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Le FIDA recrute (Sénégal)

fida recrute

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une institution financière internationale et une institution spécialisée des Nations Unies qui se consacre à l’éradication de la pauvreté rurale et de la faim. Pour ce faire, il investit dans les populations rurales. Le FIDA finance des programmes et des projets qui accroissent la productivité agricole et les revenus ruraux, et plaide aux niveaux local, national et international en faveur de politiques qui contribuent à la transformation rurale.

Le Département de la gestion des programmes, sous la direction d’un vice-président associé, est responsable de l’ensemble du programme de prêts et de dons du Fonds et se compose de cinq divisions régionales et d’une Division des politiques opérationnelles et des résultats.

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Le poste d’assistant de programme de pays est à pourvoir dans un bureau régional ou dans un AGC/OIC et relève directement du directeur de pays/chef du bureau multipays du FIDA ou du directeur de pays qui dirige le bureau, d’un administrateur de programme de pays ou d’un analyste de programme de pays.

Rôle du poste

Le titulaire est responsable d’une série de fonctions administratives et d’appui aux programmes relatives à la coordination et à l’exécution des opérations sur le terrain.

Il / elle travaille en collaboration avec le siège de liaison du programme régional et avec les collègues de l’équipe régionale, ainsi qu’avec l’analyste des opérations pays, le cas échéant, pour assurer la cohérence, la cohésion et la synergie dans les questions administratives et liées au programme.

Les principaux résultats et activités principales peuvent comprendre :

• Appui aux programmes et aux projets (COSOP, conception, mise en œuvre, achèvement)

• Gestion des ressources et soutien administratif

• Fonctions managériales

Fonctions clés et résultats

1. APPUI AUX PROGRAMMES/PROJETS : L’assistant de programme de pays veille à ce que des informations et des données exactes, complètes et exactes soient disponibles en temps voulu pour appuyer l’exécution efficiente et efficace des projets appuyés par le FIDA, au nom des équipes de pays qui leur sont assignées à toutes les phases du projet (COSOP, conception/mise en œuvre/achèvement) pour ces activités dans la région.

Les responsabilités peuvent inclure:

• Assistance à la rédaction des termes de référence pour la préparation des membres des missions (COSOP, conception, appui à la mise en œuvre, achèvement)

• Appuyer la préparation des documents et leur alignement sur les normes et procédures du FIDA (par exemple pour les rapports de conception de projet), le suivi pour assurer la soumission en temps voulu aux processus d’examen interne et la présentation aux organes directeurs;

• Organiser des réunions dans le pays avec les parties prenantes internes et externes du projet ou du programme (réunions d’équipe de projet, négociations, réunions avec les gouvernements, visites de hauts responsables dans les pays, activités d’apprentissage, etc.), y compris la préparation et la diffusion de la documentation pertinente et la recherche de sites et d’activités connexes (par exemple, tenir à jour les données dans les systèmes institutionnels du FIDA) ;

• Saisie dans la base de données des nouveaux projets/dons/programmes d’investissement dans le Système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA au stade de la conception (par exemple.log cadre et jalons prévus), ainsi que saisie et mise à jour des données dans le Système de dons et de projets d’investissement (GRIPS) et le Système de gestion des résultats opérationnels (ORMS) du FIDA, et extraction d’informations sur les projets et les stratégies par pays selon les besoins;

• Télécharger et profiler les documents requis à des fins de gestion des dossiers et des connaissances (par exemple dans la bibliothèque des opérations, sur xdesk, via le système de gestion électronique des dossiers du FIDA) et partager des informations avec les partenaires du projet et d’autres parties prenantes selon les besoins.

2. APPUI ADMINISTRATIF : L’assistant de programme de pays veille à ce que toute la gamme des activités relatives aux opérations administratives du programme de pays soit conforme aux règlements, règles et procédures établis.

Les responsabilités administratives englobent les déplacements, les ressources humaines et financières et l’approvisionnement. Les responsabilités peuvent inclure:

• Préparer les arrangements de voyage liés au programme, y compris les transactions connexes de planification des ressources de l’entreprise PeopleSoft Financials, pour le personnel en poste dans les bureaux régionaux / MCO / bureaux de pays du FIDA, y compris la saisie des dates de mission dans le système institutionnel, la gestion des visas et les arrangements logistiques, et aider le personnel à se conformer aux recommandations du Département de la sécurité et de la sécurité des Nations Unies sur les voyages;

• Assistance logistique pendant les processus de recrutement de non-fonctionnaires, par exemple consultants et stagiaires, et activités d’achat connexes, y compris la saisie et la maintenance des données PeopleSoft

• Effectuer les transactions liées à l’ERP RH et Finances et initier des demandes de paiement;

• Appuyer l’administration et l’exécution des budgets alloués liés aux programmes et procéder à l’examen de premier niveau des dépenses administratives, selon que de besoin ;

• Fournir une assistance de bureau, s’occuper de l’administration courante des documents (y compris la gestion des communications entrantes et sortantes et la tenue des dossiers de bureau et des systèmes de classement) selon les besoins;

• Fournir des documents d’information et des documents à l’appui sur demande, en formatant et en rédigeant les éléments standard des documents, en veillant à ce que la documentation appropriée soit soumise en temps voulu dans le système de gestion des dossiers du FIDA;

• Effectuer d’autres activités administratives liées au fonctionnement du bureau, selon les besoins et les assignations du chef du bureau.

3. FONCTIONS DE GESTION: L’assistant de programme de pays est responsable de l’intégrité et de la transparence dans l’administration des ressources du FIDA. Il s’agit notamment de contribuer aux exercices d’établissement du budget des bureaux de pays et de suivre les sous-affectations accordées; mettre en œuvre des processus d’approvisionnement et aider aux procédures de clôture des contrats; l’utilisation efficace de la fonctionnalité ERP pour améliorer les résultats opérationnels; la simplification des processus de transaction et de déclaration; et l’amélioration des services à la clientèle, la supervision du personnel de soutien, le cas échéant.

