Un consultant pour l’actualisation du manuel d’assurance qualité de la CAMEG-Togo-22/01/2024

USAID Global Health Supply Chain-Technical Assistance Francophone Task Order

Termes de Références – ACTUALISATION DU MANUEL D’ASSURANCE QUALITÉ DE LA CAMEG-TOGO

Recrutement dans le cadre d’un appui au MOH pour l’actualisation du manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO| Lomé, Togo | janvier 2024 | Durée estimée :  45 jours calendaires dont 30 en présentiel.

Titre du poste : Consultant

Emplacement du travail : Lomé, Togo

Responsable direct :  Team Lead

1. Présentation de la CAMEG TOGO

La Centrale d’Achat des Médicaments Essentiels et Génériques du Togo (CAMEG-TOGO), grossiste répartiteur pharmaceutique créé en août 1998 sous la tutelle du Ministère chargé de la santé. La CAMEG-TOGO est dotée d’un statut juridique d’association à but non lucratif et jouit des attributs d’une personne morale de droit privé avec une autonomie de gestion.

1.1 Mission de la CAMEG TOGO

Par convention signée le 30 septembre 2010, l’Etat Togolais a investi la CAMEG-TOGO d’une mission de service public d’intérêt général et à finalité sociale, consistant à :

• approvisionner et distribuer les produits pharmaceutiques de la Liste Nationale des Médicaments Essentiels (LNME) aux formations sanitaires publiques et privées à but non lucratif,
• assurer la cession de ces produits à un « prix social »,
• assurer la qualité des produits distribués et contribuer à leur usage rationnel.

La centrale achète, stocke et distribue les Médicaments Essentiels et Génériques (MEG) et les Dispositifs Médicaux Essentiels (DME) aux formations sanitaires publiques sur toute l’étendue du territoire national.

1.2 Vision et valeurs

La vision de la CAMEG-TOGO porte sur une reconnaissance ultime des compétences internes en matière d’approvisionnement et de distribution de produits essentiels de santé de qualité et des services fournis qui sont diversifiés. Elle ambitionne de devenir une structure qui fonctionne avec un personnel suffisamment motivé et engagé dans l’atteinte des objectifs assignés au vu de sa mission. A cet égard, elle fera partie des institutions les plus performantes œuvrant pour l’amélioration globale de la qualité des soins des populations et forcera par son impact le respect des bénéficiaires, du Gouvernement du Togo, des partenaires et des centrales membres de l’Association Africaine des Centrales d’Achats de Médicaments Essentiels (ACAME).

1.3 Offre de services

Le catalogue des articles/prix de la CAMEG-TOGO compte 211 produits de santé essentiels distribués en routine ainsi qu’une cinquantaine de produits dits spécifiques achetés sur demande spéciale des formations sanitaires.

Ces produits sont achetés à travers une procédure de pré qualification des couples produit/fournisseur suivant le référentiel de cahier de charges développé par l’ACAME, importés, stockés et distribués dans le respect des bonnes pratiques de stockage et de distribution pharmaceutique.

En outre, le ministère de la santé et de l’hygiène publique a confié à la CAMEG-TOGO la gestion des produits de santé subventionnés dans le cadre de ses programmes de santé, soit 468 produits mis à disposition du système de santé.

Les produits pharmaceutiques distribués par la CAMEG-TOGO à travers ses PRA sont cédés au même prix à toutes les formations sanitaires sur toute l’étendue du territoire national.

1.4. Organisation de la CAMEG TOGO

La CAMEG TOGO est organisée comme suit :

• Assemblée générale,
• Comité de supervision,
• Conseil d’Administration,
• Direction générale.

La Direction générale de la CAMEG TOGO regroupe les directions suivantes :

• Direction des Achats et de la Gestion des Stocks,
• Direction Administrative et Financière,
• Direction Commerciale,
• Direction de l’Assurance Qualité Pharmaceutique,
• Direction du Contrôle de Gestion et de l’Audit Interne,
• Direction des Projets et Programmes de Santé.

La CAMEG-TOGO représente le « bras armé » du ministère de la santé à travers son circuit de distribution de MEG. A partir de son siège social sis à Lomé et abritant les magasins centraux, elle approvisionne sept (7) agences commerciales dénommées Pharmacies Régionales d’Approvisionnement (PRA), créées pour desservir les formations sanitaires accréditées :

• pour la région Lomé Commune, la PRA Lomé Commune est sise au siège de la Centrale,
• pour la région Maritime, la PRA Tsévié,
• pour la région des Plateaux, la PRA Atakpamé et la PRA Kpalimé,
• pour la région Centrale, la PRA Sokodé,
• pour la région de la Kara, la PRA Kara,
• pour la région des Savanes, la PRA Dapaong.

La CAMEG – TOGO emploie actuellement 143 personnes réparties sur l’ensemble de ses sites.

