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L’Unité de Gestion de OMCA-Togo recrute-06/05/2022

Description du Poste d’Assistant(e) Administratif (ve) bilingue (Français-Anglais)

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Unité de Gestion de OMCA – Togo
Lieu d’affectation : Lomé, Togo
Durée du contrat initial : Un (1) an (avec possibilité de renouvellement)

Objectif

L’Organisme de mise en œuvre du Millennium Challenge Account – Togo (OMCATogo) est une entité autonome du Gouvernement togolais, doté d’un pouvoir juridique indépendant pour superviser, gérer et mettre en œuvre le Programme Threshold (Seuil) financé par la Millenium Challenge Corporation (MCC). L’Unité de Gestion de OMCA-Togo recherche actuellement un(e) assistant(e) Administratif (ve) qui sera chargé (e) d’assister tous les directeurs, les chefs de projet et les autres membres de l’Unité de Gestion dans leurs tâches quotidiennes. L’assistant (e) administratif (ve) travaillera sous la supervision l’Assistante Exécutive du directeur général.

Contexte

Le Programme Threshold du Togo La Millennium Challenge Corporation (MCC) est une agence d’aide étrangère américaine innovante et indépendante qui contribue à la lutte contre la pauvreté dans le monde. Créée par le Congrès américain en janvier 2004, avec un fort soutien bipartisan, la MCC a changé la donne en ce qui concerne la meilleure façon d’accorder l’aide étrangère américaine en se concentrant sur les bonnes politiques, l’appropriation par le pays et les résultats. La MCC établit des partenariats avec certains des pays les plus pauvres du monde, mais seulement avec ceux qui démontrent un engagement pour la bonne gouvernance, la liberté économique et les investissements dans le capital humain. La MCC accorde à ces pays très performants des subventions de grande envergure pour financer des solutions nationales visant à réduire la pauvreté grâce à une croissance économique durable. Les subventions accordées par la MCC complètent d’autres programmes de développement américains et internationaux et créent un environnement favorable pour l’investissement du secteur privé.

La MCC accorde deux principaux types de subventions :

Les programmes Threshold et Compact.

  • Les programmes Compact sont des accords de cinq ans signés entre la Millenium Challenge Corporation et un pays en vue de financer des programmes spécifiques visant à réduire la pauvreté et stimuler la croissance économique.
  • Les programmes Threshold (Seuil) sont des subventions de petite envergure accordées aux pays qui ne sont pas éligibles au financement compact, mais qui sont résolument engagés à améliorer la performance politique. En décembre 2015, le Conseil d’Administration de la MCC a sélectionné le Togo comme bénéficiaire du programme d’aide Threshold (Seuil). Depuis lors, la MCC a travaillé en étroite collaboration avec le Gouvernement togolais pour mener une analyse des contraintes, et ensuite, élaborer un programme de réforme politique et institutionnelle pour remédier aux contraintes majeures à la croissance économique. Le programme de quatre ans est composé de deux projets : (1) le projet Concurrence accrue, réglementation indépendante, et accès élargi dans le secteur des TIC (ci-après dénommé « Projet TIC ») et (2) le projet Réforme foncière pour accélérer la productivité agricole (ci-après dénommé « LRAP »).

Les projets couverts par ce programme sont les suivants :

  • Projet TIC : Les objectifs du projet TIC visent à améliorer l’accès aux services des TIC de haute qualité à un coût raisonnable au Togo grâce à : (a) une concurrence accrue entre les prestataires des services des TIC existants et potentiels dans le secteur ; (b) la création et le renforcement d’un régulateur indépendant qui facilite la participation du secteur privé : et (c) des investissements et incitations ciblées, si nécessaire, pour améliorer le service dans les zones non rentables. Le projet vise à atteindre ces objectifs par le biais des activités suivantes : (1) renforcement d’un régulateur efficace et indépendant ; (2) création et mise en œuvre du Fonds de Service Universel ; (3) accroissement de la concurrence sur le marché ; et (4) soutien aux politiques d’utilisation des TIC
  • Projet LRAP : Les objectifs du projet LRAP sont les suivants : (a) accroître l’accès formalisé à la terre par l’identification et la légalisation des titres fonciers coutumiers. (b) Transposer les droits légitimes dans le système juridique formel ; (c) Améliorer le système formel afin qu’il puisse protéger effectivement tous les droits fonciers légitimes ; (d) et étendre l’accès inclusif à la terre en s’assurant que les droits de la femme qui sont déjà reconnus par la loi sont pleinement pris en compte. Les activités suivantes seront exécutées en vue d’atteindre les objectifs susmentionnés : (1) soutien à la création d’un cadre réglementaire amélioré ; et (2) élaboration de méthodes efficientes et leur mise à l’essai sur le terrain en vue de sécuriser les droits de propriété foncière coutumiers. Voir les annexes pour une description détaillée du Projet LRAP.
Lire aussi :  (10) commerciaux-03/06/2022

