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CICA-RE- TERMES DE REFERENCES POUR LA SELECTION DES FOURNISSEURS

HKZ/BD/TA

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N° 7019/2020/CICA-RE/DG

TERMES DE REFERENCES POUR LA SELECTION DES FOURNISSEURS EN VUE DE L’ETABLISSEMENT DE LA LISTE DES FOURNISSEURS AGREES A LA CICA-RE

I- CONTEXTE ET JUSTIFICATION

La Compagnie Commune de Réassurance des Etats Membres de la Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurances, en abrégé (CICARE), est une Institution Internationale à Gestion Commerciale avec Conseil d Administration, créée en 1981 par les douze (12) Etats Membres de la zone Franc. Son Siège est situé à Lomé en
République Togolaise, 07 BP 12410, Cité OUA.

Son capital social autorisé est de Cinquante milliards (50 000 000 000) de F CFA.

La CICA-RE est le Réassureur Communautaire de la Conférence Interafricaine des Marchés d’Assurances (CIMA). Les missions essentielles à elle assignées contenues dans l’accord portant sa création sont :

– Promouvoir le développement des activités nationales d’assurance et de réassurance dans les pays membres ;
– Favoriser la croissance des capacités de souscription et de rétention nationales, régionales et sous-régionales ;
– Contribuer au développement économique de l’Afrique.

Dans le cadre de la mise à jour de sa base de données, la CICA-RE souhaite sélectionner les fournisseurs qualifiés pour une mise en œuvre efficiente et transparente de son budget, conformément à son manuel de procédures administratives et comptables.

Le présent avis à manifestation d’intérêt a aussi pour but de sélectionner des entreprises aptes à fournir un service de qualité, dans le cadre des procédures de consultations restreintes, lors des acquisitions des biens et services.

II- DOMAINE D’ACTIVITES

A l’issue du présent processus, la CICA-RE mettra en place son fichier de fournisseurs agréés dans les domaines d’activités suivants :

– Entretien des bâtiments (nettoyage, menuiserie, électricité, plomberie, peinture, etc.) ;
– Matériel et mobilier de bureau (meubles, équipements, ameublements) ;
– Entretien et réparation du matériel roulant, maintenance du matériel informatique, maintenance du matériel de climatisation, groupe électrogène….) ;
– Gardiennage et sécurité ;
– Fournitures de bureau et consommables informatiques ;
– Fourniture de matériels et logiciels informatiques ;
– Services traiteur et restauration ;
– Entretien des espaces verts, dératisation, désinfection ;
–  Location de véhicules ;
– Imprimerie, reprographie et édition ;
– Fourniture de gadgets (Sacs Assemblées Générales Ordinaires, Sacs Séminaires, Calendriers, Agendas …) et articles publicitaires, étrennes en tous genres ;
– Agences de communication et publicité ;
– Organisateurs d’événements et grandes rencontres (Evénementiels) ;
– Photographies, vidéos, reportages ;
– Agences de voyages ;
– Fournitures des travaux cognitifs (consultation et prestation dans les domaines juridiques, administratifs, gestion du Personnel, etc.) ;
-Transit et douane ;
– Hébergement (hôtels, appartements meublés, résidences meublées) ;
– Fourniture de carburant (véhicules, groupes électrogènes) ;
– Assurances (santé, voyage, multirisque, automobile) ;
-Toutes autres prestations utiles.

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III – MODALITES DE PARTICIPATION

Le présent avis est ouvert à toutes les entreprises ayant une expérience d’au moins cinq (5) ans dans leur domaine d’activités et à jour dans les formalités administratives, sociales et fiscales de leur pays.

Une entreprise peut soumissionner à plusieurs domaines si elle en démontre l’expertise. Les entreprises peuvent s’associer afin de renforcer leurs compétences respectives sous le couvert d’un regroupement de prestataires.

IV – DUREE DE L’AGREMENT

La CICA-RE mettra en place un agrément pour une période d’un (1) an renouvelable pour chaque fournisseur retenu.

V – COMPOSITION DU DOSSIER

Le dossier de soumission comportera deux (02) parties :

❖ 1re PARTIE : DOSSIER ADMINISTRATIF

Le dossier administratif devra être composé de :

– Une demande d’agrément ;
– Un extrait du Registre de commerce ;
– Une copie conforme de la carte d’opérateur économique ;
– Un quitus fiscal ;
– Une attestation de non redevance des cotisations sociales (Quitus social) ;
– Une attestation de localisation (Représentation ou siège de la société du prestataire).

❖ 2e PARTIE : DOSSIER TECHNIQUE

Il devra comprendre, pour un minimum de cinq (5) contrats similaires :

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– Une attestation de bonne fin d’exécution ;
– Une liste des principaux produits et services et des prix indicatifs si possible ;
– Une copie des attestations d’agréments obtenus auprès d’entreprises nationales ou internationales ;
– Le curriculum vitae du personnel clé (01 personne au moins) ayant les références pertinentes dans le domaine de soumission (pour les prestations de services liés aux travaux cognitifs).

Chacune des parties devra être présentée séparément avec la mention « Dossier Administratif » et « Dossier Technique ». Les deux (02) parties seront transmises en 04 exemplaires dont 01 original et 03 copies, toutes dans une enveloppe fermée et cachetée au nom de l’entreprise, qui portera la mention : « SELECTION DE FOURNISSEURS AGREES POUR LA CICA-RE ».

VI – OUVERTURE ET ANALYSE DES DOSSIERS

Tous les dossiers seront ouverts par la Commission des Achats. Aucun dossier préalablement ouvert ne sera accepté. L’analyse des dossiers se fera suivant les critères suivants :

– Critères administratifs (30 points)
– Critères techniques (70 points)

VII – ATTRIBUTION DE L’AGREMENT

L’agrément sera attribué aux cinq (5) meilleurs soumissionnaires par domaine d’activités dont le dossier aura obtenu au minimum la note de 70 points.

VIII – PUBLICATION DES RESULTATS

Les soumissionnaires retenus recevront une lettre de notification, puis un agrément signé, valable pour une (1) année.

Suite à cet avis, seules les entreprises possédant un agrément pourront être sollicitées pour répondre aux consultations restreintes.

IX – AUTRES CONDITIONS

Les dossiers de soumission devront parvenir sous plis fermés au plus tard le 15 décembre 2020, à l’adresse suivante :

CICA-RE
Siège social, Cité OUA Lomé 2
07 B.P. : 12 410 Lomé Nyéko/Togo
Téléphone: 228 22 23 62 62 / 22 23 62 65

Fait à Lomé, le 10 novembre 2020

Le Directeur Général,
KOUAME N. Jean Baptiste

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