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Oxfam Bénin recrute-25/05/2021 (2 postes)

I. Agent (e) Administratif (ve) et Comptable

Oxfam est une confédération internationale de 20 organisations travaillant ensemble dans 94 pays et en collaboration avec des partenaires et des alliés dans le monde entier pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Nous œuvrons directement avec les partenaires locaux et cherchons à influencer les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leur vie et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les touchent.

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Nous sollicitons donc des candidatures pour le poste d’Agent (e) Administratif (ve) et Comptable pour la Direction Pays au Bénin.
Oxfam souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Les candidatures de femmes et de jeunes sont vivement encouragées.

TITRE DU POSTE :Agent (e) Administratif (ve) et Comptable

RESPONSABILITÉ HIÉRARCHIQUE: Directrice Pays

RESPONSABILITÉ FONCTIONNELLE: Chef Comptable

Lieu: Cotonou

Date de prise de poste souhaitée: Juin 2021

Type de contrat et durée CDD, 1 an renouvelable

Statut: Poste national

OBJECTIF DE LA FONCTION

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Pays, le/la chargé (e) de l’administration et d’assistance comptable apporte aux programmes et à la direction pays d’Oxfam au Benin, le support opérationnel nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, des procédures administratives tout en donnant un soutien adéquat en temps et en heure afin de contribuer à atteindre les objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays.En d’autres termes, il ou elle assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il ou elle veille à la circulation de l’information. Il ou elle réalise l’activité d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui, de contrôle et de comptabilité conformément à la stratégie en cours du bureau pays.

Responsabilités :

Secrétariat (30%) :

– Gérer les courriers, e-mail et notes de services (rédiger, réceptionner, trier, diffuser, suivre, envoyer, etc.) ;
– Accueillir et orienter les visiteurs ;
– Organiser les rencontres et réunions à la demande de la direction pays ;
– Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants) ;
– Tenir, suivre l’agenda de la Directrice Pays et coordonner ses réunions internes et représentations à l’externes ;
– Organiser le classement, le scannage et l’archivage des documents et dossiers.

Administratif et Appui logistique (50%) :

– Suivre et Mettre à jour les procédures administratives d’Oxfam au Bénin,
– Mettre à jour les coordonnées de l’équipe pays et autres fichiers administratifs,
– Gérer les fournitures de bureau (Entrées, sorties et inventaires),
– Coordonner l’accueil des Coopérants Volontaires avec Oxfam Québec (réservation d’hôtels, accueil à l’aéroport, kit d’accueil),
– Assurer le briefing sécurité à l’arrivée des Coopérants Volontaires et autres visiteurs,
– Appuyer la logistique pour la gestion des déplacements des membres de l’équipe a l’intérieurs et extérieurs du pays,
– Appuyer la logistique dans l’organisation de tout évènements d’Oxfam au Bénin,
– Appuyer la logistique à l’obtention des visas et cartes de service des Coopérants Volontaires,
– Former les membres de l’équipe pays sur les aspects en lien avec le mandat, selon le besoin.
– Assurer tout autres taches connexes qu’on pourra lui confier.

Assistance Comptable (20%) :

– Gérer la petite Caisse,
– Réceptionner, préparer et soumettre les réquisitions de chèques, d’achats, bons de commandes et autres documents financiers pour les signatures requises,
– Appuyer la comptabilité àla saisie des écritures comptables dans le logiciel comptable,
– Effectuer toutes autres taches connexes.

Profil recherché :

Formation Minimum BAC+3 en Secrétariat, Gestion (Comptable, finance ou Administration)
Expérience • Avoir au moins 3 ans d’expériences dans le domaine;
• L’expérience dans une ONG / agences bilatérales est un atout.

Connaissances

• En techniques de secrétariat et de comptabilité
• En gestion de stocks
• Des standards de sécurit

Aptitudes et habiletés

• Approche positive et proactive
• Capacités de leadership et de management
• Capacités d’organisation, d`analyse, de planification et de priorisation
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité de travail en équipe multidisciplinaire
• Capacité de communication interculturelle
• Sens de la diplomatie et bon jugement
• Sens de l’organisation et du détail
• Sens de l’autonomie et de l’initiative
• Conscience éthique

Valeurs

• Adhésion aux valeurs et aux convictions d’Oxfam
• Engageant à être exemplaire dans vos pratiques et vos comportements et faire du Code de conduite le guide d’orientation de vos pratiques
• Veiller au respect du Code de Conduite de la part de tous les collaborateurs votre équipe en vous
• Respect des règles de sécurité d’Oxfam
• Ouverture à la jeunesse et l’égalité des femmes et des hommes.