Tâches et responsabilités

Sous la supervision administrative générale de l’Assistante Exécutive du directeur général, l’Assistant (e) Administratif (ve) est chargé(e) de :

  • Recevoir, trier et enregistrer les courriers « ARRIVEE / DEPART »,
  • Gérer le mail officiel de OMCA TOGO à partir de l’adresse [email protected] et répondre aux demandes de renseignement,
  • Recevoir, trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées pour des demandes de renseignements et autres,
  • Assurer et gérer l’interface téléphonique et l’accueil physique : prise de message, mis en relation physique ou téléphonique, recherche d’informations, prise de rendez-vous pour les personnes internes et externes, etc…….
  • Organiser les circuits d’informations internes,
  • Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocation, etc….), les reproduire et/ou les scanner, les mettre à jour et les diffuser selon le besoin,
  • Appui et assistance aux différentes directions et chefs de projet,
  • Rédiger les correspondances des directeurs et chefs de projet en liaison avec l’Assistante Exécutive du directeur général, • Rédiger les procès-verbaux des réunions de direction
  • Diffuer à temps les comptes rendus de réunion
  • Suivre les traductions de documents administratifs,
  • Superviser la production et la multiplication des documents de travail en liaison avec l’Assistante Exécutive
  • Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations
  • Apporter un appui administratif à l’organisation des formations, ateliers, séminaires et autres réunions,
  • Organiser en liaison avec l’assistante exécutive du Directeur général la logistique des réunions, des réceptions des personnalités accueillies par OMCA-Togo,
  • Assurer les demandes de réservation de la salle de réunion,
  • Il (elle) participera à toute autre tâches relatives à la bonne gestion administrative de l’Unité de gestion de l’OMCA-Togo.
Lire aussi :  (01) RESPONSABLE ACHATS & LOGISTIQUE-30/08/2022

Qualifications

Education :

o Au moins un BAC+2 en Gestion Administrative, secrétariat, ou d’un diplôme reconnu équivalent

Compétences fonctionnelles :

o Connaissances générales des techniques de gestion administratives et de secrétariat,

o Bonne capacité rédactionnelle,

o Très bonne maîtrise des techniques bureautiques,

o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, archivage électronique, etc..) ;

o Excellente expression orale et rédactionnelle en français et en anglais (serait un atout),

o Maîtrise parfaite de la communication en français et en anglais

o Exécuter, au besoin, d’autres tâches relevant de sa compétence

o Vise la satisfaction du client, tout en respectant les règles et procédures de l’OMCA-Togo

o Savoir établir les priorités et délivrer le travail à temps

o Etre capable de gérer son temps et fournir un travail de qualité.

o Prise d’initiatives en consultation avec son Superviseur

o Aptitude à travailler en équipe

o Aborde constamment le travail avec énergie et une attitude positive et constructive

o Garde son calme, le contrôle de soi et la bonne humeur même sous pression

o Répond positivement au feedback.

Valeurs intrinsèques :

o Démontre son engagement ferme vis-à-vis de l’OMCA-Togo ;

o Fait preuve d’intégrité et de professionnalisme

o Fait preuve d’adaptation.

o Sens de l’organisation, de la discrétion et de la confidentialité

Expérience :

o Au moins 03 années d’expérience professionnelle dans les fonctions d’assistant administratif ou de secrétariat

o Expérience dans un organisme de développement, un projet ou une entreprise serait un atout

o Bonne connaissance des logiciels courants de bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Internet / Intranet, Outlook, archivage physique, numérique / électronique

Langues :

o Maîtrise parfaite du français et de l’anglais.

Les dossiers de candidatures doivent comprendre les pièces suivantes :

o Une demande manuscrite datée et signée adressée au directeur général de OMCA-Togo ;

o Un curriculum vitae actualisé

o Une copie légalisée du diplôme de BAC+2 en Gestion Administrative, secrétariat, ou d’un diplôme reconnu équivalent ;

o Une copie légalisée de l’acte de naissance ;

o Une copie légalisée du certificat de nationalité ;

o Un casier judiciaire datant de moins de 3 mois à compter de la date de publication de l’avis de recrutement ;

o Les copies légalisées des attestations ou certificats de travail ou de stage ;

o Un certificat médical datant de moins de trois (3) mois

o Tout autre document prouvant l’expérience du candidat.

Dépôt des dossiers

Les expressions d’intérêt en langue française doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse : [email protected] avec copie à [email protected] et [email protected] au plus tard le vendredi 06/05/2022 à 17 heures 00, heure de Lomé.

  1. Informations complémentaires

Les informations complémentaires peuvent être obtenus auprès du Directeur Administratif et Financier, [email protected] [email protected] et [email protected] 

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CERTIFICAT PROFESSIONNEL EN MANAGEMENT DES RESSOURCES HUMAINES

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