EmploiTogo.INFO

La Plateforme des opportunités au TOGO

STAGIAIRE – ASSISTANT DE DIRECTION F/H

STAGIAIRE – ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Pas encore abonné à ce blog?

Saisissez votre adresse e-mail pour vous abonner!

Rejoignez les 34 600 autres abonnés

L’assistant/assistante de direction accompagne un dirigeant d’entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Le/la stagiaire est sous la supervision directe de la direction et participe à toutes les tâches de sa fiche de poste dans le cadre de son parcours de formation.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil

  • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
  • Accueillir physiquement les rendez-vous.
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

  • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
  • Gérer les notes de frais.
  • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des diverses prestations de Excelys Santé (commandes clients, factures clients, BL…).
Lire aussi :  Une Assistante Administrative de la Direction Innovation et gestion de la Santé-16/12/2022

Communication

  • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

ACTIVITÉS ÉVENTUELLES

  • Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
  • Réaliser un suivi administratif du personnel.
  • Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
  • Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
  • Suivre les procédures d’appels d’offres.

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE

  • Présidente Directrice Générale
  • Directeur Général

PROFIL

Diplômes requis

  • Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale
  • Formation de niveau Bac +5
    • Master (économie, gestion, lettres, langues ou droit)
    • Diplôme d’école de commerce

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

  • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
  • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
  • Connaissances en gestion administrative
  • Connaissance des normes rédactionnelles
  • Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
  • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
  • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
  • Maîtrise de l’organisation d’événements
  • Connaissances en droit du travail et législation sociale
  • Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
  • Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
  • Bon niveau d’anglais en plus de la parfaite connaissance écrite et orale du français.
Lire aussi :  L’Hôpital Braun Cinkassé recrute-30/11/2022

Aptitudes professionnelles

  • Dynamisme
  • Esprit d’initiative
  • Discrétion
  • Organisation et rigueur
  • Polyvalence
  • Réactivité et autonomie
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Aisance relationnelle
  • Esprit d’équipe
  • Capacités rédactionnelles
  • Sens de l’écoute et de la communication
  • Disponibilité
  • Résistance au stress
  • Capacité à prioriser
  • Capacité d’adaptation
  • Travail en mode projet

Début : Immédiat

Secteur : Conseil – Formations professionnelles – Évènementiel

Localisation du poste : Lomé (TOGO)

Type d’emploi : Temps plein

Type de contrat :

Contrat de stagiaire 12 mois conventionné avec possibilité de déboucher sur un contrat à durée indéterminé

Fonction : Administrative

Gratification : Lors de l’entretien

Pour ce poste, il est nécessaire de disposer d’un moyen de déplacement personnel et du permis de conduire.

Merci d’envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation à l’adresse suivante : [email protected]

 

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.