Outils informatiques

• Bonne maitrise de MS Office et Ocffice 365 (Word, Power point, Excel…)
• Technologies de la communication (ex. : Outlook, Teams et Skype)
• Partage sur le web (ex. : Box, Dropbox et Trello).
Langues • Français (niveau professionnel)
• Anglais (un atout)

Comment postuler ?

Les personnes intéressées à postuler sont invitées à déposer dans un pli fermé portant le titre du poste, un dossier complet de candidature en personne à Oxfam au Bénin, Cotonou, sis à, Fidjrossè, Immeuble Wenser ou par courriel à [email protected] au plus tard le 25 mai 2021, à 17h00.

Un dossier de candidature complet comprenant :

1. Une lettre de motivation (max. 1 page) mentionnant le titre du poste dans l’objet ;
2. Un curriculum vitae (max. 3 pages) ;
3. Trois (3) personnes de référence (noms, titres, organisations, liens et contacts) ;
4. Une photocopie de la carte d’identité.

IMPORTANT : L’envoi du dossier doit se faire en un seul fichier PDF regroupant tous les documents demandés et ne dépassant pas 3 MO

Lire aussi :  OFFRE DE STAGE EN COMPTABILITE

Seuls les dossiers complets lors du dépôt seront traités.

Oxfam remercie toutes les candidates et tous les candidats, toutefois seules les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de sélection seront contactées.

NB : Un extrait de casier judiciaire sera exigé si la personne est retenue pour l’emploi

Prière de ne pas appeler ou se présenter au bureau.

N.B : Oxfam souscrit au principe de l’égalité des chances et nous encourageons les candidatures féminines. Oxfam remercie tous les candidates et candidats.

II. Chargé (e) de Logistique et Achat

Oxfam est une confédération internationale de 20 organisations travaillant ensemble dans 94 pays et en collaboration avec des partenaires et des alliés dans le monde entier pour trouver des solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Nous œuvrons directement avec les partenaires locaux et cherchons à influencer les plus puissants pour aider les populations dans le besoin à améliorer non seulement leur vie et leurs moyens d’existence, mais aussi leur faire prendre part aux décisions qui les touchent.
Nous sollicitons donc des candidatures pour le poste de gestionnaire logistique et achat pour la Direction Pays au Bénin.
Oxfam souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi. Les candidatures de femmes et de jeunes sont vivement encouragées.

Lieu: Cotonou

Date de prise de poste souhaitée: Juin 2021

Type de contrat et durée: CDD, 1 an renouvelable

Statut: Poste national

OBJECTIF DE LA FONCTION

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Pays, le/la chargé (e) de la logistique apporte aux programmes et à la direction pays d’Oxfam au Benin, le support opérationnel nécessaire de manière efficace et efficiente, en assurant la qualité des services, des procédures d’achats tout en donnant un soutien adéquat en temps et en heure afin de contribuer à atteindre les objectifs stratégiques d´Oxfam dans le pays .En d’autres termes, il ou elle gère les achats et est responsable d’autres aspects logistiques, tels que la gestion opérationnelle des bâtiments et des équipements, le transport des biens, les exonérations, l’archivage et l’inventaire des actifs conformément à la stratégie de phase out.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESULTAT

Domaine de résultat 1 : Comme gestionnaire des achats (30%)

Aider à la mise en place de procédures d’achat chez Oxfam et partenaires et être responsable de sa bonne application afin que le matériel adapté aux besoins des utilisateurs / projets est disponible et sécurisé :