Indicateurs de rendement clés

Les principaux résultats ont une incidence indirecte sur l’efficacité globale de l’équipe en matière d’appui aux bureaux de pays et sur le succès de l’exécution des opérations du programme régional. La saisie précise des données et la présentation de l’information renforcent la position du FIDA en tant que partenaire de développement solide. Les informations fournies facilitent les activités d’appui aux projets et programmes et la prise de décisions concernant les programmes.

Working Relationships

The incumbent is continually involved in enlisting the support and cooperation of administrative units.

The Country Programme Assistant works in close collaboration with the Regional Specialist (P3), Regional  Analyst (P-2), Data  Analyst (NOB) and in coordination with IFAD HQ (Regional Programme Liaison team), to exchange information in support of programme delivery as well as, administrative support. The incumbent is continually involved in enlisting the support and cooperation of administrative units.

Job Profile Requirements

Organizational Competencies:

Level 1:

  • Building relationships and partnerships – Builds and maintains effective working relationships
  • Communicating and negotiating – Communicates effectively; creates understanding between self and others
  • Demonstrating leadership – Personal leadership and attitude to change
  • Focusing on clients – Focuses on clients
  • Learning, sharing knowledge and innovating – Continuously seeks to learn, shares knowledge & innovates
  • Managing performance and developing staff –
  • Managing time, resources and information – Manages own time, information and resources effectively
  • Problem-solving and decision-making – Demonstrates sound problem-solving and decision-making ability
  • Strategic thinking and organizational development – Personal influence
  • Team working – Contributes effectively to the team

Education:

  • Level – High School certificate (e.g. A level and Baccalaureate)
    Areas of focus – accounting, business administration, economics, finance, or related areas.

Experience:

  • At least four (4) years of progressively responsible administrative and programme support experience in UN agencies, development institutions, government service and/or other relevant organizations.
  • Qualifying work experience in country programme Country programme support, support to Operations, loan/grant administration, and resources and planning. Experience with International financial institutions, development cooperation agencies, etc., would be an asset.

Languages:

  • English (4 – Excellent)
  • French (4 – Excellent)
  • Arabic and/or Spanish would be asset

Skills:

  • Gestion logistique : Savoir-faire en matière de soutien logistique spécifique au poste, tel que la gestion des voyages (y compris l’organisation des voyages, l’administration des visas, etc.), l’organisation d’événements (par exemple, organisation de conférences, de réunions (virtuelles), de retraites, de formations), etc.
  • Respect de la procédure : Capacité de respecter strictement les directives officielles établies, y compris dans de nouvelles situations
  • Achats: Savoir-faire dans l’application des politiques, règles et règlements en matière d’achats applicables au siège du FIDA et/ou aux programmes/projets de pays, y compris pour les cas individuels complexes
  • Gestion des documents : Savoir-faire en matière de tenue de documents (p. ex. manipulation appropriée des documents et des systèmes pour préserver la mémoire institutionnelle, y compris les registres de correspondance, les systèmes de classement et de référence de bureau, etc.)
  • Gestion du temps: Respect des délais dans des délais et des contraintes de temps (par exemple, pour remettre les documents de l’organe directeur à temps); Capacité à coordonner et à gérer des flux de travail complexes et des équipes internes et externes
  • Maîtrise de base des TIC et du numérique : Expertise pertinente au rôle spécifique (p. ex. systèmes d’information informatiques approfondis, y compris les logiciels de systèmes d’exploitation de micro-ordinateurs, le matériel et les logiciels d’application et autres équipements de bureautique), gestion de la configuration informatique de l’utilisateur final
  • Initiative et bon jugement : Sens élevé de la prise d’initiative proactive et bon jugement (y compris sur les questions de sécurité)
  • Compétences interpersonnelles : Capacité de traiter avec patience et tact avec les autres (p. ex. visiteurs, clients, appelants, etc.), y compris les personnes âgées (p. ex. participants de haut niveau aux réunions)
  • Écoute : Écoute efficace et active des autres; Comprendre les déclarations indirectes et y donner suite
  • Résolution de problèmes : Forte pensée systémique et structurée, capacité d’identifier et de disséquer les problèmes en composantes et de formuler un ensemble complet de solutions et de stratégies créatives, viables et durables.
  • Communication verbale : Communication verbale claire, succincte et convaincante; Langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique
  • Communication écrite: Communication écrite claire, succincte et convaincante dans la langue nécessaire pour un rôle spécifique; langage hautement professionnel, équilibré et diplomatique (par exemple, pour la rédaction d’exposés de position, de séances d’information, etc.)

Autres informations

Le FIDA souscrit au principe de l’égalité des chances et n’exerce aucune discrimination fondée sur l’origine ethnique, sociale ou politique, la couleur, la nationalité, la religion, l’âge, le sexe, le handicap, l’état matrimonial, la taille de la famille ou l’orientation sexuelle.

Veuillez être conscient des offres d’emploi frauduleuses. Le FIDA ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement. Les communications officielles du FIDA proviendront toujours de courriels se terminant par @ifad.org.

Les candidats à des postes d’agent des services généraux recrutés sur le plan national doivent être légalement autorisés à vivre et à travailler dans le pays de recrutement au moment de la candidature. Toute offre d’emploi est soumise à la preuve du candidat d’avoir obtenu et d’être en mesure de maintenir le statut juridique pour vivre et travailler dans le pays de recrutement.

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1 Comment

  • DEGAN KODZO MAWUFE
    DEGAN KODZO MAWUFE

    Félicitations et courage

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