Vue(s): 2 420

Titre du Poste : Assistant(e) Personnel du Représentant Résident, GS6

Le ou la titulaire du poste apportera au représentant un appui logistique et administratif ainsi qu’une assistance de secrétariat général.

Il ou elle sera placé(e) sous l’autorité directe du représentant.

Agir pour le changement :

La mission de l’UNFPA, organisme chef de file des Nations Unies, consiste à veiller à ce qu’à l’échelle mondiale, chaque grossesse soit désirée, chaque accouchement se déroule sans danger et chaque jeune réalise pleinement son potentiel. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2018-2023) vise l’atteinte de trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; veiller à ce qu’aucun besoin en matière de planification familiale ne demeure insatisfait ; et éradiquer la violence basée sur le genre ainsi que les pratiques néfastes.

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, il est impératif que notre personnel fasse preuve d’éthique et d’intégrité, et qu’il défende ces normes et standards internationaux avec courage et conviction.

L’UNFPA recherche des candidats à même d’inspirer et concrétiser des résultats transformateurs dont l’impact est significatif et s’inscrit dans le long terme. Nous attendons de notre personnel qu’il agisse en toute transparence, qu’il optimise l’utilisation des ressources qui lui sont confiées et qu’il s’engage à obtenir d’excellents résultats programmatiques.

Objectif du poste :

Vous prodiguerez un soutien en matière de communication, d’administration et de secrétariat au représentant, et veillerez au strict respect de la confidentialité des tâches qui vous seront attribuées. Vous vous conformerez aux procédures protocolaires, faciliterez la circulation des informations et assurerez le suivi régulier des dossiers en honorant les délais et les engagements pris. Vous serez le principal intermédiaire du cabinet du représentant auprès du Gouvernement, des partenaires et de vos collègues. Vous occuperez également des fonctions organisationnelles pour le compte du bureau de pays, dont vous appuierez les opérations de communication et pour lequel vous faciliterez l’acquisition et la gestion des connaissances. Vous apporterez un soutien logistique et assurerez des missions de secrétariat.

Principales activités/résultats escomptés

Veille à la fluidité de la communication (écrite, orale et électronique) entre le représentant et ses homologues externes ainsi que le personnel du bureau de pays.
Enregistre et achemine les documents opérationnels entrants du représentant destinés au personnel du bureau de pays ; examine et assure la conformité aux directives et procédures de l’UNFPA de toutes les correspondances sortantes et les soumet à la signature du représentant.
Prépare des ébauches de correspondances secondaires, prend des notes et rédige des messages, documents et rapports en veillant au respect des règles d’orthographe, de ponctuation et de mise en page ; et, en consultation avec d’autres membres du personnel du bureau de pays, répond aux demandes d’informations – y compris confidentielles – de manière opportune, discrète et précise.
Effectue des recherches, recueille les informations demandées et prépare les documents qui répondent aux besoins du représentant. Ces tâches consistent notamment à préparer des données et/ou notes d’information, résumés et documents de référence requis par le représentant dans le cadre de ses missions officielles et réunions spéciales.
Compile des documents d’orientation et prépare des présentations PowerPoint ainsi que d’autres supports d’information, y compris des visuels générés par ordinateur tels que des graphiques. Prend des dispositions logistiques, administratives et financières en lien avec les réunions et ateliers organisés par le bureau du représentant en consultation avec le directeur ou le spécialiste des opérations.
Met en place et supervise le système d’archivage ainsi que le système de suivi du bureau de pays. Organise et tient à jour le système d’archivage du bureau du représentant. Tient à jour les listes d’adresses électroniques.
Informe et forme les nouveaux secrétaires, livre des recommandations aux autres secrétaires en lien avec les procédures de bureau et coordonne les services de secrétariat du bureau de pays en y répartissant les tâches spéciales.
Est responsable des questions protocolaires et contribue au maintien des relations diplomatiques. Gère l’agenda du représentant ainsi que le calendrier des rendez-vous et réunions. Accueille les visiteurs de haut rang et les hauts fonctionnaires. Prend les procès-verbaux et/ou les notes nécessaires, répond aux appels et les filtre avec tact et discrétion.
Organise les déplacements du représentant. Contrôle le budget du bureau du représentant, constitue et gère les dossiers administratifs relatifs aux voyages et aux rapports de mission du représentant, gère les congés du représentant et coordonne la préparation ainsi que la mise à jour de ses plans de voyage.
Contribue à la préparation et à la finalisation du plan de gestion du bureau de pays. Prépare la traduction des documents d’information et peut faire office d’interprète au besoin.

Relations de travail

Parmi les contacts internes figurent les autres assistants du bureau de pays, le représentant adjoint, les membres de l’équipe d’appui technique et de programme du bureau de pays, le directeur ou le spécialiste des opérations et les membres de l’équipe d’appui administratif du bureau de pays, ainsi que les membres du Siège, des bureaux régionaux et des bureaux sous-régionaux. Ce sont tous des interlocuteurs dans une optique d’éclaircissement des politiques et procédures à l’œuvre et des enjeux régionaux.

Parmi les partenaires externes figurent les partenaires de mise en œuvre des projets du bureau de pays, les gouvernements, les institutions universitaires, les organismes professionnels, les ONG, les OIG, les bibliothèques et les bases de données d’aide à la recherche.

Exigences du poste

Expérience et formation :

Diplôme de Licence (BAC +3)
Six ans d’expérience pertinente dans l’administration et/ou la gestion de bureau.
Maîtrise du français et aisance en anglais à l’écrit et à l’oral.

Connaissances et expérience :

Expérience en assistance à la recherche.
Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.
Maîtrise des applications bureautiques courantes et des systèmes financiers informatiques d’entreprise.
Aptitudes à la communication écrite et orale.

Languages:

La maîtrise du français est requise et une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.

Required Competencies

Valeurs :

Faire preuve d’intégrité
S’impliquer concrètement auprès de l’UNFPA et du système des Nations Unies
S’ouvrir à la diversité culturelle
Embrasser le changement

Compétences de base :

Obtenir des résultats
Rendre compte de ses décisions
Favoriser et incarner l’expertise professionnelle et le sens des affaires
Avoir l’esprit d’analyse et penser de manière stratégique
Savoir travailler en équipe/maîtriser son calme et entretenir de bonnes relations professionnelles

Compétences fonctionnelles :