum de deux (2) ans d’expérience prouvée en comptabilité, audit et/ou administration;

 Capacité d’établir des priorités, d’organiser et de réaliser des tâches multiples de manière efficiente, parfois sous pression et avec peu de supervision ;

Capacité de travail avec divers groupes de personnes dans un environnement d’équipe multiculturelle ;

Excellente capacité de travailler en équipe ;

Faire preuve de proactivité, d’autonomie, de diplomatie, d’initiative et de discrétion, et de travail en milieu multiculturel ;

Avoir des bonnes références en termes d’intégrité et d’honnêteté
;
Connaissance du système SAGE 300 (un atout) et excellente connaissance de MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook et des navigateurs d’internet ;

 Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;

 Expérience dans le milieu des organisations de coopération, un atout ;

 Expérience dans la formation, la facilitation et le soutien direct avec les communautés et les organisations de base dans le pays, un atout.

III. Durée du contrat

Un (1) an renouvelable avec une période de probation de 3 mois.

DÉPÔT DE CANDIDATURE

Les éléments à fournir pour le dossier de candidatures sont les suivants : une lettre de motivation, un CV détaillé, une copie de la pièce d’identité, une copie des diplômes à [email protected] ou [email protected] et sont à remettre au plus tard le 20 juin 2022. Les candidatures seront évaluées à mesure qu’elles seront déposées. SUCO se réserve le droit de clôturer le processus avant les délais prévus, au cas où un candida potentiel est identifié.

Lire aussi:

Le Ministère de l’Economie et des Finances recrute-22/06/2022 (02 postes)

Avis d’appel d’offres du ministère de l’économie et des finances

CBM recruits-24/06/2022

1 Comment

  • KANNE
    KANNE

    Je sui intéressé j’ai un diplome en secrétariat et opérateur de saisie

    Répondre

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