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Saturday, September 26, 2020

Assistante de Direction-15/10/2020

Intitulé du poste : Assistante de Direction

Poste basé à Cotonou- BENIN

Type de contrat : CDD de deux ans renouvelables avec période d’essai de six (06) mois

  1. Liens hiérarchiques et fonctionnels :

Cadre de la société, elle est placée sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur Général qui la note. Responsable de l’organisation et de la vie quotidienne de la direction générale, elle a sous sa responsabilité hiérarchique et note personnellement l’ensemble du personnel affecté aux services communs du siège de la société (secrétariat, accueil, standard, sécurité, parc auto, entretien, …).

Elle a une liaison fonctionnelle avec le directeur administratif et financier, le directeur des opérations et le directeur commercial avec lesquels elle collabore sur instructions du directeur général.

  1. Missions principales

2.1. Suivi des dossiers de la direction générale

Elle est responsable du déroulement fluide de l’activité de la direction générale. Pour ce faire :

2.1.1. Elle assiste aux réunions hebdomadaires de direction dont elle assure le secrétariat. Elle en établit le compte rendu qui rappelle les décisions prises, les travaux à exécuter, les responsables de ces travaux et les délais de réalisation. Elle soumet ce compte rendu pour approbation au directeur général et en assure la diffusion auprès des intéressés.

2.1.2. Elle suit au nom du directeur général l’avancement de ces travaux, veille à ce que les délais soient respectés et rend compte au directeur général des principaux problèmes rencontrés.

2.1.3. Elle organise avec le secrétariat le classement des dossiers de la direction générale.

2.2. Gestion du temps de la direction générale

Elle est responsable de la maîtrise du temps de la direction générale. Pour ce faire :

2.2.1. Elle tient l’agenda du directeur général en veillant à y maintenir de longues plages de liberté. Elle prépare ses rendez-vous en lui fournissant tous les éléments utiles dans une synthèse qu’elle lui remet avant celui-ci.

2.2.2. Elle filtre les appels téléphoniques à destination du directeur général.

2.2.3. Elle reçoit au nom du directeur général les visiteurs n’ayant pas de rendez-vous et veille à éconduire aimablement tous ceux qu’il n’y a pas lieu de recevoir en urgence.

2.3. Gestion du courrier de la direction générale

Elle est responsable de tout le courrier – entrant et sortant, physique ou virtuel – de la direction générale. Pour ce faire :

2.3.1. Elle reçoit et traite initialement, dans le cadre de la procédure ad hoc, l’ensemble du courrier destiné au directeur général.

2.3.2. Elle prépare autant que faire se peut les projets de réponse et présente le courrier deux fois par jour au directeur général.

2.3.3. Elle rédige le courrier sortant qu’elle présente pour approbation au directeur général.

2.3.4. Elle organise avec le secrétariat le classement du courrier de la direction générale.

2.4. Gestion des déplacements de la direction générale

Elle est responsable du bon déroulement des déplacements de la direction générale, qu’ils soient de longue ou de courte durée. Pour ce faire :

2.4.1. Elle disponibilise le véhicule et le chauffeur nécessaire.

2.4.2. Elle prend les réservations nécessaires (avion, hôtel, voiture de location, …).

2.4.3. Elle disponibilise les fonds nécessaires, en FCFA et/ou en monnaies étrangères.

2.4.4. Elle prépare les dossiers synthétiques dont le directeur général aura besoin au cours de son déplacement.

2.4.5. Elle veille à garder un contact permanent avec le directeur général pendant tout le temps de son déplacement et lui fait un compte rendu quotidien de la vie de la société.

2.5. Gestion du personnel des services communs du siège

Elle est responsable du bon fonctionnement des services communs du siège. Pour ce faire :

2.5.1. Elle dirige ce personnel, organise son travail et veille à sa bonne exécution.

2.5.2. Elle organise, en liaison avec le directeur administratif et financier, le recrutement de ce personnel.

2.5.3. Elle gère, en liaison avec le directeur administratif et financier, l’ensemble de ce personnel dans le respect des différentes procédures ad hoc.

  1. Missions complémentaires

3.1. Elle participe à la recherche documentaire nécessaire à la direction générale.

3.2. Elle participe, en liaison avec les directions concernées, aux différents évènementiels organisés par la société.

3.3. Elle organise les différentes réceptions festives internes à la société.

3.4. À la demande du directeur général, et en liaison avec le directeur administratif et financier, elle participe à l’élaboration des modifications éventuelles du manuel de procédures.

  1. Compétences requises :

(H/F) titulaire d’un diplôme en secrétariat Bac + 2 ans minimum, vous avez 5 ans d’expérience professionnelle avec des capacités commerciales et de communications avérées, vous êtes capable de communiquer couramment en Français et en Anglais, par écrit et oralement, vous êtes diplomate, dynamique, méthodique, organisé(e), discret(e) et motivé(e).

Vous avez le sens de l’organisation et de l’initiative, vous savez déceler les priorités.  Vous êtes force de propositions, autonome, doté(e) d’une forte réactivité et d’une capacité de travail éprouvée. Vous savez vous adapter dans une équipe avec un rythme de travail soutenu. Votre polyvalence avec un relationnel fortement appréciés et reconnu. Vous maitrisez internet et les logiciels Word, Excel ; PowerPoint et Outlook.
Etre partisan(ne) du développement durable, avoir des notions en sécurité et avoir travailler dans un environnement international seront considérés comme des atouts déterminants.

Si vous pensez être à la hauteur de ce challenge envoyez-nous votre dossier de candidature (lettre de motivation et CV, attestations de travail, diplômes, casier judiciaire, lettres de recommandation) qui sera étudié en toute confidentialité à l’adresse électronique suivante : [email protected],  au plus tard le 15 octobre 2020  à 23 Heures 00.

Seuls les dossiers complets et répondants aux critères seront pris en compte. Veuillez compiler les éléments du dossier en deux ou trois fichiers maximum avant l’envoi.

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