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UN (E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION BILINGUE-02/12/2020

ASSISTANT(E) DE DIRECTION BILINGUE

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Référence:  PPI / GPP / RF / 21

Localisation  : Togo

Rattachement hiérarchique : Direction des Programmes

Type de contrat  : Contrat à Durée Déterminé (CDD)

Temps de travail  : Temps Plein

Lieu de travail : Lomé (Totsi), avec des missions en milieu rural

Prise de fonction : 1er Janvier 2021 au 30 Juin 2021

Niveau d’étude exigé : BAC + II (ou équivalent), au minimum

Domaines d’étude visés  : Anglais, Assistance de direction bilingue

Rémunération  : Poste non rémunéré

Philanthropic Project International (www.ppiworld.org), une Organisation Non Gouvernementale intervenant principalement et prioritairement dans les domaines de l’Education, la Santé et l’Environnement, recrute pour emploi à temps plein et à durée déterminée (CDD) un (e) (1) Assistant (e) de Direction Bilingue (Anglais / Français). Le / la postulant (e) doit être disponible au plus tard le 1er Janvier 2021.

I) DESCRIPTION  DU POSTE  

Sous l’autorité du Directeur Exécutif, l’Assistant(e)de Direction Bilingue (Français et Anglais) sera engagée en qualité d’appui administratif et exécutif au Directeur Exécutif et aux autres responsables, notamment le Responsable des Programmes. Il / elle est responsable à part entière de la mission déclinée ci-dessous et devra rendre compte à qui de droit.

II) MISSION

L’Assistant (e) de Direction Bilingue joue un rôle de premier plan assurant à notre organisation une stratégie de pointe dans l’exécution des tâches administratives et l’assistance à la mobilisation de ressources devant permettre à l’organisation d’atteindre ses objectifs. Le / la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec d’autres membres de la direction exécutive en s’assurant que les objectifs de l’organisation soient atteints, que les engagements contractuels avec les bailleurs soient respectés.

Le / la titulaire du poste travaille de concert avec les coordonnateurs de projets qui élaborent des propositions de projets innovants et définissent un soutien stratégique et managérial pour la mobilisation des ressources. Il / elle assiste le Responsable Fundriasing dans la mobilisation des ressourcers et collabore avec toute l’organisation dans la gestion de la communication, des medias et des activités du plaidoyer.

III) ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITES ESSENTIELLES

1) Recevoir et trier le courrier ordinaire et E-mail  

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-Réceptionner et envoyer les courriels ;
-Trier, diffuser et faire suivre les mails aux personnes concernées ;
-Préparer les réponses aux demandes de renseignements ;
-Rédiger des correspondances administratives et en assurer le suivi ;  et
-Veiller au  fonctionnement du mailing.

2) Réaliser les activités de secrétariat   

-Enregistrer le courrier arrivé et départ ;
-Participer à la finalisation des rapports (relecture et mise forme) ;
-Apporter l’appui Administratif à l’organisation des formations et ateliers ;
-Gérer quotidiennement l’agenda du Directeur Exécutif ;
-Prendre les rendez-vous pour des personnes internes et externes ;
-Mettre les informations à la disposition du Directeur Exécutif ;
-Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements ;
-Assurer le standard (effectuer et recevoir les appels téléphoniques) ;
-Assurer la production et la multiplication de documents de travail ;  et
-Suivre l’enlèvement régulier du courrier au niveau de la boîte postale.

3) Assister à la mobilisation des ressources

-Assister les coordonnateurs de projets dans la préparation des missions ;
-Assister la Responsable dans la mobilisation des ressources ;
-Gérer le référencement naturel du site et les relations avec ses utilisateurs ;
-Animer les réseaux sociaux (facebook, linkedin, et twitter) ; et
-Participer à la rédaction devant faire l’objet de numérisation

4) Traduire les documents administratifs  

-Traduire en français tous les documents officiels reçus des partenaires ;
-Traduire en anglais tous les documents officiels à envoyer aux partenaires ; et
-Servir en qualité d’interprète en cas de nécessité.

5)  Autres attributions et responsabilités

-Assurer la gestion de la petite caisse ;
-Gérer le stock des fournitures de bureau et introduire des requêtes appropriées ;
-Préparer les réunions (ordre du jour, salles de réunion, etc.) et assurer la prise de notes (rédaction des comptes rendus et procès-verbaux) ;
-Procéder à la classification et à l’archivage des documents et dossiers du personnel ; et
-Assurer d’autres tâches selon les nécessités de service.

IV)  QUALIFICATIONS REQUISES

Le poste d’Assistant(e) de Direction Bilingue est ouvert aux candidats masculins et féminins justifiant des qualifications et expériences minimales suivantes :

1) Education

-Niveau minimum : BAC + Deux (II) ans d’études (ou équivalent) ;
-Domaines d’étude : Anglais ou Secrétariat / Assistance de Direction bilingue.

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2) Expérience et / ou formation

-Une expérience de deux (2) ans en qualité de Secrétaire ou d’Assistant(e) de Gestion dans une organisation est
indispensable ;
-Une expérience en mobilisation des ressources serait souhaitable ;
-Une expérience en traduction et d’interprétation dans une organisation ou/et formation dans un cabinet y relatif serait un atout ; et

3) Autre connaissances

-Avoir la bonne une bonne connaissance des logiciels usuels : Word, Excel, et PowerPoint (connaissance indispensable) ;
-Avoir une excellente connaissance des logiciels suivants : Publisher, Outlook, Internet et les courriers(connaissance indispensable) ; et
-Avoir une bonne connaissance du management des projets serait un atout.

4) Aptitudes

-Avoir d’excellentes capacités rédactionnelles : Anglais (très bien) et Français (bien) ;
-Etre parfaitement bilingue aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
-Etre capable de traduire les documents dans les deux langues;
-Etre motivée pour son travail, faire preuve d’autonomie et savoir gérer les priorités ; et
-Avoir des dispositions interpersonnelles à travailler en équipe.

5) Comportements

-Avoir le sens de l’organisation, des relations, de la tenue et de la courtoisie ;
-Etre capable de travailler sous pression dans un environnement multiculturel et faire preuve d’une grande discrétion ;
-Etre de bonne moralité ; et
-Etre méthodique, accueillant(e) et ordonné(e).

V) COMMENT POSTULER 

Pour postuler, veuillez envoyer les documents suivants :

-Lettre de motivation (en anglais) ;
-Curriculum Vitae actualisé(photo récente) ;
-Dernier Diplôme.

Tous les documents doivent être envoyés en format PDF (trois documents PDF au total) à l’organisation. L’email de référence est le suivant : [email protected]

Le format de l’objet de l’email est le suivant :

NOM & PRENOM_ASSISTANT(E) DE DIRECTION BILINGUE

Les documents de candidature doivent impérativement être envoyés en français, à l’exception de la lettre de motivation qui doit faire l’objet de rédaction dans la langue anglaise.

Les documents susvisés doivent être adressés au Directeur Exécutif de l’organisation au plus tard le 02 Décembre 2020.

Seules les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure de recrutement. Les candidat(e)s doivent jouir d’une bonne santé, être âgé(e)s de vingt-cinq (25) ans au minimum, et être capables d’effectuer des missions en milieu rural.

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