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Un Coordonnateur de l’administration et de la logistique-13/11/2020

SOS Villages d’Enfants International est l’organisation faîtière de la fédération mondiale des Villages d’Enfants SOS. En tant qu’organisation non gouvernementale de développement social, nous soutenons les enfants sans soins parentaux et les familles dans des conditions de vie difficiles à travers des services de soins, d’éducation, de santé et de secours d’urgence, et nous plaidons pour les droits des enfants et des jeunes, en alliance avec une grande diversité des partenaires. Nous travaillons dans 135 pays et territoires, touchant plus d’un million d’enfants, de jeunes, de familles et de soignants chaque année. Pour nous soutenir dans cette importante responsabilité, nous recrutons au poste ci-après :

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Coordonnateur de l’administration et de la logistique

Lieu : Lomé, Togo

Mission

Sous la direction du Conseiller Régional en finances et en contrôle, le Coordonnateur de l’administration et de la logistique est chargé de fournir les informations pertinentes à l’Antenne pour le pour le pilotage et la prise de décision, en soutenant le Conseiller Régional en finances et en contrôle pour assurer la transparence, la responsabilité et l’utilisation efficace et appropriée des actifs, et s’occuper des principales tâches administratives et logistiques liées à la gestion quotidienne du bureau.

Tâches et responsabilités

• Gérer les appels et les courriers entrants et sortants.
• Aider à organiser les réunions de bureau et les réunions avec des partenaires.
• Préparer les ordres de mission, les autorisations de voyage et superviser les demandes de remboursement pour les missions des membres du personnel, des partenaires et des consultants.
• Gérer l’ensemble des stocks en fournitures et matériel de bureau.
• Recherchez les meilleurs prix pour le matériel et les produits divers.
• Veiller à ce que les marchandises reçues soient conformes aux normes établies par l’organisation.
• Appuyer le Conseiller Régional RH sur les taches RH, notamment en aidant à organiser le recrutement et en fournissant des informations pertinentes sur les profils et les problèmes du personnel.
• Aider à l’organisation de la logistique des conférences / réunions et des voyages à l’étranger.
• Réserver des vols, traiter les demandes de visa, les réservations d’hôtel, les réservations de taxi, etc.
• Effectuer diverses tâches de gestion de l’information, y compris le classement général et la tenue des feuilles de présence.
• Assurer la confidentialité des correspondances et les classer en conséquence.
• Diffuser les informations de routine à tout le personnel.
• Mettre à jour régulièrement le panneau d’affichage du bureau.
• Assurer une bonne gestion des stocks des fournitures de bureaux pour éviter toute interruption de service.
• Aider à la préparation et à l’organisation de réunions, séminaires et conférences.
• Agir à titre de réceptionniste de bureau.
• Servir de personne de contact pour les fournisseurs.
• S’assurer que les journaux de bord des véhicules de l’Antenne sont tenus à jour.
• Préparer l’analyse mensuelle des véhicules et les rapports de coûts opérationnels
• Préparer le renouvellement de l’assurance et l’immatriculation du véhicule.
• Vérifier les relevés de facturation pour le téléphone, le fret aérien, le courrier et les courriers express et préparer les demandes de paiement en conséquence.
• Recevoir des journaux / autres matériels d’abonnement et suivre les demandes de paiement.
• Recevoir les marchandises livrées des fournisseurs et entrepreneurs.

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Qualifications minimales requises :

• Etre titulaire d’un diplôme universitaire dans le domaine de la finance et / ou de la comptabilité, des Ressources Humaines ou de l’administration des affaires avec une spécialisation en administration ou en logistique.
• Avoir au minimum 03 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et de la logistique.
• Avoir une très bonne maîtrise du français, écrit et parlé ; et bon niveau professionnel en anglais.
• Avoir de bonnes compétences analytiques et organisationnelles.
• Avoir une connaissance de Sage Payroll & HR.
• Partager les valeurs de conformité et intégrité.
• Disposer d’une attitude de travail positive et des capacités à travailler sous haute pression.
• Etre proactif et motivé pour apprendre et acquérir les compétences supplémentaires nécessaires à l’emploi.

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Nous offrons

• Opportunités diverses, créatives et stimulantes dans un environnement de travail international
• Possibilité d’apporter une contribution significative au développement des associations membres dans la région
• Paquet de rémunération compétitif et excellentes opportunités de développement.

Conformément à la politique de protection de l’enfance de l’organisation, tout emploi est soumis à des vérifications des antécédents applicables, y compris des vérifications de casier judiciaire.

Comment postuler

Si vous êtes intéressé par ce poste, veuillez envoyer un dossier de candidature comprenant un CV et une lettre de motivation en
français ou en anglais au plus tard le 13 novembre 2020, exclusivement à l’adresse, [email protected]

L’objet de l’email doit être « Coordonnateur Administration et Logistique Lomé ». Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Ce que nous défendons :

SOS Villages d’Enfants s’engage à créer et à maintenir un environnement bienveillant et protecteur, qui promeut ses valeurs fondamentales, et prévient et lutte contre les abus et l’exploitation des enfants. Nous condamnons fermement toutes les formes de maltraitance et d’exploitation des enfants, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de notre organisation, et répondons toujours à tout cas d’abus prouvé, allégué ou supposé dans notre sphère d’influence selon sa nature. Les efforts garantissent que des mécanismes sont en place pour sensibiliser, aider à la prévention, encourager la notification et faciliter la réponse. Elles vont des actions de développement des Ressources Humaines telles que la formation et le conseil à des mesures telles que la suspension, le licenciement et les poursuites judiciaires.

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