2.Contexte et justification

Le plan stratégique 2016-2020 de la CAMEG-TOGO, validé en décembre 2015 par le conseil d’administration, a retenu, parmi les orientations stratégiques, l’amélioration de la gouvernance et la viabilité économique et financière de l’institution à travers, entre autres, la mise en place d’un Système de Management de la Qualité (SMQ) selon les normes ISO.

Dans ce cadre, la centrale a bénéficié de l’appui de divers partenaires pour la définition et la mise en œuvre de feuilles de route pour l’amélioration du fonctionnement et la mise en conformité du système d’assurance qualité en accord avec les recommandations de l’OMS publiées dans le modèle du système assurance qualité de l’OMS (MQAS) et pour la certification ISO 9001. A ce jour, malgré les avancées, bon nombre de documents qualité sont encore à relire, mettre à jour ou rédiger.

A cet effet, la CAMEG-TOGO se propose de faire appel aux services d’un consultant externe pour la mise à jour du manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées.

Il faudrait par ailleurs souligner la nécessité de prendre en compte pour cet exercice les résultats de l’audit institutionnel, organisationnel et fonctionnel en cours de mise en œuvre sur la même période.

3. Objectif de la mission
   • Objectif général

L’objectif général de la mission est de mettre à jour les différents documents contenus dans le manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées de la CAMEG-TOGO conformément au MQAS et à la norme ISO 9001.

• Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques de cette mission sont :

• faire un état des lieux de la documentation existante et des pratiques en cours,
• faire l’inventaire des procédures obsolètes à supprimer, à mettre à jour et des nouvelles à rédiger,
• procéder à la mise à jour de la documentation existante dans le respect des règlementations en vigueur opposables,
• rédiger les nouvelles procédures opérationnelles normalisées,
• organiser l’accompagnement des utilisateurs dans une approche de conduite du changement.

Le manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO qui sera élaboré visera à définir les normes (principes) relatives, entre autres, à :

• La présélection des fournisseurs,
• L’achat des médicaments et autres produits de santé,
• La réception et le stockage des produits achetés,
• La distribution des médicaments et autres produits de santé,
• L’évaluation et la réévaluation des fournisseurs,
• Chaque étape citée ci-dessus devra toujours intégrer le volet assurance qualité conformément au référentiel MQAS.

NB : la liste des principales rubriques du manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO est jointe en annexe (non exhaustive).

4.Résultats attendus

Les résultats attendus de cette mission sont de :

• rendre disponible un manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées actualisés et complets et,
• mettre en œuvre un programme d’accompagnement des utilisateurs dans une approche de conduite du changement.

NB : Les différents produits/résultats de cette consultation restent la propriété exclusive de la CAMEG-TOGO.

5.Méthodologie

L’activité sera réalisée avec l’appui d’un consultant national ou international recruté à cet effet. Il exécutera sa mission dans le respect des règles de déontologie et selon le cadre ci-dessous décrit. Il travaillera en étroite collaboration avec les directions techniques de la CAMEG-TOGO et d’autres partenaires impliqués dans le projet.

Cette mission se déroulera selon les étapes suivantes :

• proposition d’une feuille de route par le consultant retenu,
• appréciation et validation de la feuille de route par la CAMEG-TOGO,
• établissement de l’état des lieux de la documentation qualité disponible. Cet état des lieux consistera en la :
  • revue et évaluation des documents liés à la gestion des approvisionnements des médicaments et autres produits de santé,
  • revue et évaluation des documents relatifs à la gestion des stocks de médicaments et autres produits de santé,
  • revue et évaluation du système de distribution des médicaments et autres produits de santé,
  • revue documentaire du système d’assurance qualité et évaluation de la pertinence et de l’adéquation des procédures existantes,
  • collecte d’informations et pratiques en vigueur en vue de la détermination de l’adhésion ou non aux exigences des modules du référentiel du MQAS,
• description générale de la CAMEG-TOGO et des tâches effectuées,
• description des procédures opérationnelles normalisées entrant dans le cadre du manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO : cette partie sera la plus détaillée possible et doit permettre d’identifier les tâches des différents acteurs afin d’assurer une coordination efficace,
• élaboration des drafts de manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées,
• organisation d’un atelier de vulgarisation et de relecture des drafts de manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées,
• intégration par les consultants des amendements de l’atelier de vulgarisation et de relecture,
• organisation d’un atelier de validation du nouveau manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées,
• élaboration et mise en œuvre d’un programme d’accompagnement des utilisateurs sur une période minimale de 2 mois.

L’activité se déroulera en présentiel et à distance sous forme de revue documentaire, d’entretiens, de séances de travail et d’atelier de validation.

Aux fins d’un suivi approprié du déroulement de la mission du consultant, la CAMEG-TOGO mettra en place un comité de suivi, lequel jouera le rôle d’interface entre la Direction Générale et le Consultant.