• En collaboration avec le chef comptable, gérer de A à Z tous les achats
• Participer à l´élaboration et suivi des plans d´approvisionnement
• Réceptionner et organiser les réquisitions : achats locaux, internationaux …) en fonctions des priorités opérationnelles définies par la direction pays.
• Assurer la mise à jour de manière périodique ses tableaux de suivi de réquisitions, contrats et de la base de données des fournisseurs ;
• Garantir que les biens et services achetées remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques et les procédures d’achats d´Oxfam ;
• S´assurer du bon archivage des documents relatifs à l´approvisionnement (scan sous Box)
• Rédige les contrats de travaux et services complexes
• Proposer la rationalisation et les mesures d’économies nécessaires, identifier et participer au développement des contrats-cadres en vue notamment de limiter le nombre de pro-formats à demander, effectuer des analyses comparatives avec des prix de référence ;
• Explorer le marché et établir des contacts avec des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels ;
• Conseiller et soutenir la direction dans la mise en œuvre de la politique d’approvisionnement et la fixation d’objectifs d’optimisation des coûts, de la qualité et des délais ;
• Identifier, anticiper et gérer les risques liés aux fournisseurs ;
• Mettre en place et suivre les indicateurs de ses activités ;
• Définir les points de contrôle pour optimiser le contrôle interne de la chaîne d’achat et contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;
• Organiser le transport et l’envoi des biens ou services achetés.

Domaine de résultat 2 :

Comme agent responsable Gestion des actifs, équipements et des infrastructures (20%)
Vérifier / surveiller le matériel à l’aide d’inventaire des bureaux afin que tous les équipements, y compris les systèmes de communication, fonctionnent correctement et à garantir un environnement de travail approprié. Garantir que les normes de sécurité relatives aux structures sont suivies (bureaux, maisons d´habitation, etc.) et en assurer le bon état et la maintenance :
• S’assurer de la correcte installation et la maintenance des équipements(assurer le bon fonctionnement des ordinateurs, du système de réseau et de l’intranet, des climatiseurs, du copieur, du groupe électrogène, etc.) ;
• Garantir que les règles d’utilisation, de maintenance et de fonctionnement des équipements et actifs sont suivies ;
• S’assurer de l’entretien régulier des équipements et du bureau, si nécessaire via des contrats-cadres, et signaler tout problème ;
• Rester en contact avec le propriétaire pour les réparations inhérentes au bureau ;
• Participer à l’inventaire des biens de la direction pays et la tenue à jour du fichier ;
• Assistance aux réparations et entretien au bureau, conformément aux politiques et procédures de OXFAM ;
• Assistance à l’application des conditions de location en matière de réparation, de dommage ou de négligence ;
• Veiller à ce que les bâtiments et les véhicules soient entretenu de manière continue et conformément à toutes les exigences en matière de santé et de sécurité ;
• Sensibiliser le personnel à l’utilisation du matériel de bureau ;
• Assurer la gestion optimale des stocks.
• Faire un inventaire physique des actifs et équipements de la mission au minimum 1 fois par an.
• Superviser les travaux de construction/réhabilitation s’il y en a

Domaine de résultat 3 :

Lire aussi :  SOLERGIE recrute-09/07/2021 (08 postes)

Comme responsable des aspects légaux de représentation (l’enregistrement) d’Oxfam au Benin (15%)
Soumettre les demandes aux autorités nationales (Finance, douane, impôt, transport, etc.) pour la collecte de matériels et d’équipements afin que les projets puissent disposer du matériel le plus rapidement possible et éviter de payer divers frais ou pénalités de paiement tardif :
• Soumettre la demande d’autorisation et d’exonération afin d’utiliser la procédure la plus appropriée pour la collecte du matériel et des équipements importés ou acquis sur place ;
• Conseiller les projets et la représentation en matière d’Incoterms ;
• Être responsable de toute régularisation, demandes d’enregistrement nécessaire conformément aux procédures en vigueur ;
• Prendre les mesures nécessaires pour faciliter le travail des transitaires ;
• Surveiller les procédures d’importation temporaire de matériel et d’équipement ;
• S’assurer que chaque véhicule dispose de tous les documents nécessaires pour circuler conformément à la législation du pays (documents d’immatriculation, plaque d’immatriculation appropriée, etc.) et renouveler ces documents ou autorisations si nécessaire ;
• Être responsable de la restitution des documents tels que les plaques d’immatriculation aux autorités compétentes si nécessaire ;
• S’assurer que les achats (importés ou locaux) sont effectués conformément aux arrangements ou accords spécifiques sur les taxes, etc. ;
• Soumettre des demandes de carburant et gérer les certificats d’exemption ;
• Mettre à jour les enregistrements de suivi pour les exemptions et la gestion des stocks ;
• Tenir et mettre à jour un journal de suivi des enregistrements.

