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CREATIVE ASSOCIATES INTERNATIONAL recrute ( 2 postes)

Poste 1 : Spécialiste Logistique et Achats

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Société basée au Benin

En étroite collaboration avec l’Ambassade des Etats-Unis au Benin et USAID, le but du Programme Régional d’Appui aux Pays Côtiers (PRAPC) financé par USAID/OTI est d’appuyer les priorités de la politique étrangère des Etats-Unis pour consolider la stabilité et prévenir l’extrémisme violent dans les pays côtiers, y compris le Benin.

Les objectifs initiaux du programme sont:

  1. Mettre en œuvre rapidement et de façon efficace des activités pertinentes et ciblées sur le terrain qui peuvent être amplifiées.
  2. Informer et améliorer la qualité des interventions du Gouvernement Américain en exécutant des activités pilotes et en partageant les rapports de mise en œuvre.
  3. Offrir une capacité de réponse rapide, allant du recrutement des consultants à l’exécution d’activités à impact rapide en cas de survenance de crise ou d’une opportunité.

SOMMAIRE DU POSTE

La / Le Spécialiste Logistique et Achats (SLA) est chargé de l’ensemble des processus d’achat, de suivre les achats de biens et de services tout au long du cycle d’approvisionnement, de veiller à ce qu’une concurrence adéquate soit réalisée pour les achats et de fournir un mentorat régulier en matière d’achat au personnel pour soutenir la mise en œuvre du programme. La / Le Spécialiste Logistique et Achats (SLA) est également chargé de la gestion de la logistique pour le bon fonctionnement du bureau et des activités.

Lieu de travail: Ce poste est basé à Parakou, Département du Borgou, Bénin (sujet à confirmation).

RAPPORTAGE & SUPERVISION

La/le Spécialiste Logistique et Achats rend compte, sur le plan administratif, au Gestionnaire Régional du Programme. Elle/il rend également compte, sur le plan technique, au Spécialiste Sénior Logistique et Achat ainsi qu’au Directeur Général Adjoint-Operations basés à Accra, Ghana.

Responsabilités

Les tâches spécifiques du poste incluent mais ne se limitent pas à:

  • Mettre en œuvre les processus d’approvisionnement et les opérations logistiques pour le programme, y compris les subventions, en suivant strictement toutes les règles et réglementations ainsi que toutes les stipulations établies par l’USAID, Creative Associates et la loi Béninlaise. Les règles et règlements comprennent:
    • ADS (Automated Directive System)
    • FAR (Federal Acquisition Regulations)
    • CFR (U.S. Code of Federal Regulations)
    • AAPD (Acquisition & Assistance Policy Directive)
    • Droit Béninlaise.
  • Gérer / maintenir un registre et un système de fichiers pour les achats afin de permettre des audits efficaces des documents et des processus. La / le SLA veillera à ce que tous les dossiers d’achat, y compris les propositions, les évaluations, les documents d’attribution, les contrats officiels et la correspondance, soient stockés en temps réel sur les systèmes d’approvisionnement en ligne et de gestion de l’information de Creative Associates.
  • Fournir une formation sur l’approvisionnement et la livraison de biens et services à l’équipe du programme, aux bénéficiaires et partenaires en ce qui concerne les protocoles établis par le programme et la loi locale.
  • Gérer l’état des comptes pour tous les comptes de crédit établis avec les fournisseurs.
  • Superviser et vérifier l’approvisionnement en biens en fonction du contexte et / ou des besoins du bénéficiaire, de la communauté et / ou de l’activité.
  • Développer et analyser les spécifications techniques des biens/services et équipements, en tenant compte de l’investissement, de la perte et de la valeur associée; revoir et ajuster les budgets, au besoin.
  • Concevoir et préparer les termes de référence et / ou les spécifications techniques pour les matériaux, les biens et les services, pour les contrats, les acquisitions et les achats, en collaboration avec l’équipe du programme. Assurer la présentation d’une sélection suffisante qui répond aux exigences d’assurance qualité, de livraison et de transparence.
  • Travailler avec des fournisseurs locaux, nationaux et internationaux de biens et de services pour assurer la qualité des approvisionnements, tout en maintenant des normes éthiques élevées.
  • Assurer des achats compétitifs en attirant des fournisseurs potentiels pour l’achat de biens ou de services, soit par le biais d’appels d’offres directs, soit par d’autres mécanismes garantissant des normes élevées de transparence.
  • Mener des études de marché auprès de fournisseurs dans plusieurs secteurs par le biais d’expressions d’intérêt ou de demandes d’informations.
  • Développer des contrats d’achat globaux sur une base continue pour mettre à jour les coûts des fournisseurs.
  • Désigner ou participer à des comités d’évaluation des propositions soumises par les différents fournisseurs, selon les termes de référence et les règlements sollicités.
  • Vérifier la qualité et la quantité des produits en fonction du contexte et / ou des besoins du bénéficiaire, de la communauté et / ou du projet.
  • Traiter les achats conformément aux règles et réglementations respectives.
  • Maintenir un contrôle strict des budgets des subventions et des dépenses financières.
  • Coordonner la logistique de livraison avec l’équipe du programme et / ou les bénéficiaires pour obtenir les permis requis, y compris les reçus de livraison.
  • Coordonner le transport, les permis, les autorisations, les assurances, le chargement et le déchargement des marchandises / matériaux, et l’allocation financière ou les dépenses connexes au titre des subventions.
  • Communiquer tous les calendriers de livraison correspondant aux acquisitions relatives aux activités et aux opérations du programme, y compris la projection des dépenses connexes.
  • Vérifier que les produits livrables sont complets et réalisés en temps opportun.
  • Gestion des stocks: responsable de la maintenance de l’inventaire et de la production de rapports d’inventaire précis conformément aux politiques des créateurs et des donateurs.
  • Gestion des véhicules: coordonner et maintenir la gestion du parc de véhicules et leur utilisation efficace, ainsi que d’autres services de transport à l’appui des objectifs du programme.
  • Préparatifs de voyage: Coordonner les réservations de voyage – vols, hôtel, prise en charge / retour à l’aéroport.
  • Organiser l’entretien régulier des équipements électriques et des dispositifs de sécurité.
  • Effectuer d’autres tâches à la demande du Gestionnaire Régional de Programme, du Spécialiste Senior Logistique et Achats et du Directeur Général Adjoint-Operations.
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Qualifications

