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Le PNUD recrute un assistant à la documentation

Documents Assistant

  • Niveau d’études: Non précisé
  • Expérience: 5 ans
  • Expire le: 18/01/2021
Job Description
Agency: UNDP
Title: Documents Assistant
Job ID: 34528
Practice Area – Job Family: Management
Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 18/01/2021
Duty Station: Lomé, Togo
Education & Work Experience: C-HS Graduate or Equivalent – 5 year(s) experience
Languages Required: French
                      Desired: English
Grade: G5
Vacancy Type: FTA Local
Posting Type: External
Bureau: Africa
Contract Duration: 1 Year with possibility for extension
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
Background
Sous la supervision directe de l’Assistant Représentant Résident, Chargé des Opérations, le titulaire du poste est responsable de :
a) la gestion des documents y compris le Registry, la télécommunication (téléphone, fax et e-mail, Digital Sender) et des bases de données y relatives ;
b) tous les arrangements de voyage y compris l’examen des autorisations de voyage, la préparation de Travel Authorization (TA), suivi des factures et recouvrements des billets non utilisés, demande de visa, des cartes consulaires, etc ; sur la base des demandes officielles.
c) la conformité totale de la gestion des assets et de l’inventaire en s’assurant que la bonne gestion des actifs est effectuée dans le respect des règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD et que les procédures d’inventaire sont respectées dans toutes les unités de bureau pays.
Duties and Responsibilities
-La gestion de la section
-Gérer les messages et correspondances arrivées et au départ du bureau,
-Assurer le fonctionnement optimal du e-Registry,
-Suivre le tri et la distribution du courrier aux personnes, unités appropriées
-Gérer la valise arrivée et départ y compris la garde des dossiers;
-Assurer la récupération des données et la répartition des coûts entre agences;
-Gérer les fax arrivés et départ, enregistrer les activités et répartir les coûts entre les agences et projets;
-Charger du classement et de l’archivage des documents dans les classeurs à la Section Registry;
-Arranger les voyages pour le personnel et les consultants sur la base de l’autorisation, et établir la liaison avec l’agence de voyage pour l’itinéraire;
-Soumettre l’itinéraire et les documents relatifs à la section finances pour le paiement des DSA;
-Préparer les TA (PT8) pour les voyages officiels;
-Vérifier et certifier les factures de l’agence de voyage en vue du paiement par la section finance;
-Faire le suivi avec les agences de voyage pour assurer la fourniture de services professionnelle, de haute qualité et à des prix compétitifs;
-Examiner et suivre régulièrement les billets non utilisés et coupons de voyage en vue du remboursement;
-Etablir la liaison avec les voyageurs en ce qui concerne les arrangements, la délivrance des billets par l’agence de voyage, l’envoi des messages électroniques ou fax aux agences sur les détails du voyage;
-Assurer la réconciliation des billets en lien avec le Siège;
-Tenir à jour les statistiques du mécanisme de gestion, suivi d’exploitation, de répartition des coûts des services rendus pour l’exploitation de la valise diplomatique aux agences des N.U.
-Tenir à disposition des finances le «Cost Sharing» de la valise diplomatique pour recouvrement;
-Faire le suivi du dashboard Travel et prendre attache avec les collègues concernés pour l’apurement des exceptions à temps,
-Entreprendre les démarches nécessaires pour l’obtention des visas et cartes consulaires pour le personnel international;
-Assurer toute autre tâche nécessaire qui lui serait demandée par le superviseur direct;
-Soutenir la gestion des actifs en se concentrant sur la réception, inspection et vérification de tous les équipements, meubles et fournitures entrants et planification des livraisons aux utilisateurs;
-Étiqueter tous les meubles / équipements à la réception du fournisseur;
-Mettre à jour l’inventaire des biens durables et suivi des mouvements des meubles;
-Entrer dans ATLAS toutes les informations de gestion d’actifs requises;
Capitaliser les éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d’actifs, la durée de vie utile estimée et les éléments de coût;
-Utiliser le module ATLAS Asset Management, en ligne avec les profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs dans le bilan du PNUD et déclencher les amortissements conformément aux politiques et procédures du PNUD pour se conformer aux IPSAS;
-Appuyer la gestion des cessions des actifs physiques, préparation de la documentation à soumettre au CAP; assurer le suivi jusqu’au bout;
-Soutenir l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique en vérifiant l’exactitude des registres et l’emplacement des biens;
-Préparer les rapports d’inventaire.
Competencies
Innovation : Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles : Niveau 3: Crée des idées nouvelles et pertinentes et amène les autres à les mettre en œuvre.
Leadership : Capacité à persuader les autres de suivre :Niveau 3: Planifie et agit de manière transparente, travaille activement pour éliminer les obstacles.
Gestion Ressources humaines : Capacité à améliorer les performances et la satisfaction: Niveau 3: Etablit des modèles de normes professionnelles élevées et motive l’excellence chez les autres.
Communication : Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation :Niveau 3: Gagne la confiance de ses pairs, partenaires, clients en présentant des concepts complexes en termes pratiques aux autres.
Delivery : Capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve d’un bon jugement: Niveau 3: Evalue de manière critique la valeur et la pertinence des politiques / pratiques existantes et contribue à améliorer la fourniture de produits, de services et de solutions innovantes.
Efficacité opérationnelle : Capacité à identifier et à exécuter les opportunités pour améliorer l’efficacité opérationnelle: Niveau 3 : Catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l’innovation et à l’amélioration continue dans le domaine d’expertise professionnelle.
Résolution de problème : Accumuler avec précision les informations et leur analyse; prévision des problèmes potentiels et planification; permettre des solutions alternatives et créatives et identifier les solutions les plus raisonnables : Niveau 3: Catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l’innovation et à l’amélioration continue dans le domaine d’expertise professionnelle.
Gestion des connaissances : Capacité à capturer, développer, partager et utiliser efficacement les informations et les connaissances : Niveau 3: Créer: Catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l’innovation et à l’amélioration continue dans le domaine d’expertise professionnelle.
Required Skills and Experience
Education: Education secondaire.
Experience: 5 ans dans les activités des services généraux et administratifs.
Maîtrise de l’ordinateur avec les logiciels (Word, PowerPoint, tableurs et logiciels du Siège) aussi bien que de l’Intranet et Internet pour la préparation ou l’exécution de rapports ou d’analyse.
Maîtrise de la communication moderne (style et format des lettres, mémorandum, fax, e-mail, comptes-rendus et rapports, Dynamisme
Relations suivies avec les agences de voyage.
Language Requirements:    Maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’anglais
Disclaimer
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the website.

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