Domaine de résultat 4 :

Comme personne de soutien et agent du protocole (20%)
Fournir un soutien pour les projets pour aider à assurer la bonne exécution de diverses tâches / procédures.

Tâches principales :

• Prendre des dispositions pratiques et apporter un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules, etc.) ;
• Fournir un soutien aux projets d’acquisition et de gestion de matériels /d’équipements ;
• Etablir des plans d’évacuation des bâtiments en cas d’urgence ;
• Être responsable de l’organisation de réceptions ou d’autres événements ;
• Prendre en charge l’installation sur le site d’équipements tels qu’un rétroprojecteur ou un vidéoprojecteur, un télécopieur et un scanner, et savoir comment les utiliser ;
• Rester en contact avec les fournisseurs et rechercher des informations ;
• Effectuer les formalités d’abonnement telles que l’électricité, l’eau, les services téléphoniques, et veiller à leur bonne utilisation.
• Donner un appui aux coopérants volontaires pour la recherche de leurs appartements et installations.

Domaine de résultat 5 :

Comme gestionnaire d’équipe logistique(15%)
Gérer l’équipe des chauffeurs dont on est le responsable hiérarchique ou fonctionnel afin de disposer de personnel motivé et performant.

Tâches principales :

• Fixer les objectifs et les priorités des chauffeurs ;
• Assurer le suivi des chauffeurs (propriété des véhicules, carnets de bord, gestion du carburant)
• Motiver, encadrer, suivre et évaluer les collaborateurs ;
• Créer un climat de confiance et de responsabilisation.

Profil recherché :

Formation: Minimum BAC+3 en gestion et ou achat/logistique

Expérience

• Avoir au moins 5ans d’expériences dans le domaine;
• L’expérience dans une ONG / agences bilatérales est un atout.

Connaissances

• Des standards de sécurité
• Procédures d’acquisition des biens et services
• Procédures de liquidation/vente de biens
• Gestion des stocks
• Gestion des chauffeurs

Aptitudes et habiletés

• Approche positive et proactive
• Capacités de leadership et de management
• Capacités d’organisation, d`analyse, de planification et de priorisation
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité de travail en équipe multidisciplinaire
• Capacité de communication interculturelle
• Sens de la diplomatie et bon jugement
• Sens de l’organisation et du détail
• Sens de l’autonomie et de l’initiative
• Conscience éthique

Valeurs

• Adhésion aux valeurs et aux convictions d’Oxfam
• Engageant à être exemplaire dans vos pratiques et vos comportements et faire du Code de conduite le guide d’orientation de vos pratiques
• Veiller au respect du Code de Conduite de la part de tous les collaborateurs votre équipe en vous
• Respect des règles de sécurité d’Oxfam
• Ouverture à la jeunesse et l’égalité des femmes et des hommes

Outils informatiques

• Bonne maitrise de MS Office (Word, Power point, Excel…)
• Technologies de la communication (ex. : courriel et Skype)
• Partage sur le web (ex. : Box, Dropbox et Trello).
Langues • Français (niveau professionnel)
• Anglais (un atout)

Comment postuler ?

Les personnes intéressées à postuler sont invitées à déposer dans un pli fermé portant le titre du poste, un dossier complet de candidature en personne à Oxfam au Bénin, Cotonou, sis à, Fidjrossè, Immeuble Wenser ou par courriel à [email protected] au plus tard le 25 mai 2021, à 17h00.

Un dossier de candidature complet comprend :

– Une lettre de motivation (max. 1 page) mentionnant le titre du poste dans l’objet.
– Un curriculum vitae en français (maximum 3 pages)
– Trois (3) personnes de référence professionnelle (nom, titres, organisations, liens et contacts)
– Une photocopie de la carte d’identité

IMPORTANT : L’envoi du dossier doit se faire en un seul fichier PDF regroupant tous les documents demandés et ne dépassant pas 3 MO

Seuls les dossiers complets lors du dépôt seront traités
Oxfam remercie toutes les candidates et tous les candidats, toutefois seules les personnes retenues pour la prochaine étape du processus de sélection seront contactées.

NB : Un extrait de casier judiciaire sera exigé si la personne est retenue pour l’emploi

Prière de ne pas appeler ou se présenter au bureau.

N.B : Oxfam souscrit au principe de l’égalité des chances et nous encourageons les candidatures féminines. Oxfam remercie tous les candidates et candidats.

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