6. Profil du consultant

La mission sera réalisée par un cabinet d’études comptant une équipe composée des trois (03) profils suivants au minimum :

• Un Expert de niveau BAC + 5 en Management de la Qualité ou équivalent et justifiant d’au moins quinze (15) ans d’expériences dans la mise en place et le déploiement d’un système de management de la qualité (SMQ),
• Un spécialiste de la chaîne d’approvisionnement et/ou de distribution en gros de denrées périssables, justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle en analyse des systèmes, élaboration et analyse des processus d’entreprise, de la gestion des entrepôts, des systèmes d’information ou de tout autre domaine lié à la chaîne d’approvisionnement ; être spécialisé dans la chaîne d’approvisionnement des produits de santé sera un atout,
• Un spécialiste de la chaîne d’approvisionnement et/ou de distribution en produits de santé justifiant d’au moins dix (10) ans d’expérience professionnelle en gestion de la préqualification des couples produit/fournisseurs et des achats selon le MQAS.

Compétences des consultants :

• Solides compétences en communication,
• Excellente capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction,
• Capacité de travail en équipe mais aussi de façon autonome avec un minimum de supervision,
• Capacité à la conduite de changement.

Le cabinet devra avoir réalisé au moins deux missions similaires au cours des six (06) dernières années. Une mission similaire dans une centrale d’achat de médicaments essentiels sera considérée comme un atout.

7. Durée de la mission

La durée prévisionnelle de la mission est de 45 jours calendaire dont 30 en présentiel.

8. Documentation

La CAMEG-TOGO s’engage à mettre à la disposition des consultants, toutes informations et la documentation nécessaire disponibles. Ils auront accès à toute la documentation qu’ils jugeront utile aux heures et jours ouvrés.

9. Système de reporting du consultant

Les rapports seront soumis à la direction générale en trois (03) exemplaires originaux et sur support électronique en version WORD et PDF selon la planification ci-après :

NB : Pour un meilleur suivi et cadrage de la mission, le consultant adressera en cas d’urgence un mémorandum au directeur général sur l’état d’avancement, les goulots d’étranglement et les recommandations.

ANNEXE : Structure du manuel d’assurance qualité et des procédures opérationnelles normalisées

Section A : Manuel qualité

Le manuel de la qualité doit comprendre au moins les éléments suivants :

1. Une déclaration de la politique qualité ;
2. la structure de la CAMEG-TOGO (organigramme) ;
3. Les rôles et responsabilités par rapport aux activités opérationnelles ;
4. Une présentation du système documentaire ;
5. Les procédures générales de gestion de la qualité au niveau interne ;
6. Des références à des procédures spécifiques, conflit d’intérêts et code de conduite ;
7. Des informations sur les qualifications, expérience et compétences appropriées du personnel ;
8. Des informations sur la formation initiale et continue du personnel ;
9. Une politique d’audit interne et externe ;
10. Une politique pour la mise en œuvre et la vérification des actions correctives et préventives ;
11. Une politique pour le traitement des plaintes ;
12. Une politique relative aux examens du système de gestion de la qualité ;
13. Une politique pour la prise en charge des résultats hors spécification (RHS) ;
14. Une politique de sélection des prestataires de services et des fournisseurs faisant référence à la préqualification ;
15. Une politique relative à l’entreposage et la distribution des produits.

Section B : Procédures Opérationnelles Normalisées

1. Préqualification des fournisseurs ;
2. Achat de produits de santé ;
3. Gestion du stock et contrôle des inventaires ;
4. Surveillance des conditions de stockage ;
5. Manipulation des échantillons de produits ;
6. Distribution des produits de santé ;
7. Gestion des plaintes ;
8. Gestion des rappels de lots ;
9. Auto-inspection ;
10. Suivi de la performance des fournisseurs ;
11. Contrôle des documents ;
12. Conservation de la documentation sur les produits ;

Etc.

N.B : Cette liste est fournie à titre indicatif.

Instructions pour postuler :

Veuillez transmettre une lettre de motivation, un curriculum vitae (max. 3 à 4 pages mettant en évidence l’expérience de travail et les qualifications pertinentes pour ce conseil), et les coordonnées complètes d’au moins deux références parmi les clients récents.

Veuillez envoyer votre candidature en français dans un e-mail avec Consultant pour l’actualisation du manuel d’assurance qualité de la CAMEG-TOGO – dans la ligne d’objet à francophoneTOTogoRecruit@chemonics.com avant 17h GMT le lundi 22 janvier 2024. Aucune demande téléphonique sera acceptée. Chemonics contactera les finalistes. Ce recrutement est conditionné à la disponibilité de fonds.

Les candidatures seront évaluées en fonction de la qualité de la proposition, de la capacité à répondre aux exigences ci-dessus et du budget global. Chemonics International se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition reçue sans donner de raisons et n’est pas tenue d’accepter le plus bas ou le plus offrant.

Chemonics est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne fait aucune discrimination dans sa sélection et ses pratiques d’emploi sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’origine nationale, de l’appartenance politique, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’état matrimonial, du handicap, des informations génétiques, de l’âge, l’appartenance à une organisation d’employés ou d’autres facteurs non liés au mérite.

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