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Un (01) ASSISTANT DE DIRECTION POLYVALENT-31/03/2022

Une Agence de Conseils, d’organisation d’évènements Clef en Main et d’aménagement d’intérieur recrute pour ses besoins, un (01) ASSISTANT DE DIRECTION POLYVALENT.

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MISSION ET RESPONSABILITÉS

Mission :

Assurer le secrétariat, jouer l’interface auprès de divers interlocuteurs du Directeur Général et du personnel.

Responsabilités

– Assurer quotidiennement l’organisation de l’agenda du DG ;
– Assurer les prises de rendez-vous et les réunions;
– rédiger le rapport des réunions ;
– Assurer le tri des correspondances et les réponses y relatives ;
– Décrocher et effectuer les appels téléphoniques;
-Participer au traitement et à la production des documents.

Activité 1 Gérer le courrier arrivée et départ

– Réceptionner les courriers arrivés;
– Enregistrer et transmettre le courrier au Directeur Général;
– Suivre la transmission des courriers;
– Livrer les courriers départ.

Activité 2 Assurer le traitement des documents produits

– Concevoir et saisir les courriers et documents à la demande du DG;
-Vérifier et éventuellement mettre en forme tous courriers ou documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires…) provenant des Sociétés ou prestataires;
– Transmettre ces documents au DG pour signature et les renvoyer aux personnes concernées;
– Assurer le classement de tous les documents produits et provenant des autres sociétés ou particuliers si nécessaire;

MP 2 : Assurer la gestion de la communication et de l’agenda du Directeur

Activité 1 Gérer les communications du Directeur Général

– Réceptionner et émettre les communications (téléphone, email….);
– Identifier l’interlocuteur et s’assurer de la disponibilité du destinataire;
– Diriger la communication vers l’intéressé en cas de disponibilité;
– Proposer ses services à l’appelant en cas de besoin;

– Noter et transmettre les messages à leurs destinataires.

Activité 2 Organiser et gérer les audiences du DG

-Planifier les rendez-vous du DG en liaison avec celui-ci;
– Informer l’Agent de sécurité des visites ou audiences du DG;
– Préparer la salle d’audience en cas de besoin;
– Préparer les documents utiles pour la rencontre;
– Accueillir et prendre en charge les visiteurs;

MP 3 : Assurer la gestion des fournitures et équipements de bureau

Activité 1 Gérer le stock de fournitures de la Direction/du Département

-Suivre l’évolution du stock de fournitures;
– Faire approvisionner le service en cas de besoin;
-Mettre les fournitures à la disposition des membres du service;
-Veiller à une utilisation rationnelle des fournitures.

Activité 2 Gérer les équipements de bureau

Degré d’importance par rapport aux activités du poste :

– Veiller à la bonne utilisation du matériel de bureau partagé (imprimante, photocopieur etc.);
– Veiller à l’entretien des équipements de bureau;
– Signaler les pannes au service maintenance.

MP 3 : Assurer la gestion des stocks des tenues

Activité 1 Gérer le stock des tenues de la Manufacture

-Vérifier les tenues cousues
-Prendre les photos des tenues
– Constituer une base de données des tenues
-Assurer le pointage du personnel de la Manufacture
– Inventorier les productions de la Manufacture

Activité 1 Assurer l’interface entre la Manufacture et les boutiques

Degré d’importance par rapport aux activités du poste :

– Réceptionner les commandes des boutiques;
– Informer à temps le responsable de la Manufacture;
-Suivre les commandes;
– Assurer la livraison des commandes;
-Livrer les boutiques.

MP 4 : Activités occasionnelles (éventuellement)

Degré d’importance par rapport aux activités du poste :

– Élaborer et faire le dépôt des badges du personnel et des prestataires ;
– Participer à l’Intégration des nouveaux arrivants ;
– Participer à la formation des nouveaux arrivants sur les valeurs de la société ;
-Assister le Responsable RH lors des entretiens d’embauche ;
– Assister les techniciens;
– Répondre aux appels d’offre;
– Entretien du bureau du DG.

FORMATION DE BASE

– BTS/DUT/Bac +3 Secrétariat de Direction ou Assistante de direction;
Bac + 2 en Lettres Modernes ou Langues avec spécialisation en Secrétariat;
– 3 ans minimum d’expérience dont 2 ans à un poste de secrétariat de direction ou d’assistant(e)de direction;
– Très bonnes pratiques des applications bureautiques courantes notamment Word, Excel, PowerPoint et Microsoft Outlook.

QUALITÉS SOUHAITÉES

– Rigueur;
– Sens du détail et capacité d’observation;
-Sens de l’écoute;
– Goût pour les nouvelles technologies informatiques;
– Dynamisme et réactivité;
– Esprit d’équipe;
-Aisance relationnelle et sens de la communication;
– Résistance au stress;
-Autonomie;
– Adaptabilité;
– Sens de l’organisation, confidentialité et de la discrétion, courtoisie, et disponibilité.

Dossier de candidature à fournir :

-Une lettre de motivation datée et signée adressée au Directeur Général ;
-Un Curriculum Vitae à jour indiquant le contact de trois personnes de référence ;
-Une copie des diplômes et/ou attestations obtenues ;
-Une copie de la pièce d’identité ;
-Un extrait d’acte de naissance.

Délai de dépôt de candidature :

Les dossiers de candidature doivent être envoyés exclusivement par internet à l’adresse e-mail suivante : [email protected] avec en objet « Recrutement d’un (01) Assistant de direction Polyvalent », au plus tard le 31 mars 2022.

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