  • Diplôme d’études secondaires requis, baccalauréat dans un domaine pertinent (administration des affaires, droit, etc.) très recherché.
  • Au moins quatre (4) ans d’expérience de travail générale avec au moins deux (2) ans d’expérience en approvisionnement.
  • Une expérience préalable de l’USAID ou d’un autre bailleur de fonds est hautement souhaitable.
  • Expérience de la budgétisation et de l’analyse des coûts.
  • Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.
  • Grand souci du détail et capacité à développer des systèmes de suivi.
  • Solides compétences en communication et capacité à bien fonctionner en équipe.
  • Connaissance approfondie de l’anglais parlé et écrit hautement souhaitée, niveau moyen requis.
  • Maîtrise du français écrit et parlé.
  • Maîtrise supplémentaire des langues locales du nord du Bénin souhaitée.
  • Capacité démontrée à résoudre des problèmes administratifs difficiles et complexes.
  • Une expérience de travail dans un environnement de conflit est un plus.
  • Doit avoir une autorisation de travail existante pour le Bénin.
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Poste 2 : Spécialiste Programme Senior

SOMMAIRE DU POSTE

Le/La Spécialiste Programme Senior (SPS) sera chargé de la conception et de la mise en œuvre du portefeuille d’activités au Benin. Le/La SPS travaillera en étroite collaboration avec l’équipe dirigeante du projet (y compris USAID/OTI) et des partenaires externes pour identifier, prioriser et concevoir des activités qui répondront aux priorités de développement local dans le but de promouvoir les objectifs du programme. Le/La Spécialiste Programme Senior assurera la liaison avec différentes parties prenantes, y compris les représentants du gouvernement, les organisations de la société civile et les acteurs communautaires, et devra à cet effet posséder et faire preuve d’un solide leadership et des aptitudes de représentation du programme à tous les niveaux. Le/La SPS travaillera avec une petite équipe multidisciplinaire et sera chargé de la supervision des activités pour s’assurer que toutes les tâches soient réalisées dans les délais prescrits et le budget approuvé pendant la conception de l’activité. Le/La SPS fera un rapport quotidien à/et recevra des orientations de l’équipe dirigeante.

Lieu de travail : Ce poste est basé à Parakou, Département du Borgou, Bénin (sujet à confirmation).

RAPPORTAGE ET SUPERVISION

Le Spécialiste Programme Senior est sous la supervision du Gestionnaire Régional de Programme.

Responsabilités

Les responsabilités principales du poste comprennent, sans toutefois s’y limiter :

