mercredi, juin 26, 2019
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(02) Secrétaires Comptables-15/02/2019

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La « GFA-Consulting Group », GFA en sigle, par l’intermédiaire de son Projet dénommé Programme Sécurité Alimentaire (ProSecAl,) situé à Kara, quartier Tomdè, recrute deux (02) Secrétaires Comptables très dynamique et s’exprimant bien en français.

I- CAHIER DES CHARGES DU SECRETAIRE COMPTABLE

Le/la secrétaire – comptable sera affecté à plein temps aux travaux liés au ProSecAl.

A. Domaine de responsabilité

Le titulaire apporte un soutien au programme afin de :

-Tenir la comptabilité;
-Assurer la gestion du secrétariat et les tâches de bureau d’ordre général ;
-Appuyer l’organisation des séminaires/ateliers et l’encadrement des experts en mission ;
-Gérer la logistique.

B. Attributions

Le titulaire est tenu de respecter les procédures de gestion des programmes telles que définies dans le manuel de procédures ;

Placé sous la responsabilité de la Chef de Mission du ProSecAl, le titulaire du poste est responsable d’accomplir les tâches
suivantes :

Comptabilité : 

-Tenir la comptabilité du ProSecAl au jour le jour;
-Faire les achats en suivant les procédures de passation de marché d’acquisition de biens et de services;
-Gérer la caisse ;
-Gérer les avances octroyées dans le cadre de prestations, missions, ateliers en suivant les règles en vigueur;
-Procéder au paiement des factures;
-Etablir, suivre, traiter et classer les autorisations pour achat, atelier, consultant etc;
-Faire un suivi analytique des dépenses exécutées pour chaque demande d’autorisation afin de savoir à tout moment les soldes
disponibles sur chacune d’entre elle;
-Préparer et transmettre à son supérieur un rapport financier à la fin de chaque mois.

Gestion du secrétariat :

-Rédiger les correspondances et tenir à jour les classeurs et cahiers de transmission courriers départ et arrivée ;
-Faire des saisies, photocopies/ reliures;
-Etablir et tenir à jour les fiches de stock par produit (investissements ; fournitures de bureau….);
-Actualiser la liste d’adresses/ téléphones/ fax/ mail des deux programmes et la transmettre à tous les membres à chaque actualisation;
-Elaborer un système d’archivage numérique et physique et tenir à jour le classement des documents selon ce système;
-Gérer le calendrier des congés et les fiches de temps du ProSecAl;
-Appui à l’organisation des séminaires / ateliers du ProSecAl:

-Contribuer à la préparation de séminaires/ ateliers (réservation de salle, organisation des pauses, organiser et rassembler les
supports d’information, préparation et mise à disposition des matériels, faire des courses, etc.);
-Veiller à l’établissement des pièces justificatives selon les normes Logistique, Visites et Missions :

-Effectuer la réservation et le suivi des réservations de chambres d’hôtel ;
-Organiser les transports et autres facilités;
-Etablir les ordres de mission suivant les instructions reçues;
-Préparer les décomptes pour les missions et les payer;
-Gérer les questions logistiques liées aux véhicules;
-Exécuter toute autre tâche qui lui sera demandée par son supérieur hiérarchique direct.

II- PROFIL

-Etre titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 ou BAC+3 en gestion, comptabilité, ou tout autre diplôme équivalent délivré par une
école reconnue de formation ;
-Etre de nationalité togolaise ;
-Justifier d’une expérience professionnelle pertinente trois (03) années à un poste similaire ;
-Avoir une expérience dans la gestion des subventions locales serait un atout ;
-Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
-Avoir une très bonne connaissance de la langue française (oral et écrit)
-Avoir une bonne maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint;
-Avoir travaillé dans une organisation internationale serait un atout ;
-Etre de bonne moralité et disponible à travailler sous pression.

III- PIECES A FOURNIR

-Une lettre de motivation adressée à la Chef de Mission du ProSecAl;
-Un curriculum vitae détaillé incluant des références de personnes à contacter;
-Une copie du dernier diplôme;
-Une copie de la Carte d’identité nationale.

Les dossiers doivent être envoyés par mail sur l’adresse prosecalgfa@gmail.com au plus tard le 15 Février 2018 à 17h.

Seuls les candidats pré sélectionnés seront contactés.

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