  • Assurer la supervision générale du portefeuille d’activités. Les zones cibles d’intervention de même que la nature des interventions changeront fréquemment au cours de la durée du projet.
  • De concert avec l’équipe dirigeante, fournir des recommandations et conseils sur la conception de nouvelles activités, y compris l’identification des partenaires locaux et bénéficiaires potentiels, faire le suivi de la mise en œuvre pour assurer l’achèvement des activités dans les temps prescrits en conformité avec le budget et la clôture administrative et programmatique de toutes les activités.
  • Assumer un rôle de leadership dans le processus d’apprentissage du programme en partageant en temps opportun les informations sur l’évolution de la situation politique et sécuritaire dans la zone d’intervention.
  • Développer les théories de changements au niveau des activités, réfléchissant de façon stratégique à la contribution de chaque activité à l’objectif globale du programme.
  • Rédiger les idées d’activités avec des budgets estimatifs et les présenter dans les réunions internes de revue des activités pour discussions avant leur présentation et validation par l’USAID/OTI.
  • Développer et entretenir des relations de travail constructives et positives avec les organisations bénéficiaires, les partenaires locaux, les bénéficiaires au niveau communautaire et s’assurer que les parties prenantes importantes pour l’activité soient prises en compte.
  • Fournir une assistance aux partenaires locaux et bénéficiaires locaux potentiels dans la conception des activités. Cette assistance devra prendre en compte une brève description des activités à mettre en œuvre, les objectifs, les délais de mise en œuvre, les résultats attendus et un plan de suivi-évaluation des activités (Objectifs, résultats attendus, indicateurs, délais, etc.) avec l’appui de l’équipe M&E et l’équipe des subventions.
  • Diriger la conception et le développement des propositions de subvention, travailler avec l’équipe des subventions pour rédiger les accords de subvention, gérer la mise en œuvre des subventions, s’assurer que les règlements, procédures et pratiques de Creative et OTI sont suivis.
  • Préparer les informations sur l’activité et sur le budget avec l’appui de l’équipe des achats pendant la phase de conception.
  • Suivre la mise en œuvre de chaque activité en collaboration avec le Spécialiste Finance et Subventions afin de s’assurer de son alignement avec l’orientation stratégique du programme. Proposer et mettre en œuvre des actions correctives et des solutions pour garantir l’atteinte des résultats attendus de l’activité soient atteints. Conduire une analyse politique, une évaluation de l’impact et participer dans le développement de la stratégie du programme pour faire progresser le programme vers l’atteinte de ses objectifs.
  • Faire le suivi de la mise en œuvre des activités à travers une revue documentaire des rapports, des visites de terrains régulières, et la triangulation des informations avec des sources extérieures.
  • Promouvoir la conformité du programme avec tous les manuels de procédures de OTI et de Creative (Ex: Le guide de gestion des activités, le plan de gestion du cycle des activités, le guide des achats, des communications opérationnelles, des urgences, des informations et le plan de sécurité physique)
  • Participer aux groupes de discussions et aux activités du programme pour tirer les leçons apprises afin d’informer les activités futures du projet.
  • Effectuer des visites de terrain pour générer des idées d’activités avec les organisations locales, faire le suivi de la mise en œuvre des activités et conduire des évaluations d’impact.
  • Entrer les données sur les subventions, écrire les rapports et les rapports d’évaluation dans la base de données pour se conformer aux exigences d’information sur les subventions.
  • Superviser la production des rapports et la soumission des livrables de qualité dans les temps requis
  • Effectuer toutes autres tâches assignées par le Gestionnaire Régional de Programme.
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Qualifications

  • Diplôme de licence (Bachelor’s) obligatoire. Master ou autre diplôme d’études de second cycle universitaire préférable.
  • Avoir cinq (5) années d’expérience professionnelle générale, et trois (3) ans ou plus d’expérience pertinente dans la conception, la mise en œuvre et la gestion des projets de développement communautaire, la participation communautaire, de préférence dans les communautés rurales avec des organisations à but non lucrative au Bénin.
  • Connaissance approfondie de l’anglais parlé et écrit hautement souhaitée, niveau moyen requis.
  • Maîtrise du français écrit et parlé.
  • Expérience dans une ou plusieurs de ces secteurs requis: mobilisation/participation communautaire résolution et gestion de conflit, renforcement de la société civile, l’engagement des jeunes, etc.
  • Expérience antérieure avec des bailleurs et ONGs internationaux.
  • Expérience antérieure dans les méthodologies de recherche et dans le suivi-évaluation.
  • Maîtrise supplémentaire des langues locales du nord du Benin souhaitée.
  • Doit posséder un permis de travail pour le Benin.
  • Expérience additionnelle de travail dans le Nord du Benin souhaitée et doit être dispose à voyager dans la région.

CAPACITÉS ET APTITUDES:

  • Prendre des initiatives et être capable de gérer un portefeuille complexe d’activités avec une supervision minimale.
  • Capacité à travailler en équipe pour développer des idées d’activités
  • Posséder de bonnes aptitudes organisationnelles et la capacité de créer et d’entretenir de bonnes relations avec le staff et les partenaires de mise en œuvre.
  • Posséder d’excellentes aptitudes de communication et de facilitation, de la patience et la volonté à passer du temps à traduire les besoins de la communauté en des activités de développement solides.
  • Capacité à comprendre et analyser le contexte national, régional et local et concevoir des activités en lien avec le contexte politique qui prévaut.
  • Capacité à travailler dans des délais courts et à gérer efficacement plusieurs tâches.
  • Avoir le souci du détail et la capacité à bien fonctionner en équipe.

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